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Pressemitteilung

Zentrale E-Mail-Archivierung wird immer wichtiger und wirtschaftlich interessanter

Mit einer sicheren, zentralen und rechtskonformen E-Mail-Archivierung erhöhen Unternehmen ihre Produktivität und erfüllen auch alle Anforderungen des Datenschutzrechts, das ab 1. September 2009 in einigen Punkten verschärft wird.
(PM) Dreieich, 21.08.2009 - Die geschftliche E-Mail Nutzung nimmt tglich zu. Dadurch werden immer mehr E-Mails auf lokalen Servern oder in persnlichen Archiv-Ordnern wie der PST-Container-Datei von MS-Outlook (zusammen mit Datei-Anhngen, Aufgaben, Notizen und den Kalender-Daten) gespeichert, was sehr zu Lasten der gesamten E-Mail-Infrastruktur eines Unternehmens geht. Der dafr bentigte Speicherplatz auf dem Server steigt nmlich bestndig und rapide an. Noch komplizierter wird es jedoch, wenn Endanwender einen Teil ihrer E-Mails auf dem Unternehmensserver, einen anderen Teil in persnlichen Archiv-Dateien auf ihrem Laptop und den Rest in Archiven auf dem stationren PC ablegen – und das hufig auch noch mehrfach und in unterschiedlichen Dateiformaten, wodurch die Kosten der E-Mail-Archivierung noch zustzlich signifikant steigen.
Fehlt eine zentralisierte Speichermglichkeit, wird zudem die Suche nach einer bestimmten wichtigen E-Mail ber verschiedene Benutzer und Orte hinweg zur groen (und oft auch teuren) Herausforderung. Denn wenn alte E-Mails an verschiedenen Stellen und zum Teil auch noch in unterschiedlichen Formaten gespeichert sind, mssen Anwender oder das IT-Team eines Unternehmens auch weitaus lnger danach suchen. Das wiederum geht zu Lasten der Produktivitt eines Unternehmens und treibt so die Kosten zustzlich weiter in die Hhe.
Archiv-Dateien stellen aber auch ein konkretes Sicherheitsproblem dar. Denn ein verlorengegangener oder gestohlener Laptop, auf dem PST-Dateien gespeichert sind, erhht auch drastisch das Risiko, dass sich Unberechtigte Zugang zu vertraulichen Geschftsunterlagen verschaffen. Der Industrie- und Wirtschaftsspionage wird so Tr und Tor geffnet – vor allem bei unverschlsselten E-Mails.
„Je strker Organisationen und Unternehmen geschftlich per E-Mail kommunizieren, desto wichtiger wird auch die zuverlssige, zentrale und revisionssichere Archivierung der elektronischen Post“, betont IT-Spezialist Hans-Joachim Giegerich, geschftsfhrender Gesellschafter von Giegerich & Partner in Dreieich: „Nicht nur aus wirtschaftlicher, sondern auch aus rechtlicher Sicht spricht daher alles fr eine zentrale, sichere E-Mail-Archivierung“. Denn sowohl das Handelsrecht wie auch das Steuergesetzbuch machen den Kontrollblick in die E-Mail-Fcher notwendig, anderseits mssen die Unternehmen aber auch die strengen Vorgaben des Telekommunikations-Gesetzes (TKG) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) beachten.

Der Barracuda Message Archiver: eine moderne und leistungsfhige Lsungen zur E-Mail-Archivierung

Eine moderne und leistungsfhige Lsung zur E-Mail-Archivierung wie der Barracuda Message Archiver erfllt alle heutigen Anforderungen in punkto Revisionssicherheit, Nachvollziehbarkeit, Kontrolle, Verfgbarkeit und Wirtschaftlichkeit der E-Mail-Kommunikation. Unternehmen knnen mit einem solchen Archivierungssystem wichtige rechtliche und organisatorische Vorschriften einhalten, ohne ihren Mail-Server oder ihr Budget zu berlasten.
Der Archiver ist mit dem Mailserver verbunden. Jede eingehende, ausgehende und auch die internen Mails werden automatisch auf dem Message Archiver archiviert. Somit ist die separate Anlage bzw. Speicherung von lokalen pst-Dateien berhaupt nicht mehr ntig. Mehrfach und unter Umstnden fehlerhaft abgespeicherte Kopien von E-Mails oder Anhngen gehren damit der Vergangenheit an. Die zentralisierte Verwaltung sorgt in Verbindung mit einem Outlook-PlugIn dafr, dass Administratoren, Auditoren und Endanwender jederzeit schnell und einfach auf elektronische Post zugreifen knnen, die auf dem Archiver abgelegt und gesichert sind.
Der Administrator kann die Archivierungslsung so einstellen, dass Nachrichten und Anhnge vom Server entfernt und mit einem “Stub” ersetzt werden. ber diese Verknpfung kann der Endanwender dann die E-Mail aus dem Barracuda Message Archiver aufrufen.
„Der laufende Zugriff auf archivierte E-Mails darf fr den Erfolg eines Unternehmens nicht unterbewertet werden. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen Archivierungsregeln aufstellen und eine Lsung zur Hand haben, die weder die Performance der allgemeinen E-Mail-Infrastruktur behindert, noch Probleme bei der Speicherverwaltung verursacht“, erlutert Paul Thackeray, Vice President und Managing Director – EMEA (Europa, Naher Osten und Afrika) von Barracuda Networks.
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