Die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise zur Erstellung einer Wissensbilanz orientiert sich an der Wissensbilanz-Toolbox, einer Unterstützungssoftware für den Anwender. Die WB-Toolbox ist die Entwicklung eines vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) eingesetzten Arbeitskreises. Die Software ist kostenfrei und unter www.akwissensbilanz.org zu finden. Entsprechend der Toolbox erfolgt die Wissensbilanzierung in acht Arbeitsschritten. Hierzu zählen:

• Die Beschreibung des Geschäftsmodells: d.h. die Beschreibung der Ausgangslage, der wichtigsten  Geschäftsprozesse und der Einflussfaktoren auf den  Geschäftserfolg.
• Die Ermittlung des intellektuellen Kapitals: Auswahl und Definition der Einflussfaktoren auf das Human-,  Struktur- und Beziehungskapital.
• Die Bewertung der Einflussfaktoren: Beurteilung der Einflussfaktoren anhand der Kriterien  quantitative Ausprägung, qualitative Ausprägung und  systematische Weiterentwicklung.
• Die Erhebung von Indikatoren: Definition und Interpretation von Kennzahlen zur  Messbarmachung von Veränderungen.
• Das Erfassen von Wirkungszusammenhängen: Beurteilung von Wirkungsstärken zwischen dem  intellektuellen Kapital, den Geschäftsprozessen und den Geschäftserfolgen sowie deren Wirkungszeiträume.
• Eine Auswertung der Ist-Ergebnisse: in Form von Diagrammen, Potenzialportfolios und  Wirkungsnetzen.
• Die Festlegung von Maßnahmen: Beschreibung der Ziele, der Vorgehensweisen und der  Wirkungsprognosen von Massnahmen.
• Zusammenstellung der Dokumentation

Beschreibung des Geschäftsmodells

Die Ausgangslage wird beschrieben anhand des Bilanzierungsbereiches, des Geschäftsumfeldes, der Vision und der Strategie. Der Bilanzierungsbereich gibt an, für welche Organisationseinheiten des Unternehmens die Wissensbilanz erstellt werden soll. Das Geschäftsumfeld wird durch Chancen und Risiken des Unternehmens beschrieben. Die Vision beinhaltet die langfristige Positionierung und die übergeordneten Ziele. Die Strategie beschreibt, wie das Geschäft sich entwickeln muss und welche mittelfristigen Teilziele erreicht werden sollen.

Im Rahmen der Beschreibung der Geschäftsprozesse ist der Schwerpunkt auf alle wertschöpfenden Prozesse zu legen, für die aus Sicht der Kunden herausragende Leistungen erbracht werden müssen, um den Anforderungen des Wettbewerbs zu genügen. Bei der Definition des Geschäftserfolges sind materielle Erfolgsfaktoren (Gewinn, Wachstum etc.) und immaterielle Erfolgsfaktoren (Image, Kundenbindung etc.) gleichermassen zu berücksichtigen.

Bestimmung des intellektuellen Kapitals

Zur Definition des Human-, Struktur und Beziehungskapitals und zu deren Einflussfaktoren siehe Teil 1 der Artikelserie zur Wissensbilanzierung.

Bewertung der Einflussfaktoren

Geschäftsprozesse, Geschäftserfolge, Humankapital, Strukturkapital und Beziehungskapital werden in diesem Arbeitschritt bewertet. Die Bewertung erfolgt auf einer Skala von 0 bis 120 %. Dabei bedeuten, dass die Quantität, die Qualität und die systematische Weiterentwicklung des Einflussfaktors:

• nicht sinnvoll ermittelbar oder (noch) nicht vorhanden sind 0 %
• teilweise ausreichend sind 30 %
• meist ausreichend sind 60 %
• immer ausreichend sind 90 %
• besser oder mehr als erforderlich sind 120 %

Erhebung von Indikatoren

Indikatoren sind Kennzahlen, mit denen Veränderungen gemessen werden können. Jedem Einflussfaktor aus den Kategorien Geschäftsprozesse, Geschäftserfolge, Humankapital, Strukturkapital und Beziehungskapital sind eine oder mehrer Kennzahlen zuzuordnen. So kann man beispielsweise dem Einflussfaktor „Akquisition“ aus der Kategorie Geschäftsprozesse den Indikator „Neukunden“ zuordnen. Dabei sind zur eindeutigen Definition und Interpretation anzugeben die Masseinheit (Anzahl), der Ist-Wert (z.B. 9), die Interpretation (z.B. zwischen 8 und 15 = teils/teils, grösser 15 = gut) und die Datenquelle (z.B. Unternehmensdatenbank). Ist für den Indikator ein Berechnungsalgorithmus notwendig, sollte auch dieser dokumentiert werden.

