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Pressemitteilung

Deutschland nur im Mittelfeld beim externen Dokumentenmanagement

(PM) , 15.07.2008 - Hofheim am Taunus, 15. Juli 2008 – Eine europische Studie der Ronin Corporation im Auftrag von Iron Mountain bringt es ans Licht: Beim Thema externes Dokumentenmanagement gibt es derzeit noch groe Unterschiede – sowohl zwischen den untersuchten Lndern Deutschland, Frankreich und Grobritannien als auch zwischen verschiedenen Branchen. Whrend die externe Archivierung bei britischen Unternehmen mit 42% am weitesten verbreitet ist, weisen deutsche Firmen ein weitaus konservativeres Vorgehen auf (11%). Frankreich liegt mit 29% in etwa dazwischen.

Auch bei den untersuchten Branchen werden lnderbergreifend Unterschiede deutlich: Consulting-Firmen bewahren ihre Unterlagen am hufigsten intern auf (78%), wohingegen die Versicherungsbranche (27%) und Anwlte eher Dritte mit der Archivierung beauftragen (34%).

Deutsche Unternehmen geben aktive Dokumente selten auer Haus

Fr die Archivierung aktiver Dokumente setzen 83% der Unternehmen insgesamt auf eine interne Aufbewahrung. Aktive Dokumente sind Teil eines andauernden Unternehmensprozesses und deshalb noch nicht endgltig archivierbar. Dabei gibt es kaum Unterschiede zwischen den Branchen, allerdings sind wesentliche lnderspezifische Unterschiede zu erkennen: In Deutschland ist der durchschnittliche Prozentsatz der im Unternehmen aufbewahrten aktiven Dokumente mit 90% weitaus hher als in Grobritannien (80%) und Frankreich (75%).

Als Grund fr die interne Aufbewahrung von aktiven Unterlagen fhren rund 80% der Unternehmen lnderbergreifend Bedenken hinsichtlich der Sicherheit und des Datenschutzes an. Vor allem die Sorge, die Kontrolle ber die eigenen Dokumente zu verlieren sowie nur eingeschrnkte Zugriffsmglichkeiten zu haben, halten Firmen von einer Auslagerung ab. In Deutschland ist die bessere Kontrolle ber die Unterlagen das meistgenannte Argument (90%), in Grobritannien und Frankreich sind es der einfachere und schnellere Zugriff (92%). Auch die Kosten sind ein wesentlicher Faktor bei der Entscheidung fr eine Archivierung im eigenen Haus – allerdings mit einem Unterschied: Whrend fast die Hlfte der Befragten in Deutschland und Frankreich das Kostenargument anfhrt, sind es in Grobritannien nur 38%.

Betrachtet man den Aktivittsgrad der Dokumente in einzelnen Branchen, so verzeichnen der Finanz- und Versicherungssektor die meisten dem Archiv hinzugefgten und abgerufenen Dokumente: Bei 54% der Unternehmen dieser Branchen bewegen sich monatlich mehr als 50.000 Dokumente.

Budgets fr das Archivmanagement

In Deutschland stellt der grte Anteil der Unternehmen die hchsten Budgets fr das Archivmanagement im Drei-Lnder-Vergleich bereit: 34% der deutschen Unternehmen geben dafr jhrlich mehr als 100.000 Euro aus, in Grobritannien sind es 29%. In Frankreich setzt der grte Anteil der Unternehmen (40%) hingegen auf kleinere Budgets von unter 20.000 Euro.

Sicherheit, Konformitt und uneingeschrnkter Zugriff haben Prioritt

Entscheiden sich Unternehmen dagegen fr eine externe Archivierung ihrer Unterlagen, haben sie klare Anforderungen an den beauftragten Dienstleister: Neben einem hohen Niveau an Datenschutz, Sicherheit und Zuverlssigkeit sind Reaktionen auf spezielle Kundenanforderungen sowie ein schneller Zugriff auf die Dokumente entscheidend.

„Wie die Untersuchung zeigt, sind Sicherheit, Konformitt und Reaktionsschnelligkeit fr die Befragten ebenfalls so bedeutend wie ein gutes Preis-/Leistungsverhltnis“, kommentiert Peter Schpf, Country Sales Director Germany bei Iron Mountain, die Ergebnisse. „Die Forderung nach kundenspezifischen Lsungen und einer flexiblen Herangehensweise unterstreicht, wie wichtig es fr einen Anbieter ist, mageschneiderte Lsungen anstelle von Universalkonzepten bereitzustellen. Iron Mountain beweist seit mehr als 50 Jahren, dass ausgelagerte Dokumente bei uns in guten Hnden sind. Zudem treffen wir mit unseren flexiblen Dienstleistungen rund um die Aufbewahrung, Sicherung und Verwaltung von physischen Firmenunterlagen sowie von digitalen Geschftsdaten und Datentrgern genau die Anforderungen des Marktes.“

Die Ronin Corporation fhrte im Mai 2007 eine Telefonbefragung unter 300 Vertretern durch, die sich gleichmig auf die Branchen Finanzdienstleistungen, Consulting/Wirtschaftsprfung, Anwaltskanzleien und Versicherungen verteilen. Zu den untersuchten Mrkten gehren Deutschland, Frankreich und Grobritannien. Die ausfhrliche Studie ist in digitaler Form kostenlos erhltlich bei Markus Koch, mkoch@ironmountain.de, Tel.: +49 6192 307-201.

ber Iron Mountain

Iron Mountain Europe ist ein Unternehmen von Iron Mountain Incorporated (NYSE:IRM), Spezialist fr die Sicherung und Archivierung von unternehmenswichtigen Informationen. In Europa ist Iron Mountain Europe auf 56 Mrkten in 18 Lndern vertreten.

Iron Mountain bietet Lsungen und Services rund um die Aufbewahrung, Sicherung und Verwaltung von physischen Firmenunterlagen (Records Management) sowie von digitalen Geschftsdaten und Datentrgern (Data Protection). Gemeinsam mit seinen Kunden bewltigt Iron Mountain die komplexen Herausforderungen des Informationszeitalters wie steigende Storage-Kosten, verschrfte rechtliche Anforderungen sowie neue Risiken in den Bereichen Disaster Recovery und Business Continuity. Iron Mountain wurde 1951 gegrndet und bedient inzwischen 100.000 Unternehmenskunden in Nordamerika, Europa, Lateinamerika sowie in Asia-Pacific. Weltweit beschftigt Iron Mountain ber 20.000 Mitarbeiter und erzielte im Jahr 2007 einen Umsatz von 2,7 Milliarden US-Dollar.

Pressekontakt:

SCHWARTZ Public Relations

Stefanie Machauf / Marita Schultz

Sendlinger Str. 42 A

D-80331 Mnchen

Tel. : +49 89 211 871 -31 / -36

E-Mail : sm@schwartzpr.de / ms@schwartzpr.de

Web : www.schwartzpr.de

Iron Mountain Deutschland

Markus Koch

Marketing Coordinator Germany

Reifenberger Strae 1

D-65719 Hofheim

Tel.: +49 6192-307-0

E-Mail: mkoch@ironmountain.de

Web: www.ironmountain.de

Iron Mountain Europe

Claire Galboix-Alcaix

Marketing Communications Manager

E-Mail: cga@ironmountain.co.uk

Tel.: +44 207 939 1569

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PR / Marketing Communications Executive

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