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Pressemitteilung

VOI stellt 5-Punkte-Programm zur Effizienzsteigerung in Unternehmen vor

(PM) , 11.11.2008 - Bonn. Angesichts der aktuellen Finanzkrise und deren Auswirkung auf die wirtschaftliche Gesamtentwicklung stellt der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. einen Manahmenkatalog zur Effizienzsteigerung in Unternehmen vor.

Nach Auffassung des VOI nutzen Unternehmen immer noch zu wenig die Mglichkeiten eines effizienten Informationsmanagements. Zeitaufwndiges Suchen nach Dokumenten und umstndliche Prozesse drcken auf die Produktivitt. Mit dem nun vorgestellten Manahmenkatalog will der VOI Unternehmen dazu motivieren, ihre dokumentenbasierten Arbeiten zu analysieren, um Optimierungspotenziale zu erkennen. Das fnf Punkte umfassende Programm bezieht sich auf die Bereiche Geschftsprozesse, Archivierung, Posteingang, Aktenmanagement und das Auslagern von Aufgaben, die nicht in die Kernkompetenz des Unternehmens fallen.

Prozesse automatisieren

Eine automatisierte, digitale Verarbeitung von Prozessen beschleunigt Verwaltungsttigkeiten erheblich. hnlich wie auf einer Fertigungsstrae gehen die einzelnen Arbeitsschritte ohne Ausfallzeiten ineinander ber. Liegen smtliche zu einem Prozess gehrenden Dokumente digital vor, knnen sie parallel bearbeitet werden, was zur zustzlichen Zeitersparnis fhrt. Klassisches Beispiel ist die Bearbeitung von Antrgen, bei denen mehrere Abteilungen beteiligt sind.

Papierberge abbauen

Nach wie vor lagern in deutschen Unternehmen Berge von Dokumenten in den Archivkellern: Rechnungen, Auftrge, Personalakten sind nur einige Beispiele. Hier das „richtige“ Dokument zu finden, artet oft zu einer Suche nach der berhmten Nadel im Heuhaufen aus. Zudem drohen die Dokumente bei unsachgemer Lagerung beschdigt oder unlesbar zu werden, bevor die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist. Mit der Einfhrung eines elektronischen Archivs werden Suchzeiten massiv reduziert und die Informationsqualitt gesteigert. Investitionen in weitere Archivrumlichkeiten werden berflssig.

Posteingang digitalisieren

Tglich gehen bei Unternehmen unzhlige Dokumente per Post ein. Deren papierbasierte Verarbeitung verursacht unntige Kosten und bedeutet Zeitverlust. Mit einer konsequenten digitalen Postbearbeitung reduzieren Unternehmen die Durchlaufzeiten beispielsweise fr Auftrge und Rechnungen: Bestellungen knnen schneller ausgeliefert werden, was zu hherer Kundenzufriedenheit fhrt. Die schnellere Bearbeitung von Eingangsrechnungen hilft, Skontofristen einzuhalten.

Aktenmanagement zentralisieren

In nahezu allen Abteilungen existieren Akten, wie beispielsweise Kunden-, Personal-, Vertrags- oder Versicherungsakten. Sie enthalten geschftskritische Informationen. Bei einer dezentralen, papierbasierten Ablage kann der berblick schnell verloren gehen. Durch eine zentrale digitale Aktenhaltung haben berechtigte Mitarbeiter standortunabhngig smtliche relevanten Dokumente im Zugriff. Die Mglichkeit, alle Dokumente jederzeit vollstndig einsehen zu knnen, verbessert die Informationsqualitt und damit die Entscheidungsfindung.

Outsourcing nutzen

Sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren und kompetente Dienstleister mit „dem Rest“ zu betrauen, ist effizient. Denn in der Regel knnen Spezialisten Arbeiten besser und auch gnstiger erledigen. Typisches Beispiel sind Ttigkeiten im Verwaltungsbereich wie beispielsweise das Digitalisieren von Altarchiven oder der Eingangspost. Durch das Outsourcen knnen Unternehmen auf die Beschaffung des dazu notwendigen Equipments und Personals verzichten.

Innerhalb des VOI sind mehr als 200 Anbieter, Systemhuser und Dienstleister organisiert, die Unternehmen und ffentliche Verwaltungen dabei untersttzen, ihr Informationsmanagement zu optimieren. Nhere Informationen unter www.voi.de

Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e. V.

Der VOI - Verband Organisations- und Informationssysteme e.V. mit Sitz in Bonn reprsentiert die berwiegende Mehrheit der Anbieter fr ECM Enterprise Content- und DMS Dokumenten-Management-Systeme in Deutschland.
Mit der Positionierung als unabhngiger Verband dieser zukunfts- und wachstumstrchtigen Branche verdeutlicht der VOI die steigende wirtschaftliche Bedeutung seiner Mitgliedsunternehmen und ihre technologische Kompetenz.
www.voi.de oder www.voice-of-information.org oder www.voice-of-information.eu
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