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HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
Pressemitteilung

HS Auftragsbearbeitung: Mit elektronischen Rechnungen im ZUGFeRD-Format Geld und Zeit sparen

Die Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung ermöglicht KMU, ihre Rechnungsstellung zu digitalisieren. Das System bietet hierzu ZUGFeRD-Funktionen.
(PM) Hamburg, 27.11.2015 - ZUGFeRD ist auf dem Vormarsch: Immer mehr kleine und mittelstndische Unternehmen mchten ihre Rechnungsstellung mithilfe des einheitlichen Standardformats digitalisieren und dadurch ihre Prozesse optimieren und die Kosten senken. Der Hersteller HS - Hamburger Software hat sein Warenwirtschaftssystem HS Auftragsbearbeitung daher um ZUGFeRD-Funktionen erweitert.

Standardkonforme Erstellung von ZUGFeRD-Rechnungen

Die Software ermglicht den Benutzern, Ausgangrechnungen, Rechnungskorrekturen und Wertgutschriften im ZUGFeRD-Format (Comfort-Profil) zu erstellen. Dabei fasst sie die Rechnungsdaten, als strukturierte XML-Datei, gemeinsam mit dem Belegbild in einer PDF/A-3-Datei zusammen. Das verwendete XML-Format bietet den Vorteil, dass Finanzbuchhaltungsprogramme die ZUGFeRD-Rechnungen auch ohne OCR-Erkennung halbautomatisch vorkontieren knnen. Dies beschleunigt die innerbetrieblichen Ablufe und hilft, Fehler zu vermeiden. Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD liegt in der Kostenersparnis: Laut Bundeswirtschaftsministerium senken Unternehmen ihre Ausgaben durch die Digitalisierung allein beim Rechnungsausgang um rund 10 Euro je Rechnung.

Rechnungsversand per E-Mail

Zur Kostenersparnis trgt bei, dass die Druck- und Portokosten entfallen. Die mit der HS Auftragsbearbeitung erstellten Rechnungen lassen sich in Form einer angehngten PDF/A-3-Datei per E-Mail direkt versenden. Weitere Dateien, wie zum Beispiel Leistungsbeschreibungen und allgemeine Geschftsbedingungen, knnen ebenfalls in die Rechnungsdatei eingebettet werden. Der Empfnger erhlt somit eine E-Mail mit nur einem Anhang. Bei Bedarf kann er die einzelnen Dateien extrahieren und separat ablegen.

Digitale Archivierung nach GoBD

Bei der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen gilt der umsatzsteuerrechtliche Grundsatz, dass Belege stets im Originalformat zu archivieren sind. Versender und Empfnger sind deshalb verpflichtet, elektronische Rechnungen nach den vom Bundesfinanzministerium verffentlichten „Grundstzen zur ordnungsmigen Fhrung und Aufbewahrung von Bchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD, digital aufzubewahren. Hierbei muss die Unversehrtheit des Inhalts fr die gesamte Aufbewahrungsfrist gewhrleistet sein. Benutzer der HS Auftragsbearbeitung knnen diese Vorgaben mithilfe des HS Dokumentenmanagement umsetzen. Das System ermglicht eine GoBD-konforme Aufbewahrung, indem es smtliche ZUGFeRD-Belege und die ergnzenden Rechnungsbestandteile, die fr einen Vorsteuerabzug relevant sind, beim E-Mail-Versand automatisch und unvernderbar als PDF/A-3-Datei archiviert.
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Herr Johannes Tenge
Überseering 29
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HS - Hamburger Software (HS) ist einer der führenden deutschen Hersteller betriebswirtschaftlicher Software. Seit 1979 entwickelt und vertreibt HS systemgeprüfte, branchenunabhängige Software für Auftragsbearbeitung, ...
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