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Pressemitteilung

Trotz strenger Vorschriften zur Aktenaufbewahrung agiert jedes dritte europäische Unternehmen nur wenig systematisch

Europaweiter Leitfaden von Iron Mountain und der Anwaltskanzlei De Brauw Blackstone Westbroek soll Unternehmen bei Einhaltung von Aufbewahrungsfristen unterstützen
(PM) Hamburg, 08.07.2013 - Europas mittelgroe Unternehmen bewahren zu viele Informationen zu lange auf. Dies ergab eine neue Studie des weltweit ttigen Aktenarchivierungs- und Informationsmanagement-Spezialisten Iron Mountain [1]. Dies gilt auch fr Deutschland: 46 Prozent der deutschen Unternehmen halten ihre Mitarbeiter dazu an, Mitarbeiter-, Kunden- und Finanzinformationen „fr den Fall der Flle“ aufzubewahren.

Europische Vorschriften zur Datenaufbewahrung sind komplex, unterscheiden sich in den einzelnen Mitgliedstaaten teilweise erheblich und ndern sich hufig. Whrend beispielsweise unternehmensbezogene Daten und Unterlagen wie Bilanzen, Jahresabschlsse oder Handelsbriefe durchschnittlich mindestens fnf bis 10 Jahre lang aufzubewahren sind, mssen die Daten abgewiesener Bewerber mglicherweise schon nach einigen Monaten wieder gelscht werden. Fr Arbeitnehmerdaten gelten je nach Art der Daten ganz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Spezielle Vorschriften gibt es fr steuerrechtlich relevante Dokumente oder solche, die sich auf Betriebssicherheit oder Umweltschutz beziehen.

In der Fertigungsindustrie und Maschinenbaubranche gibt beispielsweise rund die Hlfte (45 Prozent) der befragten Unternehmen an, alles aufzubewahren. 10 Prozent der befragten Unternehmen rumen ein, keine unternehmensweite Aufbewahrungsstrategie zu verfolgen (siehe Tabelle). Im Finanzdienstleistungssektor bewahren 39 Prozent der Unternehmen alles auf und neun Prozent besitzen keine unternehmensweite Aufbewahrungsstrategie.

Iron Mountain und De Brauw Blackstone Westbroek haben einen Aufbewahrungsleitfaden verffentlicht, der die Vorschriften zur Aktenaufbewahrung in den 15 wichtigsten europischen Rechtsordnungen systematisch darstellt. So bietet er Unternehmen eine erste Hilfestellung bei der Einfhrung von Aufbewahrungsstrategien, die im Einklang mit den komplexen Compliance-Anforderungen stehen. Auerdem bietet der Leitfaden praktische Tipps zur Aktenaufbewahrung. Zugleich hilft der Aufbewahrungsleitfaden den Unternehmen dabei einzuschtzen, in Bezug auf welche Themen sie Rechtsberatung und Untersttzung durch einen Informationsmanagement-Dienstleister wie Iron Mountain bentigen.

„Informationen sind die Lebensader eines jeden Unternehmens. Sich nicht darum zu kmmern, knnte Unternehmen aus rechtlicher Perspektive groe Kopfschmerzen bereiten. Insbesondere dann, wenn das Unternehmen europaweit operiert“, sagt Hans-Gnter Brgmann, Geschftsfhrer von Iron Mountain Deutschland. „Wir beziehen unsere Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit einigen groen, europaweit ttigen Unternehmen. Daraus haben wir einiges ber die groen Herausforderungen gelernt, die Compliance fr Unternehmen bedeutet. In Zeiten von Big-Data, eines kontinuierlich anwachsenden Kundenstammes und einer Geschftswelt, in der Klagen auf der Tagesordnung stehen, ist eine belastbare Aufbewahrungsstrategie fr Unternehmen jeder Gre unabdingbar. Dieser Leitfaden bietet praktische Hilfe fr all jene Unternehmen, die dazu neigen, alles aufzubewahren.“

Dirk Uwer, Partner bei Hengeler Mueller, der deutschen Partnerkanzlei von De Brauw Blackstone Westbroek, die den Deutschland-Teil des Aufbewahrungsleitfadens erstellt hat, erlutert das Problem folgendermaen: „Die komplexen Vorschriften zur Aktenaufbewahrung und die unterschiedlichen, sich immer wieder ndernden Anforderungen in den einzelnen Rechtsordnungen fhren bei international ttigen Unternehmen zu erheblicher Unsicherheit bei der Rechtsanwendung. In der Regel hat dies zur Folge, dass Unternehmen mehr aufbewahren als ntig. Dies verursacht erhebliche Kosten fr Serverkapazitten, Lager und Archive. Zugleich kann die Missachtung von Hchstfristen zur Aufbewahrung bzw. Lschpflichten das Risiko von Bugeldern sowie Beschwerden Betroffener mit sich bringen. Andererseits ist auch das Vernichten von Unterlagen und Lschen von Daten mit der Gefahr verbunden, gesetzliche Mindestfristen zur Aufbewahrung zu verletzen oder Informationen zu vernichten, die fr Rechtsstreitigkeiten oder unternehmensinterne Untersuchungen noch bentigt werden. Wir raten international ttigen Unternehmen daher dazu, sich diesem wichtigen Compliance-Thema zu stellen und dabei Rechtsberatung und Untersttzung durch einen Informationsmanagement-Dienstleister in Anspruch zu nehmen.“

Der Aufbewahrungsleitfaden von Iron Mountain und de Brauw Blackstone Westbroek kann kostenlos unter folgendem Link heruntergeladen werden: www.ironmountain.de/Dokumentenaufbewahrung

[1] PwC Studie im Auftrag von Iron Mountain, 2013. PwC sprach mit 600 leitenden Angestellten in Grobritannien, Deutschland, Spanien, Frankreich, Ungarn und den Niederlanden.
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