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Studie der Hummel Systemhaus GmbH deckt zahlreiche Defizite auf

Die Suche nach E-Mails und Dateien hält die Mitarbeiter in den mittelständischen Betrieben im Südwesten auf Trab.
(PM) Frickenhausen, 13.04.2011 - Die Suche nach E-Mails und Dateien hlt die Mitarbeiter in den mittelstndischen Betrieben im Sdwesten auf Trab. Zudem wird in vielen Betrieben sehr viel Zeit damit verbracht, nachzuvollziehen welcher Kollege in der jngsten Vergangenheit mit Kunden und Geschftspartnern kommuniziert hat, und welchen Status die jeweiligen Aufgaben haben. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Umfrage der Hummel Systemhaus GmbH aus Frickenhausen, die das Unternehmen auf der diesjhrigen eltefa in Stuttgart durchgefhrt hat. Auf der grten Fachmesse fr Elektrotechnik im Sdwesten, die zugleich Branchentreff fr das Handwerk und die Elektroindustrie ist, hat das Unternehmen die Messebesucher befragt, welchen Einfluss die Kommunikation via E-Mail auf den Erfolg und die Effizienz ihrer Arbeit hat.

„Der schnelle Zugriff auf Dokumente, Informationen und Kundendaten ist die unerlssliche Grundlage fr effiziente Unternehmen, leistungsfhigen Kundenservice und reibungslose Ablufe der internen Verwaltung. Vor allem viele mittelstndische Unternehmen und Handwerker suchen hnderingend Lsungen, mit denen sie die tgliche Flut an E-Mails besser in den Griff bekommen. Das wurde auf der eltefa in Stuttgart durch unsere Umfrage deutlich belegt“, erklrt Frank Hummel, Geschftsfhrer der Hummel Systemhaus GmbH. „Unbersichtliche Mail-Postfcher, Terminkollisionen und das permanentes Suchen nach Dokumenten gehren in vielen Unternehmen zum Alltag. Besonders rgerlich und geschftsschdigend sind diese Missstnde vor allem dann, wenn sie in der Kommunikation mit den Kunden oder Partner offensichtlich werden.“

Von den befragten Fachbesuchern auf der eltefa gaben rund 20 Prozent an tglich zwischen 20 und 35 geschftliche E-Mails zu versenden. ber ein Viertel schickt jeden Tag sogar ber 35 Mails an Kollegen, Geschftspartner und Kunden. Dabei sind jedoch nur drei Prozent der Meinung, dass die Kommunikation via E-Mail immer effizient ist. Fr die berwiegende Mehrheit stellt sich die Situation jedoch anders dar: 26 Prozent der Befragten gaben an, nur selten E-Mail wirklich sinnvoll zu nutzen. Ganze 53 Prozent sind sogar der Meinung, dass E-Mails fr sie kaum effiziente Kommunikation ermglichen. Bei 48 Prozent der Mitarbeiter ist die E-Mail-Software nicht mit anderen Systemen im Unternehmen verknpft und bei jedem Dritten sind die Programme nur mangelhaft miteinander verbunden.

Auerdem geht jeder Dritte davon aus, tglich rund 45 Minuten mit dem unntigen Suchen von Kontakten, Dateien und anderen Informationen zu verbringen. Knapp 20 Prozent sind sogar der Meinung, sie knnten jeden Tag eine ganze Stunde einsparen. Rund 14 Prozent sehen noch greres Einsparpotential. Hintergrund der oft als gering eingeschtzten Effizienz ist unter anderem auch nach wie vor auch der hohe Anteil an Informationen und Dokumenten, die ausschlielich in Papierform vorliegen. Ganze 26 Prozent der Befragten geben an, dass zwischen einem Drittel und der Hlfte aller Dokumente nur in gedruckter Form oder handschriftlich vorliegen. Dass sogar ber die Hlfte der Informationen nur in Papierform vorliegen, davon gehen sogar 61 Prozent der befragten Mitarbeiter mittelstndischer Unternehmen im Sdwesten aus.

„Nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden der mittelstndischen Unternehmen wrden von einem effizienteren Umgang mit E-Mails und anderen Informationstrgern profitieren. Ganz 87 Prozent der befragten Messebesucher gaben an, dass sie kundenfreundlicher arbeiten knnten, wenn sie Einblick in Dokumente und E-Mails zu laufenden Geschftsvorfllen auch in Abwesenheit von Kollegen htten“, ergnzt Frank Hummel. „Dazu bentigen die Mitarbeiter jedoch nicht mehr, sondern tatschlich bessere Funktionen in ihren E-Mail-Programmen, denn nur jeder Fnfte war der Meinung maximal ein Viertel der zur Verfgung stehenden Funktionen zu nutzen. Die Lsungen mssen also nicht komplexer, sondern anwenderfreundlicher werden.“

Auf der eltefa 2011 war die Hummel Systemhaus GmbH erstmals mit Outlook Infodesk 8.0 vertreten. Die Softwarelsung untersttzt die vorgangs- und projektbezogene Archivierung ein- und ausgehender E-Mails. Outlook Infodesk setzt dort an, wo das klassische Outlook an seine Grenzen stt, und hilft Unternehmen dabei E-Mails, Dateien und Informationen aus verschiedenen Systemen effizienter zu verwalten. Durch die Version 8.0 knnen alle ein- und ausgehenden Informationen zu einem Thema, Projekt oder Vorgang automatisch zusammengefasst werden. Zustzlich erleichtert die Software die Nachverfolgung von Ablufen sowie die Delegation von Aufgaben an Kollegen.
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