Erfassung von Wirkungszusammenhängen

Wirkungszusammenhänge zeigen die Wirkung eines Einflussfaktors auf einen anderen Einflussfaktor auf. Dabei wird bei der Wissensbilanzierung zwischen der Wirkungsstärke und der Wirkungsdauer unerschieden. Bei der Wirkungsstärke des einen Einflussfaktors auf den anderen wird zwischen einer schwachen, mittleren und starken Wirkung unterschieden, bei der Wirkungsdauer zwischen sofort, max. 12 Monate, max. 24 Monate und langfristig.

Auswertung der Ist-Ergebnisse

Die WB-Toolbox liefert durch das Setzen von Filtern eine grosse Anzahl Auswertungen, die in Diagrammen, Potenzialportfolios und Wirkungsnetzen dargestellt werden. Eine der wertvollen Auswertungen ist das Potenzial-Portfolio, aus dem man erkennen kann, welche Einflussfaktoren analysiert, entwickelt oder stabilisiert werden müssen und bei welchen Einflussfaktoren kein Handlungsbedarf besteht.

Geht es beispielsweise um die Frage, wie der Geschäftsprozess „Akquisition“ weiter entwickelt oder stabilisiert werden kann, ist es wichtig, die Einflussfaktoren zu kennen, die aus den Kategorien Geschäftsprozesse, Geschäftserfolge, Humankapital, Strukturkapital und Beziehungskapital einen starken und sofortigen Einfluss ausüben. Die Beantwortung dieser Frage liefert das dazugehörige Wirkungsnetz.

Festlegung von Massnahmen

Hat die Ist-Analyse des Geschäftsprozesses „Akquisition“ beispielsweise aufgezeigt, dass der Akquisitionsprozess optimiert und das Wachstum durch eine systematische Akquise in zukunftsorientierten Geschäftsfeldern sowie durch verstärkte Maßnahmen zum Aufbau einer langfristigen Kundenbindung unterstützt werden muss, könnte als erstes Maßnahmenpaket folgendes definiert sein:

1. Evaluierung und Definition des Soll-Prozesses
2. Definition von Verantwortlichen für Geschäftsfelder und Kundensegmente
3. Einführung eines Performance Measurement Systems für die Vertriebsmannschaft
4. Schulung der Führungskräfte und Vertriebsbeauftragten

Weiterhin unter anderem zu definieren wäre:

• Start der Maßnahmen (konkretes Datum)
• Geplante Dauer des Projekt (bis wann sollen alle Maßnahmen durchgeführt sein?)
• Die Verantwortlichkeiten (wer zeichnet sich für was verantwortlich?)
• Benötigte Ressourcen

Ergänzend kann zur späteren Erfolgskontrolle auch eine Prognose zur Wirkung des Maßnahmenpaketes erstellt werden, welche in dem beschriebenen Beispiel „Optimierung des Akquisitionsprozesses“ wie folgt formuliert sein könnte:

„Die Führungskräfte werden für systematische Akquiseprozesse befähigt. Durch klare Ziele pro Geschäftsfeld und Kundensegment kann die Mitarbeitermotivation der Vertriebsmannschaft erhöht bzw. fokussiert werden. Beides wird einen Einfluss auf die Qualität und die Effizienz des Akquiseprozesses haben, wodurch sowohl die Geschäftserfolg „Wachstum“ (mehr Aufträge durch Effizienzssteigerung) und „Finanzergebnis“ (bessere Margen durch qualitativ bessere Akquisitionen) unterstützt werden sollen.“

Zusammenstellung der Dokumentation

Über selbst zu erstellende Textbausteine wird die gesamte Wissensbilanzierung anhand von Texten und Grafiken dokumentiert. Die Bestandteile der Dokumentation sind:

• Teil 1 - Einleitung: mit Titel, Vorwort und Ausgangsituation
• Teil 2 - Analyse: mit Geschäftsmodell, Intellektuelles Kapital und Auswertungen
• Teil 3 - Maßnahmen: mit Maßnahmenübersicht, Maßnahmenstatus und Ausblick
• Anhang: mit Indikatorenübersicht und Impressum

Weiterführende Informationen finden sich auf der Homepage des Arbeitskreises Wissensbilanzierung unter http://www.akwissensbilanz.org. Die oben beschriebenen Beispiele wurde dem Demoprojekt aus der Anwendersoftware Wissensbilanz-Toolbox entnommen.

Um zu den anderen Beiträgen dieser Serie zu gelangen, klicken Sie bitte einen der nachfolgenden Hyperlinks.

Teil 1Grundlagen der Wissensbilanzierung 
Teil 2: Status Quo im Mittelstand
Teil 4: Erfahrungsbericht IT-Dienstleister
Teil 5: Von der Theorie zur Praxis
Teil 6: Wissensmanagement wird unverzichtbar