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Pressemitteilung

Personalplaner – Manager für den Erfolg

(PM) , 26.08.2008 - Millionen werden in Deutschland durch ineffiziente Personalplanung verschwendet. Dagegen kann eine transparente Organisation nicht nur Geld sparen, sondern auch Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden.

Produktivitt und Effizienz sind im globalen Markt zu den wichtigsten Faktoren fr den Erfolg und die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen geworden. Japanische Unternehmen, wie der Automobilhersteller Toyota haben europischen und amerikanischen Firmen eindrucksvoll bewiesen, dass Effizienz steigernde Konzepte wie Lean Production und Kaizen, wenn sie konsequent angewendet werden, zu beachtlichem Erfolg fhren knnen. Neben einer Straffung und Optimierung von internen Prozessen, dem Outsourcing und der Besinnung auf Kernkompetenzen gibt es eine Ressource, deren Bedeutung bis heute oft unterschtzt wird: die Ressource „Personal“.

Ressource Personal

Bisher, das geht aus einer internationalen Studie des proudfood consulting Unternehmens hervor, werden bis zu 39 Prozent der Arbeitszeit unproduktiv verbracht, und das obwohl Personal die teuerste Ressource fr die meisten Unternehmen darstellt. Die Ursache liegt vor allem in unzureichender Planung und einer mangelnden Kontrolle der Arbeitszeitplanung. Dieses Ergebnis steht in direktem Gegensatz zu der Realitt eines immer dynamischer und damit enger werdenden Marktes, der von Unternehmen in allen Bereichen Flexibilitt und Anpassungsfhigkeit fordert. Studien belegen auch, dass eine Arbeitswoche mit 60 Stunden und mehr nicht zwangslufig zu mehr Produktivitt und Effizienz fhrt, sondern oft nur zu einer hohen Anwesenheitsrate und einer niedrigen Frustrationsgrenze.

Immer mehr Unternehmen machen die Personalplanung zur Chefsache und analysieren Potentiale mit Hilfe von externen Beratern, die auch betriebsinterne blinde Flecken aufdecken. Um eine Personaleinsatzplanung zu erstellen, die die gesamten Prozesse eines Unternehmens erfasst, liegt es nahe, zunchst eine gezielte Bedarfsanalyse fr einen festgelegten Zeitraum zu erstellen. Diese macht eine genaue Prognose des tatschlichen Bedarfs mglich, wenn sie kontinuierlich mit dem tatschlichen Arbeitsanfall abgeglichen wird. Grundlegend ist, dass die verschiedenen Prozesse und branchenspezifischen Details ebenso wie eine kritische Beurteilung der Personalplanung, des Waren- oder Informationsflusses durchgefhrt werden. Personalbedarf, der saisonalen Schwankungen ausgesetzt ist, kann bei einer unflexiblen Planung der Personalressourcen zu hohen und vor allem unntigen Kosten fhren. Im tglichen Arbeitsablauf ist mit einer optimierten Lsung auch eine schnellere Reaktionszeit bei Krankheitsfllen oder witterungs- bzw. verkehrsbedingten Verzgerungen gegeben. Aber auch um den Anforderungen des dynamischen Marktes gerecht zu werden, muss das bergreifende Ziel sein, den Personalbedarf an die Personalverfgbarkeit anzupassen und flexibel zu variieren. Des Weiteren spielt die richtige Qualifikation des Mitarbeiters ebenso wie seine Verfgbarkeit im Bedarfsfall eine entscheidende Rolle. Flexibilitt sollte auch beim Arbeitszeitmanagement einen hohen Stellenwert haben. Den Unternehmen bietet sich hier die Mglichkeit, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und die Nutzung von Zeitkonten einzufhren.

