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Pressemitteilung

Stringente Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetzes im Bewerbungsprozess

Unternehmen sind logischer Weise daran interessiert möglichst viel über ihre potenziellen, zukünftigen Mitarbeiter in Erfahrung zu bringen. Hierbei gilt es jedoch unbedingt die datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten.
(PM) Ulm, 23.11.2015 - Im Laufe eines Bewerbungsverfahrens erhalten Unternehmen zahlreiche Zahlen, Daten und Fakten zu den einzelnen Kandidaten, welche einer besonders sensiblen Behandlung bedrfen. So werden in der Regel nicht nur persnliche Angaben, sondern auch Informationen zu Qualifikationen, Fhigkeiten und Fertigkeiten durch die Bewerber bermittelt. Diese Daten stehen nach 3 Abs. 11 Nr. 7 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) unter besonderem Schutz. In logischer Konsequenz drfen Unternehmen nach 32 Abs. 1 BDSG ausschlielich Bewerberdaten erheben und verarbeiten, wenn sie fr die Entscheidungsfindung ber die Stellenbesetzung erforderlich sind. Unternehmen sind dazu verpflichtet, whrend des Bewerbungsverfahrens alle Bewerbungsunterlagen ausschlielich Personen zugnglich zu machen, welche auch am Bewerbungsverfahren und der Entscheidungsfindung beteiligt sind.

In Zeiten von Social Media und Co. erfreuen sich eingehende Recherchen auf Facebook, Twiter und Konsorten durch die Unternehmen immer mehr Beliebtheit. Hierbei gert oftmals in Vergessenheit, dass derlei Datenerhebung nur in Ausnahmefllen und nach vorheriger Information des Kandidaten zulssig ist. Um einen solchen Ausnahmefall handelt es sich der berwiegenden Meinung nach bei allgemein zugnglichen Daten im Sinne des 28 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 BDSG. Eine Information an die Bewerber hinsichtlich einer gegebenenfalls erfolgenden Datenerhebung auf den Social Media Plattformen muss in jedem Fall erfolgen und knnte beispielsweise schon in der Stellenausschreibung platziert werden.

Darber hinaus regelt das Bundesdatenschutzgesetz auch die Aufbewahrungsdauer von Bewerbungen. Das Bundesdatenschutzgesetz ( 35 Abs. 2 Nr. 3) sagt klar, dass personenbezogene Daten zu lschen sind, sobald der Zweck dafr entfllt. Als eine gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist werden drei Monate erachtet, da innerhalb dieses Zeitraumes zum einen das Bewerbungs- und damit auch Einstellungsverfahren abgeschlossen sein sollte und zum anderen auch keine mglichen Klagen mehr seitens der Bewerber hinsichtlich Diskriminierungsvorwrfen zu befrchten sind, da diesbezglich eine Erhebungsfrist von zwei Monaten gilt. Mit Ablauf der Aufbewahrungsdauer sind grundstzlich alle Bewerbungsunterlagen – samt gegebenenfalls angefertigten Kopien – der Kandidaten zu lschen beziehungsweise zu vernichten.

Nichtsdestotrotz kann es in beiderseitigem Interesse – sowohl Unternehmen als auch Bewerber – liegen, dass die Bewerbungsunterlagen ber einen lngeren Zeitraum aufbewahrt werden, wenn beispielsweise aktuell keine passende Stelle fr den Bewerber vakant ist. Hier hat es sich in vielen Unternehmen etabliert einen sogenannten Bewerberpool zu fhren, wozu es jedoch der schriftlichen Einwilligung der Bewerber bedarf, in diesen berfhrt zu werden. Diese schriftliche Einwilligung kann beispielsweise auch schon in der Stellenausschreibung eingeholt werden. Sollte nunmehr zu einem spteren Zeitpunkt eine passende vakante Stelle zur Verfgung stehen, kann das Unternehmen problemlos auf die bereits vorliegenden Bewerbungsunterlagen zurckgreifen.

Der Bewerbermanager – die innovative Bewerbermanagement Software von BITE – kann Unternehmen bei der Beachtung und Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben effektiv untersttzen. Granulare Lese- und/ oder Schreibrechte stellen sicher, dass die Bewerbungsunterlagen lediglich dem dazu berechtigten Personenkreis zur Verfgung stehen. Darber hinaus knnen sowohl die Information hinsichtlich gegebenenfalls zustzlich erfolgender Datenerhebungen auf Social Media Plattformen als auch Vorlagen fr Einwilligungserklrungen seitens der Bewerber fr eine Aufnahmen in den Bewerberpool individuell und bedarfsgerecht in den jeweiligen Online Bewerbungsformularen der Stellenausschreibungen platziert werden. Detailliert erfasste Eingangsdaten zum einen sowie zeitliche Filter zum anderen, stellen sicher, dass die Aufbewahrungsfristen der Bewerbungen nicht berschritten werden.
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Die Business IT Engineers (kurz: BITE) setzen sich aus innovativen Software-Spezialisten und erfahrenen Unternehmensberatern zusammen. Unter Einsatz von State of the Art-Technologien auf der einen Seite sowie der jahrelangen Beratungserfahrungen ...
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