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Automatischer Inhalts-Check von PDF-Dokumenten

DOC.pilot beschleunigt Rechnungsbearbeitung / frei konfigurierbare PDF-Inhaltsanalyse
(PM) Kaarst, 23.07.2014 - Die fidis GmbH aus Kaarst hat mit DOC.pilot ein IT-Tool entwickelt, das PDF-Dokumente automatisch erfasst, inhaltlich berprft und ausgewhlte Informationen fr die Weiterverarbeitung extrahiert. Mit DOC.pilot wird vor allem die Bearbeitung von groen Mengen elektronischer Rechnungen, die als PDF-Dokument vorliegen, deutlich beschleunigt. In weniger als drei Sekunden erkennt DOC.pilot, ob die Angaben zu Rechnungsnummer, Bankverbindung und Abtretungsvermerk richtig sind. Ist dies der Fall, lassen sich die Rechnungsinformationen automatisch in das Buchungssystem einlesen. Entscheidend ist, dass DOC.pilot beim Extrahieren der Inhalte das ursprngliche PDF-Dokument beibehlt. DOC.pilot ist frei konfigurierbar und kann flexibel jedem beliebigen Briefformular angepasst werden.

Seit elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen im Jahr 2011 gleichgestellt wurden ist die Zahl der als PDF-Dokument verschickten Rechnungen stark angestiegen. Die digitale Versendung elektronischer Rechnungen erleichtert zwar die Zustellung. „Der Empfnger muss die Dokumente aber alle einzeln aus seinem Posteingang ffnen, von Mitarbeitern prfen lassen und die buchungsrelevanten Daten hndisch bernehmen – das ist aufwndig und fehleranfllig und erhht dadurch das Risiko fr Unternehmen erheblich“, so Otto Johannsen, Geschftsfhrer der fidis GmbH. „DOC.pilot macht die Verbuchung von Rechnungen nicht nur schneller sondern auch sicherer – Fehler sind mit dem System so gut wie ausgeschlossen.“

DOC.pilot extrahiert in einem ersten Schritt die Inhalte des PDF-Dokumentes und erzeugt strukturierte CSV-Dateien mit allen im Dokument enthaltenen Daten. Zuvor ausgewhlte Elemente, wie Briefkopf, Rechnungsnummer oder Abtretungsvermerk, werden in einem zweiten Schritt inhaltlich auf Richtigkeit hin berprft. Die Grundlage fr diese Prfungen bilden regulre Ausdrcke. Entsprechende Textmuster knnen frei definiert werden und sind in der DOC.pilot-Datenbank hinterlegt. Erkennt das System einen Fehler bei den buchhalterischen Informationen, wird eine Fehlermeldung generiert und zusammen mit dem Dokument weitergegeben. Ist die Konvertierung abgeschlossen, werden die buchungsrelevanten Daten zusammen mit dem Ursprungsdokument auf einem FTP-Server abgelegt und knnen von dort zur automatischen Verarbeitung abgeholt werden. Innerhalb von fnf Minuten lassen sich auf diese Weise bis zu 100 Rechnungen verarbeiten.

„In Handel und Industrie fallen tglich tausende von Rechnungen an“, erklrt Otto Johannsen. „DOC.pilot erleichtert deren Bearbeitung nun erheblich und macht sie sicherer.“ DOC.pilot wurde ursprnglich fr Factoring-Unternehmen entwickelt, die jeden Tag groe Mengen an Rechnungen bearbeiten. Diese knnen das Tool in Verbindung mit dem Factoring-Instrument „FACT.pilot“ einsetzen. DOC.pilot lsst sich aber auch in jede andere vorhandene Buchungssystemlandschaft einfgen.
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