28,5 Stunden-Woche

Eine gezielte Personaleinsatzplanung kann auch Massenentlassungen und den damit einhergehenden Imageverlust verhindern. Das wohl bekannteste deutsche Beispiel ist die schon 1993 eingefhrte 28,5 Stunden-Woche bei VW. Der Wolfsburger Konzern sah sich mit dem Problem konfrontiert, dass er gegenber anderen Herstellern einen deutlichen Modernisierungsrckstand hatte. Das Management des Konzerns drngte daher auf eine deutliche Kostenreduzierung. Um Massenentlassungen zu vermeiden - der Personalberhang betrug 30.000 Stellen - wagte man sich an eine bis dahin nie da gewesene Umverteilung der Personalressourcen. Mit der kollektiven Absenkung der Regelarbeitszeit ging eine Reduzierung des Einkommens einher, diese wurde aber durch die geschickte Umverteilung und teilweise Streichung des Urlaubs- und Weihnachtsgeldes abgemildert.

Schwankungen

In vielen Call-Centern, auf Werften und in produzierenden Industriezweigen schwankt der Bedarf an Personal je nach Auftragslage drastisch. Um jedoch eine hohe Qualitt und schnelle Abwicklung von Auftrgen zu garantieren, braucht es gut geschultes Fachpersonal. Solche Peeks mit Leiharbeitern auszugleichen ist die teuerste und ineffizienteste Methode. Man geht heute in vielen Firmen dazu ber, auf diese Entwicklungen mit flexiblen Zeitarbeitskonten zu reagieren. Die gewonnene Zeit knnen die Mitarbeiter flexibel als Freizeitausgleich nutzen oder auch dazu sich weiterzubilden, Gerade junge Bewerber schtzen flexible Arbeitszeiten, womit sich Arbeitgeber im Kampf um junge Talente einen entscheidenden Vorteil verschaffen knnen.

Trends

Der Trend geht schon seit lngerem weg vom klassischen „Normalarbeitstag“. Verantwortlich dafr sind laut der Bundesanstalt fr Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin drei gesellschaftliche Trends: Erstens die Wirtschaft wird immer internationaler und dynamischer, zweitens die Bevlkerungszahl in Deutschland und anderen Industrielndern sinkt und die Menschen werden immer lter, drittens die Werte der Gesellschaft sind im Wandel. Flexiblere Arbeitszeiten bieten also einerseits mehr Wettbewerbsfhigkeit und eine bessere Auslastung fr die Unternehmen, andererseits erhht sich fr die Mitarbeiter im besten Fall die Attraktivitt des Arbeitsplatzes, die Lebensqualitt und die Motivation.

Arbeitszeitmodelle

Derzeit werden diverse Arbeitszeitmodelle in der Praxis angewendet: Wahlarbeitszeit, Kurzarbeit, phasenweise Mehrarbeit, Funktionszeit, Teilzeit, Job-Sharing, Gleitzeit und einige mehr. Bei der Konzeption verschiedener Arbeitszeitmodelle gilt es, gesetzliche Tarif- und Arbeitszeitbestimmungen sowie Betriebsvereinbarungen genau zu beachten. Die explizite Bercksichtigung von Urlaubsansprchen und persnlichen Umstnden der Mitarbeiter betreffend Familie und Kindern frdert eine positive Arbeitsatmosphre und damit auch Loyalitt und Motivation. Gleitzeit mit festgesetzten Kernarbeitszeiten wird heute in vielen Berufszweigen wie etwa bei Ingenieuren, Kreativen und teilweise auch bei Sachbearbeitern praktiziert. Dabei kann der Arbeitsbeginn und –schluss individuell verschoben werden, ganz nach den Bedrfnissen der Arbeitnehmer. Die Funktionszeit geht noch einen Schritt weiter. Die Arbeitszeit wird darber definiert, dass zu bestimmten Zeiten bestimmte Abteilungen „funktionsbereit“ sein mssen, das bedeutet beispielsweise, dass alle Mitarbeiter einer Arbeitsgruppe anwesend sind. Den Zeitpunkt knnen die Mitarbeiter mitbestimmen.

