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Pressemitteilung

Mit HyperDoc archivieren – zertifizierte Revisionssicherheit inklusive

(PM) , 14.10.2008 - (Bad Vilbel) Das Dokumenten-Management-System HyperDoc der IQDoQ GmbH ist in der Anwendung mit einer integrierten Finanzbuchhaltung bei der KOLDI GmbH durch den TV Informationstechnik (TViT) zertifiziert worden. Demnach hat das KOLDI-System smtliche Kriterien nach den PK-DML (Prfkriterien fr Dokumenten-Management-Lsungen) erfllt. Den Weg hierzu ebnete IQDoQ, indem sein System HyperDoc bereits vor einigen Jahren die Konformitt nach den PK-DML vom Essener TViT bescheinigt bekam. Das bedeutet: Das System selbst bringt alle Voraussetzungen fr eine Zertifizierung zur Revisionssicherheit mit. Jeder HyperDoc-Betreiber, wie jetzt die Steuerberatungsgesellschaft Kolle GmbH, kann mit berschaubarem Aufwand eine solche Zertifizierung durchfhren. IQDoQ bietet damit allen Kunden die notwendige Sicherheit bei der elektronischen Archivierung, die gem GoBS (Grundstze ordnungsmiger DV-gesttzter Buchfhrungssysteme) und GDPdU (Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen) gefordert wird.

Um ihren Kunden – vorrangig kleinere und mittlere Mandanten – eine anspruchsvolle und IT-gesttzte Vorgangsbearbeitung auf Basis elektronischer Archivierung anzubieten, hat sich die Siegener Kolle-Gruppe fr eine internetbasierte Integration von Finanzbuchhaltung und Archivierung entschieden. Unter dem Dach der Gruppe sind diverse Steuerberater- und Wirtschaftsprfungsgesellschaften vereinigt.
Zur Realisierung des Vorhabens kam die von Kolle konzipierte Branchenlsung KOLDI zum Einsatz, die aus dem Dokumenten-Management-System HyperDoc von IQDoQ und der FIBU-Lsung DIAMANT besteht. Fr die Archivierung mit HyperDoc wird das Modul HyperDoc GLOBAL genutzt, welches das Scannen via Internet untersttzt. HyperDoc bietet alle Standardfunktionalitten zur Bearbeitung und Archivierung groer Mengen von Dokumenten. Das System ist modular aufgebaut und offen fr den Einsatz in komplexen, heterogenen Systemumgebungen.

KOLDI wurde nun anhand der Prfkriterien fr Dokumenten-Management-Lsungen durch den TV Informationstechnik zertifiziert. Bei der Zertifikatsverleihung wurden der sehr hohe Sicherheitsstandard der Lsung und die Erfllung der gesetzlichen Vorgaben hervorgehoben. Bemerkenswert ist die Tatsache, dass die Archivierung der Dokumente im Filesystem anstatt auf externen Medien erfolgt, ohne dass Sicherheitsprobleme auftreten.

Sicher ist sicher

Viele Gesetze, Rechtsverordnungen oder internationale Rechtsnormen (Stichwort: Compliance) verpflichten heute Unternehmen und Behrden dazu, Dokumente und digitale Informationen revisionssicher aufzubewahren. Gerade beim Wandel von analogen Dokumenten in die digitale Welt mssen besondere Vorgaben beachtet werden. Die eingesetzte DMS-Lsung muss einer Nachkontrolle durch Juristen, Techniker oder Steuerprfer gerecht werden. Hierfr hat der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. die „Prfkriterien fr Dokumenten Management Lsungen (PK-DML)“ erarbeitet. Unternehmen, die nach den Kriterien des erfolgreichen Standardwerks ein Dokumenten-Management-System einsetzen, bilden damit die Grundlage zur Erfllung aller Anforderungen aus Gesetzen, Verordnungen oder internationalen Rechtsnormen. Diese Prfkriterien erstrecken sich auf das gesamte Umfeld, nicht nur auf das System selbst.

