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Die Digitale Akte lebt von Prozessen

Die Diakonische Stiftung Wittekindshof in Bad Oeynhausen entscheidet sich für HR-Software von Persis.
(PM) Heidenheim, 09.06.2011 - Die Diakonische Stiftung Wittekindshof in Bad Oeynhausen hat sich bei der Gestaltung der HR-Prozesse fr das vollstndig Browser-basierte Produkt Persis vom Dsseldorfer Beratungshaus p-manent consulting GmbH entschieden. Dabei war der anfngliche Projektfokus ein ganz anderer, so die Projektleiterin Frau Hoffmann. Die digitale Personalakte soll die tglichen Arbeiten im Personalbereich deutlich reduzieren. So stellen das Suchen nach Daten und das Auffinden und Verteilen von Akten wesentliche Teile der Aufgaben dar. Aus den Daten werden in sehr vielen Fllen Listen und Berichte erstellt, die als Basis fr Entscheidungen dienen. So war der anfngliche Ansatz die Digitalisierung der Dokumente vorzunehmen und auf Basis dieser Inhalte eine gute Arbeitsgrundlage, auch fr Statistiken, zu erhalten.

Whrend der Anbieterauswahl wurden verschiedene Lsungen vorgestellt, die meist das eingescannte Dokument als zentrale Datenquelle betrachten. Nur die Lsung von Persis sah dies etwas anders. „Hier war das Dokument eher nebenschlich und diente als Beleg, der revisionssicher in einer Akte gefhrt werden muss“, so der Personalleiter Martin Fels. „Aber letztlich kommt es auf den Prozess und die damit verbundene Datenhaltung an.“ Vorhanden waren auch hier alle Elemente der prozessorientierten Ablage und der selektiven Einsichtnahme. Doch Persis setzt auf ein hochentwickeltes und sehr umfangreiches Datenmodell, welches auswertbare Daten mit entsprechender Qualittssicherung adressiert. So werden ber das vorhandene Abrechnungssystem KIDICAP alle Stamm- und Lohndaten nach Persis berfhrt. Auch werden die bestehenden Papierakten durch einen externen Dienstleister so aufbereitet, dass eine Volltextsuche in den Dokumenten ermglicht wird. Zu beachten gibt es aber bei dieser Art der Suche, dass beim Scannen Fehler passieren knnen. Auch werden Daten vielfach nicht zu Clustern validiert. So kann eine unterschiedliche Schreibweise, ggf. auch mit Schreibfehlern im Begriff, zu einer Unschrfe fhren. Mit Persis werden neben der Volltextsuche und einer Verschlagwortung die Basisdaten im Datenmodell gefhrt. So muss fr eine qualitativ hochwertige Datenbank eine Prfung und Einordnung von Begriffen der Akte durch die Personalabteilung erfolgen. Beispielsweise kann aus der Akte eine Kenntnis aus einem Zeugnis extrahiert werden, die heute nicht mehr vorhanden oder kaum ausgeprgt ist. Wird nur der (ungeprfte) Inhalt der gescannten Akte ausgewertet, entstehen zwangslufig Fehler. Besonders mit dem Persis Reporting Server wird der Kunde in die komfortable Lage versetzt, aus allen validierten Datenbankinformationen Listen und Kennzahlen zu erzeugen. Dies geschieht im „Ad-hoc“-Modus ohne besondere IT-Kenntnisse der Mitarbeiterinnen. Im Browser knnen per Maus die bentigten Informationen zusammengestellt und auf Wunsch z. B. in eine Tabellenkalkulation exportiert werden.

Besonders die Digitale Akte beinhaltet schtzenswerte Daten. Ein umfangreiches Berechtigungssystem sorgt fr Zugriff privilegierter Personen. ber Workflows werden Dokumente in der Zuordnung besttigt und freigegeben. Dabei wird die Ersterfassung der bestehenden Akten ber einen externen Dienstleister erfolgen, spter werden das die Mitarbeiter in der Personalabteilung vornehmen. Dieser Prozess der Ersterfassung wird parallel zu einer schon definierten Projektphase der Systemkonfiguration erfolgen, sodass am Ende der Umsetzung ein fertig mit Akten und Stammdaten geflltes System vorhanden ist. Bevor nun die Fhrungskrfte ber verschlsselte Zugangswege einen Zugang zu den zugeordneten Mitarbeiterdaten und Statistiken erhalten, steht eine ausfhrliche Testphase an. Der Kunde legt Wert auf ein vollstndig in den Ablufen geprftes und einfach zu nutzendes System. Die Nutzbarkeit ist laut der Projektleiterin, Frau Regina Hoffmann, eines der wesentlichen Argumente. Untersttzt bei der Einfhrung wird das Team durch die Spezialisten des Dsseldorfer Persis-Beratungshauses p-manent consulting GmbH.
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