Regelungen dieser Art werden auch fr den Einstieg von Azubis oder- weitaus fter – fr den Ausstieg lterer Mitarbeiter angewandt. So gibt es in einigen Firmen gestaffelte Ausstiegmodelle, bei denen sich die Arbeitszeit am Ende des Arbeitslebens sukzessive verkrzt, dadurch wird ein Know-how-Transfer gewhrleistet und der Ausstieg erfolgt gleitend. Eine Variante der Altersteilzeit sieht vor, dass ltere Arbeitnehmer nach Vollendung ihres 55. Lebensjahres ihre Arbeitszeit um 50 Prozent verringern. Die restliche Arbeitszeit kann je nach Vereinbarung flexibel eingeteilt werden. Fr diese Lsung ist die Einrichtung eines Arbeitszeitkontos notwendig. Daneben gelten weiterhin die blichen gesetzlichen Regelungen fr Altersteilzeit.

Arbeitszeitkonten

Arbeitszeitkonten zeigen die Arbeitszeitsalden jedes einzelnen Mitarbeiters auf. Bezogen auf ein Jahr kann man so ermitteln, welcher Mitarbeiter wie viele berstunden angesammelt hat. In auftragsschwachen Zeiten knnen diese fr Freizeitausgleich oder fr Trainings, Sabbaticals u. . genutzt werden. Neben diesen Kurzzeitkonten gibt es Langzeitkonten. ltere Arbeitnehmer, die ber Jahre Mehrarbeit geleistet haben, knnen die zustzlich geleisteten Arbeitsstunden dazu nutzen, frher in den Ruhestand zu gehen. Generell bedarf es zur Abstimmung der Arbeitszeitmodelle einer engen Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Betriebsrten, denn nur wenn diese Modelle gut angenommen und allgemein akzeptiert werden, stellen sich die gewnschten Erfolge ein.

IT-Lsungen

Die aufeinander abgestimmte Organisation von Arbeitszeitmanagement und Planung von Personalressourcen wird heute teilweise durch IT-gesttzte Systeme bewltigt. Viele Unternehmen erfassen und planen jedoch ihren Zeitbedarf noch manuell oder haben eigene Lsungen entwickelt, die meist auf Excel-Tabellen basieren. Man kann heute feststellen, dass einige Bereiche bereits strker, als andere die gezielte Optimierung des Personaleinsatzes verfolgen. Dazu gehren die schon erwhnten Call-Center-Unternehmen, aber auch viele Firmen aus den Bereichen Handel, Produktion oder Logistik. Die Transparenz der Prozesse und Arbeitsleistungen, die durch eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung mglich wird, gibt Unternehmen die Chance ineffiziente Prozesse oder mangelnde Qualifikationen von Mitarbeitern aufzudecken und beispielsweise durch Fortbildungsmanahmen entgegenzuwirken. Transparenter, bedarfsorientierter Personaleinsatz kann so ein entscheidendes Instrument nicht nur zu mehr wirtschaftlichem Erfolg, sondern auch zu langfristiger Mitarbeiterbindung sein.

Kontakt Presse
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Benmark ist ein internationales Beratungshaus fr Management- und IT-Consulting mit Niederlassungen in sterreich, Deutschland und der Schweiz. Zum Kerngeschft der Benmark gehren Systemintegrationen von konzernweiten Applikationen fr die Personaleinsatzplanung und Content Management Systemen, Testing und Training ebenso wie die Erstellung von Systemarchitekturen und Mobile Content Lsungen. Benmark bert und untersttzt u. a. Kunden aus den Branchen Finance, Insurance, Telekommunikation, Chemical und Pharma bei der Initiierung, Planung und Durchfhrung von Organisations- bis zu hoch komplexen Strategie- und IT-Projekten.
Mit der Benmark University wurde im letzten Jahr eine Plattform geschaffen, die es sich als Ziel gesetzt hat, Wissen, Methoden und Ideen zur professionellen Bewltigung des Berufsalltags zu vermitteln und ihre Besucher zu Knnern auszubilden.
Weitere Informationen unter www.benmark.net
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