Dazu Ulrich Bezold, Systemingenieur bei IQDoQ: „Die Kolle GmbH startete vor einiger Zeit eine Initiative ‚Aus dem Scanner in den Reiwolf‘. Damit sollte ihren Mandanten die Archivierung ihrer Belege vereinfacht werden. Um auch einen verbrieften Nachweis fr die Revisionssicherheit des KOLDI-Systems vorweisen zu knnen, entschied man sich fr eine Prfung durch den TViT. Diese Zertifizierung nach PK-DML garantiert, dass kein elektronisches Dokument verloren geht oder nach der Archivierung verndert werden kann – dem Gang zum Reiwolf steht demnach nichts mehr entgegen. Das gilt aber nur, wenn die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Ablufe genau eingehalten werden.“

Webbasierte Archivlsung mit integrierter Finanzbuchhaltung: KOLDI

Von der KOLDI-Lsung der zur Kolle-Gruppe gehrigen KOLDI GmbH profitieren alle Mandantentypen – vom kleinen Selbststndigen, der in der Regel selber wenig mit der Buchhaltung zu tun haben will, bis hin zu greren Unternehmen, die ihre Buchhaltung im eigenen Haus erledigen. Dazu werden grundstzlich zwei Kategorien unterschieden: buchfhrungsunkundige und buchfhrungskundige Mandanten. Erstere scannen zuhause lediglich ihre Belege selber ein. Der Mandant ruft dazu ber seinen Web-Browser HyperDoc auf und setzt den Scanprozess per Mausklick in Gang. Der digitalisierte Belegstapel wird ber das Internet in ein eigens eingerichtetes, rechtlich unabhngiges Rechenzentrum bertragen. Der Mandant kann buchhaltungsrelevante Daten wie das Datum, den Betrag oder die Lieferanten-Nr. (Kreditor) bzw. Kunden-Nr. (Debitor) eintragen oder aus einem Auswahlmen anklicken. Dabei stehen ihm die Stammdaten der Buchhaltung online zur Verfgung. Der Bearbeiter der Kanzlei greift anschlieend auf die gescannten Belege zu, prft und korrigiert sie und gibt sie anschlieend frei zur bergabe an die FIBU-Software DIAMANT. Buchhaltungskundige Mandanten knnen ihre Buchhaltung auch komplett selbst in der im KOLDI-System integrierten web-Fibu erstellen. Sie haben ebenfalls volle Archiv-Nutzung und auch ihnen steht der Beleg zur Verfgung. Die Zuordnung der Belege zu den Buchungsdaten geschieht hier ebenfalls per Barcode.

Leserkontaktadresse:

IQDoQ GmbH
Theodor-Heuss Strae 59
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Telefon: +49 6101 806-300
Telefax: + 49 6101 806- 590
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www.iqdoq.de

ber KOLDI GmbH & Co. KG:

Die KOLDI GmbH & Co. KG ist ein seit Jahren auf dem Markt aktives Unternehmen im Bereich der digitalen Archivierung und der digitalen Verbuchung von laufenden Geschftsvorfllen mit Niederlassungen in Siegen (NRW) und Hohenstein-Ernstthal (Sachsen) sowie weiteren Geschftsstellen in Hessen und Rheinland-Pfalz.
Das KOLDI-System wurde seit 2003 stetig weiter entwickelt. Als Ergebnis entstand in Zusammenarbeit mit einer renommierten Wirtschaftsprfer- und Steuerkanzlei sowie weiteren Partnern eine revisionssichere und internetbasierte Archivierung mit integriertem FiBu-System. Der Betrieb des zertifizierten Serverzentrums erfolgt unter der Aufsicht einer Treuhand- und Steuerberatergesellschaft.

ber IQDoQ:

IQDoQ ist als 100%iges Tochterunternehmen der MATERNA Unternehmensgruppe fr die Themenbereiche Enterprise-Content- Dokumenten- und Output-Management sowie elektronische Archivierung verantwortlich ttig. Als erfolgreicher Anbieter mit langjhrigem Know-how bietet IQDoQ ein umfassendes Produkt- und Lsungsportfolio im Bereich dokumentengesttzter Prozesse an. Das Spektrum der Leistungen umfasst die Bereitstellung von Nutzungslizenzen fr die HyperDoc- und die FormText-Produktfamilien. Spezielle Themenlsungen, Projektplanungs-, Realisierungs- und Integrationsdienstleistungen, entsprechende Trainings sowie der Vertrieb von System-Hard- und Software ergnzen das Portfolio.
Adressaten von IQDoQ sind mittelstndische und groe Unternehmen, Behrden, Value Added Reseller (VARs) und Application Service Provider (ASPs). Zu den mehr als 200 Anwendern der Produktfamilien HyperDoc und FormText gehren u. a. T-Systems, DAK, Deutscher Paket Dienst, trans-o-flex, Spar Handels GmbH, Eckes-Granini Deutschland, Le Meridien, Deutsche Post, Weingut Gerhardt sowie Faber Kabel.

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Barbara Schenk
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