Die Projektplanung muss auf realistischen Zielvereinbarungen mit den Projektbeteiligten basieren.

Der Begriff Projektmanagement wird im beruflichen Alltag regelmäßig verwendet. Allgemein wird darunter Planung, Organisation, Führung und Kontrolle von Projekten verstanden. Die Rahmenbedingungen erscheinen vor diesem Hintergrund grundsätzlich klar. Der Projektmanager übernimmt im Rahmen des Projektes die Rolle des Planers, des Organisators, des Steuermanns und des Kontrolleurs. Er muss das mit dem Projektpaten definierte Ziel innerhalb des Terminplans und Projektbudgets erreichen. Zur Erledigung dieser Tätigkeiten stehen eine Vielzahl an Methoden und technischen Lösungen zur Verfügung, um den Projektmanager in seinen Rollen zu unterstützen. Somit steht einer erfolgreichen Projektdurchführung auf den ersten Blick nichts mehr im Weg.

Der berufliche Alltag zeichnet allerdings häufig ein anderes Bild. Das angewendete Projektmanagement führt nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Wiederkehrende Schwierigkeiten sind Einhaltung von Budgets, Überschreitung von Terminen, mangelnde Fortschrittskontrollen, keine ausreichenden Frühwarnsysteme, Abweichung von den ursprünglichen Projektzielen und keine laufende Auswertung des Projektes.

Projektsteuerung im Turnaround

Im Krisenmanagement sind das inakzeptable Bedingungen. Projekte müssen in dieser Situation zwingend erfolgsorientiert und prognostizierbar gesteuert werden, denn die Projekte entscheiden häufig über das Fortbestehen des Unternehmens. Grundlage für die erfolgreiche Gestaltung von Projekten bildet im Turnaround eine pragmatische Vorgehensweise mit konsequenter Budgetierung und regelmäßigem Monitoring von qualitativen Projektfaktoren sowie des Ergebnis- und Liquiditätsbeitrags. Mittels kooperativer Einbindung der Beteiligten, unmissverständlicher Zielsetzung, konsistenter Planung, verbindlicher Ergebnismessung und Erfolgskontrolle über den Projektabschluss hinaus wird die erforderliche Projektdynamik erreicht, um schnell nachhaltige Ergebnisse zu erzielen. Wir sprechen daher im Turnaround nicht von Projektmanagement, sondern von zielorientierter Projektsteuerung.

Für eine zielorientierte Projektsteuerung ist es erforderlich vor Beginn des Projektes folgende Themen zu klären:

1. die organisatorische Positionierung des Projektes im Unternehmen – wer ist der Auftraggeber des Projektes? Wer ist der Projektpate? An welche Berichtebene erfolgt der Projektreport?
2. ist das Projektergebnis eindeutig definiert? Ist das Projektergebnis beschrieben?
3. mit welchen Befugnissen ist der Projektleiter ausgestattet? Sind diese ausreichend für eine erfolgreiche Projektumsetzung?

Falls eines dieser Themen nicht ausreichend definiert ist, gefährdet dies die Durchführung einer erfolgreichen Projektsteuerung. Ohne Kenntnis der organisatorischen Positionierung können die notwendigen Aktivitäten des Projektes nicht hinreichend auf Umsetzbarkeit überprüft werden. Der Projektpate ist direkter Ansprechpartner des Projektleiters bei Problemen und übernimmt die Kommunikation von Entscheidungen, die die Kompetenz des Projektleiters übersteigen. Idealerweise ist der Projektpate Mitglied der Unternehmensebene die das Projekt in letzter Instanz verantwortet. Der Projektpate ist zwar nicht Teil des Projektteams, falls er jedoch in der Projektorganisation fehlt, sind Komplikationen bei Abläufen, die andere Bereiche involvieren oder die Befugnisse des Projektleiters übersteigen, vorprogrammiert.

Teamauswahl

Für eine erfolgreiche Projektumsetzung muss das Team aus den „richtigen“ Leuten bestehen. Zur Zusammenstellung eines Projektteams gibt es leider kein Patentrezept. Der einfache Teil besteht in der Regel darin, die fachlichen Beteiligten auszuwählen. Dies ist der erste Schritt, um einen Pool an Mitarbeitern zu bilden, die für die technische Umsetzung des Projektes in Frage kommen. Diese Mitarbeiter, da sie die tatsächliche Arbeit leisten, sind ausschlaggebend für den technischen Projekterfolg. Ohne sie werden auch mit dem besten Projektmanagement keine zufriedenstellenden Resultate erzielt. Zur Projektumsetzung gehört jedoch mehr als die rein technische Betreuung. Gefragt sind Sozialkompetenz und offene Kommunikation im Team. Deshalb ist nach Möglichkeit eine Teamauswahl zu treffen, die sich im sachlichen Disput wechselnd zwischen Harmonie und Reibung bewegt. Die Klarstellung der zwischenmenschlichen Rahmenbedingungen ist vom ersten Tage an Führungsaufgabe des Projektleiters.

