(PM) Offenbach am Main, 16.11.2011 - Jeder weiß, dass gelegentlich eine Rechnung nicht bezahlt und eine Erinnerung an den Kunden notwendig wird. Allerdings kommt es auch vor, dass eine einzelne Erinnerung nicht genügt ; das kann verschiedene Gründe haben und muss nicht ausschließlich an schlechter Zahlungsmoral oder Zahlungsunfähigkeit liegen.

Eine integrierte Unternehmenssoftware, auch ERP-System genannt, muss den Anwender im Mahnwesen unterstützen. Microsoft Dynamics AX bietet neben einem Warenwirtscahftssystem auch eine vollständig integriertes Finanzmanagement mit Hauptbuch- und Nebenbuch, Anlagenbuchhaltung und Bank.

Im Mahnwesen lassen sich in der Debitorenbuchhaltung von Microsoft Dynamics AX bequem Mahnsequenzen in beliebigem Umfang erstellen; d.h. 1- 10 oder noch mehr Mahnschritte können im System hinterlegt und bei Bedarf ausgewählt werden.

Mit jedem Mahnschritt ist eine Währung verbunden, das korrekte Sachkonto und die passende Artikelmehrwertsteuergruppe; Denn es kann ja sein, dass z. B. ein Kunde im Ausland mit einer Fremdwährung bedacht werden muss oder dass Artikel verschiedenen Mehrwertsteuergruppen zugehören. Außerdem kann das zeitliche Intervall zwischen den einzelnen Mahnschritten gewählt werden.

Die Aufmerksamkeit, die auf unbezahlte Rechnungen verwendet werden muss, kostet zusätzlich Zeit und Material. Damit dieser Aufwand eine Entsprechung findet, können Mahngebühren angegeben werden. Aber nicht jeder Rechnungsbetrag ist diese Mühe wert. Deshalb kann auch ein Mindestbetrag benannt werden, der für die Auslösung des Mahnprozesses notwendig ist. Soll der Debitor gesperrt werden? Auch diese Möglichkeit bietet das System Microsoft Dynamics AX. Ähnliche Einstellungen lassen sich auch für die Zinsberechnung anstellen.

Für jeden der eingerichteten Mahnschritte kann ein spezifischer Mahntext überlegt werden und so eine sinnvolle Abfolge der Erinnerungen gestaltet werden. Sind Mahntexte, Konten, Währung usw bedacht, dann werden die Mahnschreiben erstellt, säumige Kunden erfasst und in den Mahnlauf miteinbezogen werden. Diese Mahn-Kunden können auch „blockiert“ werden, um das Unternehmen vor evtl. Verlusten zu schützen.

Natürlich bietet auch ein gut eingerichtetes Mahnwesen keine Garantie auf Bezahlung der Rechnung, aber es unterstützt den Sachbearbeiter, der für die offenen Forderungen zuständig ist, doch erheblich.

Für Fragen zum Mahnwesen in Microsoft Dynamics AX Fragen oder zur Finanzbuchhaltung in AX steht die K2 Consult gerne zu Verfügung.