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DMS: Mehr Struktur mit dem Ablage- und Suchassistenten

Informationen verlangen in Zeiten der wachsenden Bedeutung von digitalen Dokumenten in Firmen eine einheitliche Ablage. Hier hilft der Ablage-/Suchassistent (agorum® core) beim effizienten, strukturierten Ablegen und Suchen von Dokumenten.
(PM) Ostfildern, 05.06.2013 - Der Ablage- und Suchassistent des DMS agorum core beschleunigt das Ablegen von elektronischen Dokumenten, hilft dem Nutzer beim Ermitteln des Ablageorts und ersetzt das mige manuelle Suchen nach dem passenden Ordner. „Mit dem Modul geben wir Unternehmen ein Instrument an die Hand, welches das Speichern von Inhalten automatisiert, menschliche Fehler bei der Ablage von Dokumenten minimiert und mehr Zeit fr die Ausfhrung anderer wichtiger Ttigkeiten schafft“, erklrt Rolf Lang, Geschftsfhrer der agorum Software GmbH.

Um den Ablage- und Suchassistenten zu nutzen, ziehen die Anwender abzulegende Dokumente, beispielsweise im Word-Format oder E-Mails samt Anhngen, auf eine installierte Dropflche. Dadurch ffnet sich das Modul direkt in einer eigenstndigen, bersichtlichen und intuitiv zu bedienenden Oberflche. ber die Eingabe von Metadaten, wie „Dokumententyp: Vertrag“ oder „Rechnung“ oder dem Kriterium „Projekt: Mustermann GmbH“, lsst sich schlielich rasch der richtigen Ablageplatz ermitteln.

Darber hinaus frdert der agorum core Ablage- und Suchassistent auch die strukturierte Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Denn die bei der Ablage eingegebenen Metadaten werden mit dem Dokument abgelegt. Somit knnen alle Dokumente mit einheitlichen Kriterien versehen und systematisch abgespeichert werden. Das Modul normiert zudem gesamte Ordnerstrukturen: Kreiert ein Anwender zum Beispiel eine neue Kundenakte, werden automatisch – vor dem Einsatz des Assistenten zu definierende – Unterordner, beispielsweise fr „Korrespondenzen“, „Kontaktdaten“ oder „Vertrge“, erstellt.

„Unternehmen ersparen ihren Nutzern mit dem Modul aber auch die lstige, manuelle Suche nach Inhalten. Sie frdern dadurch die Effizienz von Vorgngen, wie zur Bereitstellung von geschftsrelevanten Informationen“, so Rolf Lang in Bezug auf den Assistenten. Denn neben der Ablagefunktion, bietet der Assistent auch eine Suchfunktion: Alle in agorum core abgelegte Dokumente knnen ber die Eingabe von Dokumenteninhalten und Metadaten zgig aufgefunden werden. Zum Beispiel auch ber gespeicherte Favoriten, um regelmig wiederkehrende Suchanfragen schnell starten zu knnen.
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Über agorum® Software GmbH: Die 1998 gegründete agorum® Software GmbH konzipierte zunächst Handelsplattformen im Internet, bevor sie sich ab 2000 der Entwicklung von Lösungen für das Informations- und ...
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