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Pressemitteilung

Elektronische Dokumente revisionssicher archivieren

(PM) Ostfildern, 22.04.2013 - Elektronische Dokumente sind fester Bestandteil von Geschftsprozessen und knnen hinsichtlich der Rechtssicherheit fr Unternehmen von groer Bedeutung sein. Wie vor allem die ber eine Verfahrensdokumentation fixierte revisionssichere Archivierung von elektronischen Rechnungen, die als Nachweis gegenber dem Fiskus dienen kann. Doch nur 17 % der Unternehmen, die ein DMS einsetzen, haben es zertifiziert und 1/3 der befragten Unternehmen integrieren keine Verfahrensdokumentation, wie eine aktuelle Studie des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) zeigt. Das Dokumentenmanagement-System agorum core wurde seitens einer Wirtschaftsprfungsgesellschaft geprft, die besttigte, dass agorum core Pro bei sachgerechter Anwendung eine den GoB und GDPdU entsprechende Rechnungslegung ermglicht.

Mchten Unternehmen elektronische Dokumente rechts- und revisionssicher archivieren, so gilt es gesetzliche Vorschriften einzuhalten. Hierfr ist agorum core Pro in der Version 7.0 ausgelegt: Mit dem Dokumentenmanagement-System lassen sich laut Wirtschaftsprfungsgesellschaft, bei sachgerechter Anwendung, fr die Steuerbehrde relevante Dokumente gesetzeskonform nach den Grundstzen der ordnungsgemen Buchfhrung (GoB) und den Grundstzen zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) revisionssicher archivieren. Dazu gehrt aber auch, dass die dokumentenbasierten Prozesse in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden.

Die vom Gesetzgeber geforderte Verfahrensdokumentation beschreibt alle Vorgnge der Rechnungsbearbeitung im Unternehmen, z.B. dass die Rechnungsbearbeitung protokolliert und als Kopie gespeichert werden muss. Dabei gilt: Die bearbeiteten, gespeicherten Dokumente mssen whrend der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, das heit lesbar sein. Die Finanzbehrde kann so im Falle einer Betriebsprfung jederzeit nachvollziehen, welche Bearbeitungsvorgnge vorgenommen wurden. Diese Anforderung erfllt agorum core durch eine automatisierte Versionierung der Dokumente. Mittels einer einsehbaren Historie kann jederzeit festgestellt werden, wann und von wem ein Dokument gendert wurde. Auerdem ermglicht agorum core, Archiv-Flags zu setzen, die verhindern, dass Original-Rechnungen in der Datenbank gendert, verschoben oder gelscht werden knnen.

Die im Dokumentenmanagement-System abgelegten Belege knnen jederzeit durch Verknpfungen in verschiedenen Akten, wie Rechnungs-, Lieferantenordner oder einem extra Bereich, fr den Steuerprfer sichtbar gemacht werden. Zudem ermglicht agorum core, die Daten auf einen externen Datentrger zu brennen, um sie bei Bedarf an das Finanzamt zu bermitteln.

Weitere Funktionen der Archivierung mit agorum core sind: individuelle Workflows zur Rechnungsprfung mit Prfpfad und die Mglichkeit, Dokumente im Archiv mit einem Lschdatum zu versehen, damit sie nach Ablauf des Datums automatisch gelscht werden knnen.

Weitere Informationen zur revisionssicheren Archivierung:
www.agorum.com/startseite/produkte/produktuebersicht-dms-ecm-agorum-core/pruefbericht.html

Weitere Informationen zum Unternehmen:
www.agorum.com/
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agorum Software GmbH
Herr Stefan Röcker
Zust�ndigkeitsbereich: Marketing
Vogelsangstraße 24
73760 Ostfilderb
+49-711-12154157
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�BER AGORUM SOFTWARE GMBH UND DAS PRODUKT AGORUM CORE

Die agorum® Software GmbH ist der Hersteller des Open Source Dokumentenmanagement-Systems agorum® core. Das Unternehmen existiert seit 1998 in Ostfildern/Nellingen, ganz in der Nähe des Stuttgarter Flughafens. Ab 2002 begann die ...
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