(PM) Ostfildern, 17.07.2013 - Wiederkehrende, teils aufwendige Vorgänge können im Arbeitsalltag manchmal lästig sein und vor allem Zeit für andere wesentliche Aufgaben rauben. Dabei bieten viele Prozesse Potential, Freiräume zu schaffen, Mitarbeiter zu entlasten und Abläufe zu optimieren. Genau hierfür ist der FileWorkflow 2.0 des Open Source Dokumentenmanagement-/Enterprise Content Management Systems agorum® core Pro ausgelegt: Die Funktion ermöglicht zum Beispiel, Dokumente selbstständig in definierte Verzeichnisse zu lenken und Folgeworkflows wie zur revisionssicheren Archivierung oder zur automatischen Generierung von Kundenordnern aus eingehenden Adressdaten in Formularen anzustoßen.Mit dem agorum® core FileWorkflow 2.0 können Unternehmen Dokumente unter anderem selbstgesteuert verschicken, mit Eigenschaften und Metadaten versehen oder Folgeprozesse auslösen lassen. Zum Beispiel zur revisionssicheren Archivierung: Rechnungsbelege werden einfach in das Verzeichnis Rechnungseingang geschoben, woraufhin automatisch ein elektronischer Workflow zur Rechnungsfreigabe, zur Dokumentation der revisionssicheren Archivierung und zur Ablage des Dokuments im passenden Archiv gestartet wird. Damit gelingt es zum Beispiel, wichtige Rechnungen zeitnah und schnell freizugeben sowie den Prozess der Archivierung transparenter und kontrollierbarer zu gestalten. Außerdem erhalten die Mitarbeiter effektive Hilfestellung im Alltag, da ihnen manuelle Tätigkeiten abgenommen werden und so Zeiträume für weitere wichtige Aufgaben entstehen.Ein weiteres Workflowbeispiel ist die Speicherung von Adressaten: Füllt ein Unternehmenspartner oder -kunde beispielsweise ein Formular auf der Website aus, das an das Unternehmen geschickt wird, generiert der FileWorkflow automatisch eine neue Adressakte und legt alle Unterordner nach selbst vorgegebener Struktur an. Prinzipiell ist der FileWorkflow 2.0 sehr flexibel und vielfältig anwendbar: Alle denkbaren Dokumente, die beispielsweise einer Freigabe oder Genehmigung bedürfen oder in bestimmte Ordner oder Posteingänge abgelegt werden sollen, können durchs Unternehmen gelenkt werden. Und vielerlei Folgeprozesse – sei es im Vertrieb, der Entwicklung oder dem Warenausgang – sind damit direkt auslösbar.Neben dem breiten Anwendungsspektrum ist die Funktion auf eine komfortable Handhabung ausgerichtet: Eine benutzerfreundliche Browseroberfläche ermöglicht, alle Einstellungen flexibel und komfortabel zu konfigurieren. Aktuell ist der FileWorkflow 2.0 als Bestandteil von agorum® core Workflow, ein Modul zur Organisation von Prozessen, erhältlich. Darin enthalten ist unter anderen der Workflow-Market mit zahlreichen Anwendungsbeispielen des FileWorkflows. Darüber hinaus ist die Funktion in das Modul agorum® core DocForm zur automatischen Erfassung von Dokumenten integriert.Funktionen des FileWorkflows im Überblick:•(Folge-)Workflows starten•Dokumente verschicken lassen•Dokumente verknüpfen und verlinken lassen•Dokumente umbenennen und überschreiben lassen•Dateien mit Eigenschaften versehen; Metadaten vererben•XML-Dateien ausführen•Attribute, Flags und System-Flags setzen•Schnittstellendateien ausgeben•Ausgabedateien erzeugen•Dokumente ausgeben und überschreiben•Eigene Regeln/Bedingungen anlegenWeitere Informationenund Screenshots zum FileWorkflow: www.agorum.com/l/FileWorkflow Weitere Informationen zum Unternehmen: www.agorum.com



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Über agorum® Software GmbH: Die 1998 gegründete agorum® Software GmbH konzipierte zunächst Handelsplattformen im Internet, bevor sie sich ab 2000 der Entwicklung von Lösungen für das Informations- und Wissensmanagement widmete. Der wichtigste Meilenstein für das agile, schwäbische Unternehmen in der Nähe des Stuttgarter Flughafens wurde 2008 gesetzt, als das Dokumentenmanagement-Systems agorum® core open als Open-Source frei unter der GPL zugänglich gemacht wurde. Seither wurden über 25.000 Downloads und mehrere tausend Installationen des Systems getätigt. In der agorum®-Community beteiligen sich gut 800 Mitglieder aktiv an der Weiterentwicklung von agorum® core.