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Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung birgt enormes Einsparpotenzial

(PM) London, 29.05.2012 - Europaweit knnten insgesamt mindestens 40 Milliarden Euro jhrlich* eingespart werden, wenn in der Verwaltung und in anderen ffentlichen Einrichtungen die Umstellung auf elektronischen Geschftsverkehr und elektronische Rechnungsstellung strker gefrdert wrde. Allein in Deutschland belaufen sich die mglichen Einsparungen auf 6,5 Milliarden Euro**. Dies belegt eine aktuelle von Ricoh gesponserte Studie von Billentis. In der Studie wurde der ffentliche Sektor als einer der wichtigsten Sektoren in Bezug auf das Rechnungsvolumen identifiziert. Schtzungen zufolge unterhalten 45 bis 65 Prozent aller Unternehmen Geschftsbeziehungen mit ffentlichen Einrichtungen, liefern Waren oder erbringen Dienstleistungen.

Der Anteil der Rechnungen von Unternehmen und ffentlichen Einrichtungen, die im laufenden Jahr elektronisch bermittelt werden, sei zwar voraussichtlich etwa 30 Prozent hher als 2011, so die Studie. Dennoch bliebe der Anteil mit etwa 18 Prozent aller Rechnungen in Europa nach wie vor gering – und dies trotz des Ziels der Europischen Kommission, bis 2020 berwiegend E-Invoicing fr die Rechnungsstellung zu nutzen. Verschiedene Manahmen und Initiativen der „Digitalen Agenda fr Europa“ sollen fr eine Beseitigung der Hindernisse bei der flchendeckenden Einfhrung der elektronischen Rechnungsstellung sorgen. Die Digitale Agenda zielt unter anderem darauf ab, durch eine verbesserte Nutzung von innovativen Technologien das Wirtschaftswachstum in der Europischen Union zu steigern.

„Da die europische Wirtschaft nach wie vor auf Erholungskurs ist und die Regierungen kontinuierlich nach neuen Einsparmglichkeiten suchen, ist die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung eine offensichtliche Alternative“, betont Martin Hurley, Vice President und General Manager, Outsourcing Services von Ricoh Europe. „Wir wissen jedoch, dass es eines der grten Hindernisse ist, die Umstellung von einem vorwiegend papiergesttzten auf ein elektronisches System zu managen. Fr den ffentlichen Sektor, der mit Tausenden von Lieferanten und Brgern zu tun hat, ist es entscheidend, dass nderungen gut geplant, kommuniziert und gesteuert werden. Behrden sollten daher mit einem Partner zusammenarbeiten, der sie bei der Umstellung von einer papiergesttzten zu einer digitalen Umgebung untersttzen kann und Hilfestellung bietet, wenn es darum geht, die Ziele der Digitalen Agenda zu verwirklichen und von einer intelligenteren Arbeitsweise zu profitieren.“

Der intelligente Rechnungsstellungsservice von Ricoh (i-Invoicing) wurde dafr konzipiert, ffentliche Einrichtungen und Unternehmen dabei zu untersttzen, die Vorteile der „Digital Economy“ zu nutzen. Er ermglicht den Unternehmen ein einfaches Management papiergesttzter und digitaler Rechnungen ber eine Plattform, wodurch die in der Studie von Billentis aufgefhrten Kosteneinsparungen realisiert werden knnen. Der gesamte Service – das Management von Rechnungen in elektronischer Form, papiergesttzter Form oder einer Kombination aus beidem – wird durch die Document Process Outsourcing Division von Ricoh angeboten.

Die mglichen Einsparungen durch eine Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung knnen auf www.ricoh-europe.com/i-invoicing berechnet werden.

Weitere wichtige Ergebnisse der Studie:

• Weltweit werden nur fnf Prozent aller Rechnungen elektronisch versendet.
• Je grer die Organisation ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass das tatschliche Rechnungsvolumen bekannt ist.
• Bei 10 bis 15 Prozent der Rechnungen muss eine Zahlungserinnerung versendet werden, wodurch sich der gesamte Zeit- und Kostenaufwand des Rechnungsstellungsprozesses erhht.
• 10 Prozent der manuell eingegebenen Daten enthalten einen Fehler.
• Eine Rechnung wird durchschnittlich sechs Mal kopiert.

* E-invoicing as an opportunity in a challenging market environment, Billentis March 2012.
** E-invoicing as an opportunity in a challenging market environment, Billentis March 2012, Section 3.4.3.
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