(PM) Tampa/Wiesbaden – 19. August 2009 , 19.08.2009 - AnyDoc Software, Experte für automatisierte Klassifizierung und Verarbeitung von Dokumenten aller Art, freut sich über die Auszeichnung seines langjährigen Kunden Pepsi Bottling Group, Inc. (PBG). Der Softdrink-Riese wurde für seine Anwendung der Lösung AnyDoc®REMIT™ mit dem TAWPI Innovation Award 2009 in der Kategorie Zahlungsautomatisierung – „Payments Automation“ - ausgezeichnet. Die automatisierte Lösung für die Debitorenbuchhaltung wurde durch den AnyDoc-Partner KeyMark, Inc. implementiert und unterstützt die Bearbeitung von Geldanweisungen in Höhe von 15 Milliarden US-Dollar pro Jahr.

Die „Association for Work Process Improvement (TAWPI)“ würdigt mit ihrem Innovationspreis die Implementierung, da diese durch den Einsatz transaktionsorientierter elektronischer Dokumenten- und Datenverarbeitung neue Maßstäbe in Sachen Effizienz setzt. Die mit dem Award ausgezeichneten Lösungen zeigen sowohl auf Seiten der Technologie wie auch bei der Neudefinition von Geschäftsprozessen kreative Lösungswege auf.

PBG mit Sitz in Somers, New York, produziert, verkauft, verbreitet und betreut circa 55 Prozent der Pepsi-Cola Getränke und andere nationale Marken in den USA. Ungefähr 60.000 Lieferungen fallen täglich bei PBG an und generieren entsprechend viele Rechnungen. Aufgrund des großflächigen Vertriebsnetzes bearbeitet das Team der PBG Debitorenbuchhaltung pro Jahr 15 Millionen Rechnungen mit einem Gesamtvolumen von 15 Milliarden US-Dollar.

Als langjähriger Kunde von KeyMark und AnyDoc startete die PGB zunächst mit einer template-, d.h. formularbasierten Lösung. Im Laufe der Zeit, und angesichts der Weiterentwicklung der verfügbaren Technologien, erkannte das Unternehmen dann aber, dass es eine effizientere automatisierte Lösung für die Dokumenten- und Datenerfassung benötigte und davon profitieren würde. Im Jahr 2007 entschied sich PBG für den Einsatz von AnyDocREMIT. Dank der neuen Lösung werden nun Zahlungseingangsdaten erfasst, ohne dabei Formularvorlagen zu nutzen, was die Bearbeitungszeiten und den Gesamtdurchsatz deutlich verbessert, ohne die Kosten zu erhöhen.

AnyDocREMIT wurde entwickelt, um die manuellen Dateneingaben, die üblicherweise mit der Datenerfassung von eingehenden Schecks und Zahlungsanweisungen inklusive aller Einzelpositionen verbunden sind, überflüssig zu machen. Durch die in AnyDocREMIT enthaltene AnyApp™-Technologie entfällt die Erstellung einer statischen Formularvorlage für jeden Kunden, was PBG eine sehr einfache automatische Datenerfassung ihrer zehntausenden von Kundenzahlungen ermöglicht. Außerdem automatisiert die Lösung den Prozess der manuellen Zusammenführung der erfassten Zahlungsinformationen mit den passenden Rechnungsdaten im Oracle-Finanzsystem von PBG.

Täglich empfängt das Oracle-Finanzsystem von PBG cash feed, also Zahlungsanweisungen, die durch sogenannte lockbox payments - z.B. Postfachzahlungen einer Bank, generiert werden. Oracle, das eine Kombination aus sogenannten EDI remit data - also Zahlungsdaten aus dem elektronischen Datenaustausch - und kundenspezifischen internen Algorithmen nutzt, weist automatisch die Barzahlungen an und kann somit 29 Prozent der ausstehenden Forderungen erfüllen. Die verbleibenden Barzahlungen und ihre zugehörigen Beleg-Images werden anschließend in AnyDocREMIT eingelesen. Mit der AnyApp-Technologie erfasst die Lösung die notwendigen Daten unabhängig davon, wo sie sich im Dokument befinden, und ohne dabei Vorlagen zu verwenden. Die PBG spart Zeit und Geld, indem sie bei der Bearbeitung von eingehenden Zahlungen rascher agieren und das Geld schneller wieder einsetzen kann.

Derzeit bearbeitet PBG die Zahlungen von 15 Millionen Rechnungen pro Jahr, bei Kosten von sechs US-cents pro Überweisung. 75 Prozent der ausstehenden Forderungen werden nun automatisch bearbeitet, und es wurde möglich, Ressourcen sinnvoll umzuverteilen. Die verbleibenden 25 Prozent der Zahlungen werden manuell bearbeitet, primär deshalb, weil diese eine Interaktion mit dem Kunden verlangen. Unter dem Strich konnte die sechstägige Durchlaufzeit auf einen Tag reduziert werden.

Wenn PGB nur den Bereich Datenerfassung über die letzten 15 Jahre, von 1995 bis 2010, betrachtet, konnte das Unternehmen allein hier jedes Jahr 700.000 US-Dollar seiner Gesamtkosten im Bereich „Cash Application“ einsparen – und das bei einer einmaligen Investition von 400.000 US-Dollar. Betrachtet man das Ganze unter dem Aspekt einer „einmaligen Investition“ und „einmaligem Gewinn“, so hatte sich die Lösung bereits nach sieben Monaten amortisiert.