Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Aus dem Wortlaut und aus dem Sinn und Zweck der Regelung folgt allerdings, dass die, dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienenden, Aufzeichnungen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten und mit vertretbarem Aufwand auf ihre materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein müssen.

Dazu gehört auch, dass das Fahrtenbuch die nicht als Arbeitslohn zu erfassende, anteilige berufliche Verwendung des Dienstwagens in einer schlüssigen Form belegt. Außerdem muss es zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Die Aufzeichnungen müssen Angaben zu den geschäftlichen Reisen enthalten, anhand derer sich die berufliche Veranlassung der Fahrten plausibel nachvollziehen und gegebenenfalls auch nachprüfen lässt.

Hierfür hat das Fahrtenbuch neben dem Datum und den Fahrtzielen grundsätzlich auch den jeweils aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner beziehungsweise den konkreten Gegenstand der dienstlichen Verrichtung den Besuch einer bestimmten behördlichen Einrichtung, einer Filiale oder einer Baustelle aufzuführen. Bloße Ortsangaben reichen allenfalls dann aus, wenn sich der aufgesuchte Kunde oder Geschäftspartner aus der Ortsangabe zweifelsfrei ergibt oder wenn dessen Name auf einfache Weise ermittelbar ist. Letzteres nur unter Zuhilfenahme von nicht weiter ergänzungsbedürftigen Unterlagen.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss zu den beruflichen Reisen grundsätzlich Angaben zum

::: Datum,

::: zum Reiseziel,

::: zum aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner, beziehungsweise zum Gegenstand der dienstlichen Verrichtung und

::: zu dem, bei Abschluss der Fahrt erreichten, Gesamtkilometerstand des Fahrzeugs enthalten.

Mehrere Teilabschnitte einer einheitlichen, beruflichen Reise können miteinander zu einer zusammenfassenden Eintragung verbunden werden.

Die aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner müssen dazu in der zeitlichen Reihenfolge einzeln im Fahrtenbuch aufgeführt werden. Der Übergang von der beruflichen Nutzung zur privaten Nutzung des Fahrzeugs ist durch Angabe des erreichten Gesamtkilometerstands, bei Abschluss der beruflichen Fahrt, zu dokumentieren. Die erforderlichen Angaben müssen sich dem Fahrtenbuch selbst entnehmen lassen. Ein Verweis auf ergänzende Unterlagen ist nur zulässig, wenn der geschlossene Charakter der Fahrtenbuchaufzeichnungen dadurch nicht beeinträchtigt wird.

In diesem Zusammenhang sei ferner auf eine Entscheidung des BFH von Ende 2005 hingewiesen BFH, Urteil vom 16.11.2005, VI R 64/04. Dort war streitig, ob der Ausdruck einer Computerdatei, den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch genügen kann. Der BFH hat diese Frage für den Fall verneint, dass an dem bereits eingegebenen Datenbestand auf Grund der Funktionsweise der verwendeten Software, nachträgliche Veränderungen vorgenommen werden können, ohne dass deren Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt wird.

Somit stellen die Richter fest, dass ein Fahrtenbuch nur bei zeitnahen und nicht ohne weiteres abänderbaren Eintragungen ordnungsgemäß ist.

Ein Nachweis setzt nach Rechtsansicht des BFH neben vollständigen und fortlaufenden Aufzeichnungen insbesondere auch voraus, dass das Fahrtenbuch zeitnah geführt worden ist. Zusätzlich darf es zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr ohne größeren Aufwand änderbar sein. Aus diesem Grunde hat der BFH einem Fahrtenbuch die steuerliche Anerkennung versagt, das erst im nachhinein anhand von losen Notizzetteln erstellt worden war.