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Pressemitteilung

„Juristisch einwandfreie Ausschreibung“

Die IHK Würzburg-Schweinfurt setzt mit der KIS GmbH auf externes Expertenwissen und erreicht neben Know-how beachtliche Einsparungen
(PM) Wiesbaden, 25.06.2012 - Im Herbst 2011 stand Christian Maurer vor einer neuen Herausforderung. Der Bereichsleiter IT und Telekommunikation bei der IHK Wrzburg-Schweinfurt musste die Vertrge fr alle Kopier- und Drucksysteme des Hauses zum April 2012 erneuern. Da auch ffentlich-rechtliche Einrichtungen seit 2009 der VOL unterliegen, stand fr die Wrzburger erstmals eine europaweite Ausschreibung an. Damit hatten Projektleiter Maurer und sein Team jedoch bisher keine Erfahrung. „Um die Ausschreibung juristisch einwandfrei zu machen, mussten wir das entsprechende Know-how einkaufen.“ Zudem sollen ffentliche Ausschreibungen auch nachhaltige und kologische Aspekte bercksichtigen – viele Punkte, die Maurer gleichsam bedenken musste.

Welcher Experte passt?

Seine ausgiebige Marktrecherche nach einem geeigneten Beratungsunternehmen fhrte Maurer wieder zur KIS GmbH. „Der Umfang der Dienstleistungen berzeugte uns am meisten. Das bestehende Vertrauen aus einer Zusammenarbeit von 2007 unterstrich die Entscheidung zustzlich“, so Maurer. Worauf achtet aber, wer noch keine Erfahrungen mit einem Kostenexperten hat? Maurer empfiehlt, neben dem fachlichen Know-how auf Transparenz zu achten: „Ein Anbieter sollte bereits bei Angebotsabgabe im Projekttiming eine hohe Prozesstransparenz zeigen und mich als Kunden frhzeitig in alle Schritte einbinden.“ Wenn er wie KIS auf Erfolgshonorar arbeitet, gibt es kein Risiko fr den Auftraggeber.

Przise formulierte Anforderungen

Zum Projektstart informierte KIS Kosten-Experte Roland Mayer das Projektteam der IHK ber die aktuelle Marktsituation. Anschlieend definierte er gemeinsam mit dem Team die Anforderungen an die neuen Systeme: Die IHK Wrzburg strebte die Umstellung aller Multifunktionssysteme auf Farbsysteme und eine Reduktion der Wartezeiten am Drucker an. Eine besondere Herausforderung stellten die Anforderungen an die Softwarelsung dar: Letztere sollte einen hohen Automatisierungsgrad fr Wartung und Kostenstellenmanagement ermglichen. Auch treiberloses Drucken von mobilen Endgerten stand auf der Wunschliste des Weiterbildungsanbieters. Hier wurde Mayer von seinem Kunden berrascht: „Es ist eher selten, dass Kunden ihren Software-Bedarf so exakt benennen knnen, wie das die IT der IHK Wrzburg tat“, berichtet der Office-Experte. „Das fhrte zu einer vergleichsweise hohen Gewichtung der Software-Mindestanforderungen im Gesamtprojekt.“

Auch energetische Aspekte sowie Gerusch- und Partikelemissionen wurden bercksichtigt. „Die Geruschbelastung wird meist auf den Druckbetrieb bezogen. Die lngste Zeit aber befinden sich die Gerte im Ruhemodus. Hier legen wir hhere Mastbe an als marktblich“, erklrt Mayer. Und je weniger Energie im Ruhemodus verbraucht werde, desto gnstiger wirke sich das auch auf die Gesamtkosten aus.

Betreuung aus einer Hand

„KIS przisierte dank Analyse unseren Bedarf und fhrte uns anschlieend perfekt durch alle Phasen der Ausschreibung“, lobt Projektleiter Maurer. „Die Experten bereiteten alles sehr zuverlssig vor – bis hin zu den Texten.“ Ebenfalls positiv sieht der IHK-Mann den Zuschlag an einen Anbieter in der Region – trotz EU-weiter Ausschreibung. „Das Angebot war zwar nicht das gnstigste, aber das wirtschaftlichste mit der besten kologischen Bilanz“, so Maurer.

Die Wiesbadener Experten sparten der Wrzburger IHK dennoch beachtliche Kosten ein. „Wir sind mit dem Gesamtergebnis sehr zufrieden und haben eine Menge Wissen dazu gewonnen“, beurteilt Maurer die Arbeit des Teams um Roland Mayer. „Wir werden mit KIS in Zukunft sicher weitere Projekte umsetzen.“ Aus der Erfahrung mit rund 2.800 Kostenoptimierungsprojekten bei KIS wei Mayer, dass auch dann wieder Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich mglich sein werden.

Die fnf KIS-Beratungsphasen fr ffentliche Ausschreibungen

1. Analysieren und Optimieren des Bedarfs
2. Vorbereitung und Durchfhrung der Ausschreibung gem VOL
3. Detaillierte Prfung und Auswertung der Angebote auf Basis der definierten Zuschlagskriterien und der Wertungsmatrix
4. Entscheidung und Umsetzung
5. Betreuung whrend der Vertragslaufzeit

Weitere Informationen zu ffentlichen Ausschreibungen nach VOL finden sich unter www.kis-experten.de .
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