Planung ist das halbe Leben

Ein Projekt steht und fällt mit der Planung. Daher ist es unentbehrlich alle Personen, die konstruktiv zur Projektplanung beitragen können in diesen Ablauf mit einzubinden. Dazu zählen auch Personen die nicht Mitglied im Projektteam sind. Häufig sind es Projektbetroffene (Mitarbeiter die mit den Ergebnissen des Projektes künftig leben müssen, aber keinen direkten Einfluss darauf nehmen können) die Mehrwert für die Planung leisten können. Der Projektplan muss verbindlich im Projektteam abgestimmt und in Form von individuellen Zielvereinbarungen für die Projektarbeit von den Beteiligten angenommen werden. Bei der Einbindung der Beteiligten ist zu beachten, dass Projektmitarbeiter häufig zu viel Zeit für ihre Arbeitspakete einplanen. Indem der Projektleiter in diesem Detail der Planung sorgfältig arbeitet erhöht er die Projektdynamik und reduziert gleichzeitig die Projektlaufzeit. Über eine stringente Zeitplanung lassen sich unserer Erfahrung nach Projektlaufzeiten um 10 bis 20 Prozent reduzieren. Zeit ist die knappste Ressource, daher sind sämtliche Einzelaktivitäten möglichst detailliert zu bewerten. Als Faustformel für Projektleiter gilt: wer nach drei Tagen eine Aktivität nicht abgeschlossen hat, schließt diese nicht mehr ab.

Wer schreibt der bleibt

Der Projektfortschritt ist in einem durchgängigen Monitoring gegenüber dem Plan festzuhalten. Dies führt zu drei Vorteilen: konsistente Projektdokumentation, fortlaufendes Reporting und frühzeitige Warnung bei Projektabweichungen. Der häufigste Fehler bei der Projektdokumentation ist, dass sie nicht gemacht wird. Der zweithäufigste Fehler bei der Projektdokumentation ist, dass sie zu umfangreich gemacht wird. Eine Dokumentation ist zwingend erforderlich und sollte so umfangreich wie nötig, aber so reduziert wie möglich sein. Ideal sind Protokolle, die während der Projektsitzung erfolgen und den Projektplan beinhalten. Dies spart die zeitraubende Nachbereitung und ist einfach umzusetzen. Mit einem Tabellenkalkulationsprogramm lassen sich schnell flexible Protokolle erstellen, die direkt mit dem Reporting verknüpft sind und in denen festgehalten wird, wer was bis wann macht. Protokoll, Dokumentation und Reporting – drei Fliegen mit einer Klappe.

Monitoring und Reporting

Projektreportings sind für alle Projekte einheitlich im Unternehmen zu definieren. Die Darstellung sollte in sehr übersichtlicher Form auf maximal einer DinA4-Seite erfolgen. Zielstellung ist den Leser des Reportings in unter einer Minute über folgende Punkte zu informieren: Ergebniseffekt, Liquiditätseffekt, Ressourcen (Personal und Budget) und eine qualitative Projektbewertung seitens des Projektleiters. Das Projektreporting ist der Reportingebene und dem Projektpaten in regelmäßigen Abständen zu überreichen, um den Projektfortschritt an die verantwortlichen Stellen zu kommunizieren. Bei Nichterreichung der gesetzten Ziele sind seitens der Reportingempfänger die Gründe mit dem Projektteam abzusprechen und fördernde bzw. regulierende Maßnahmen zu treffen.

Projekte final abschließen

Projekte sind mit allen Beteiligten gemeinsam abzuschließen. Der sogenannte Projekt-Kick-Down ist vom Projektleiter sowie vom Projektteam vorzubereiten. Die Themen des Kick-Downs werden grundsätzlich gemeinsam abgestimmt und im letzten Regeltermin besprochen. An diesem Termin sollten ebenfalls der Auftraggeber und der Projektpate teilnehmen. Wichtige Themen sind die Durchführung eines finalen Soll-Ist-Abgleiches der Projektergebnisse, die Projektrückschau, Lessons Learned, ein 360° Feedback (Projektleiter zum Team und Team zum Projektleiter) sowie die endgültige Verabschiedung des Projektteams.

Zielorientierte Projektsteuerung zeichnet sich vor allem durch transparente Ziele, klare Strukturen, detaillierte Planung, verbindliche Integration und Zusammenarbeit der Beteiligten sowie durchgängiges Monitoring aus. Die konsequente Einhaltung dieser Vorgehensweise führt zu verbesserter Budgeteinhaltung, Termineinhaltung und Erreichung der definierten Projektziele.