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VOI Workshop in Magdeburg am 3. November: E-Mails effizient zuordnen und sichern – Spezialisten zeigen, wie’s geht

Die E-Mail als Kommunikationsmittel ist aus heutigen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. So erhalten Studien zufolge über 80 Prozent der Unternehmen in Deutschland Kundenanfragen und Angebote per E-Mail zugeschickt.
(PM) Bonn, 23.09.2009 - Ebenso finden sich Bestellungen, Rechnungen und Vertrge im elektronischen Posteingang. Die Vielzahl geschftsrelevanter E-Mails und Dateianhnge wollen effizient bearbeitet, verwaltet und archiviert sein. Die elektronischen Speicher drohen sonst berzulaufen und ein zielgerichteter, rascher Zugriff auf gewnschten Schriftverkehr ist nicht mglich.

Wie Unternehmen ihre E-Mails in den Griff bekommen, zeigt der Workshop des VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. am 3. November 2009 im Hotel Ratswaage in Magdeburg. Zielgruppe sind IT-Leiter sowie Verantwortliche und Mitarbeiter rund um das elektronische Dokumenten- und E-Mail-Management in Organisationen, die sich ber die Mglichkeiten und Erfordernisse der effizienten E-Mail-Verwaltung informieren wollen oder eine entsprechende Systemeinfhrung planen.

Den meisten Verantwortlichen in den Unternehmen ist die zunehmende Relevanz der elektronischen Post bewusst. Doch die Verwaltung und Nutzung der wertvollen Informationen macht ihnen zu schaffen. Sie suchen nach Mglichkeiten des logischen Managements und vor allem der einfachen Suche nach E-Mails und deren Anhngen. Ebenso ist es notwendig, E-Mails in die Geschftsprozesse einzubinden. Viele Unternehmen sehen ferner mit Sorge, dass sie nationale handels-. und steuerrechtliche Regularien wie GdPDU, GoBS, GOB, HGB und AO (Abgabenordnung) sowie vor allem internationale Vorschriften wie Basel II oder Sarbanes Oxley erfllen mssen, ihren Geschftsverkehr per E-Mail aber nicht ausreichend dokumentieren und belegen knnen.

Dazu Thomas Zellmann, Leiter der VOI-Regionalgruppe Ost: „Es hat sich eine breite Schere aufgetan zwischen dem einerseits durchaus vorhandenen Bewusstsein ber die Notwendigkeit eines effizienten E-Mail-Managements, und der Tatsache, dass im Schnitt nur sieben Prozent aller Unternehmen eine entsprechende Lsung produktiv einsetzen. Hier setzen wir mit unseren Workshops an und zeigen auf, wie man Regeln, Strategien und Technologien fr das E-Mail-Management zu einem funktionierenden Ganzen zusammenfhrt.“

Der herstellerneutrale VOI-Workshop verdeutlicht an Hand neun kompakter Vortrge konkret, welche Aspekte bei der gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung wichtig sind, wie man sie am besten organisiert, in bestehende Prozesse und Systeme integriert und welche Archivformate zu bevorzugen sind.

Start des Workshops ist 10:00 Uhr, das Ende ist fr ca. 16:30 Uhr geplant. In Vortrgen erfahren die Teilnehmer – nach einer ersten Einfhrung in das Thema – wie das E-Mail-Management organisiert werden kann. Weiter geht es um die Archivierungspflicht, GDPdU und die rechtliche Bedeutung von Signaturen. Andere Vortrge zeigen auf, wie mittels Portalen der E-Mail-Eingang klassifiziert, Spams aussortiert und wie sich die elektronischen Dokumente in digitale Akten integrieren lassen. Unter dem Titel „Elektronischer Rechnungsaustausch per E-Mail“ wird eine praktische Anwendung vorgestellt.

Nach der Mittagspause gibt es einen Expertendialog zu Daten- und Archivformaten fr E-Mails. Den Abschluss des VOI-Workshops bilden die Beitrge zu E-Mails im Kontext eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) sowie der Anwenderbericht der Kanzlei Lohbeck & Partner, der das Dokumenten und E-Mail Management in einem Rechtsanwaltsbro als abschlieendes Highlight beleuchtet.

Daten und Anmeldung:

Die Veranstaltung findet am Dienstag, den 3. November 2009, im Hotel Ratswaage in Magdeburg statt.
Die Teilnahmegebhr betrgt 75,- €. Mit inbegriffen sind Handout, Mittagsimbiss und Kaffeepausen. Die vollstndige Agenda und das Anmeldeformular sind unter www.voi.de, Menpunkt „Veranstaltungen“, zu finden.
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Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn repräsentiert die überwiegende Mehrheit der Anbieter für ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme in Deutschland. Mit der ...
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