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Fachartikel, 13.02.2013
Selbstmangement
Wege aus der Komplexitätsfalle
Unserer Wahrnehmung nach wird unsere Welt jeden Tag ein wenig komplexer. Wie können wir diese trotzdem beherrschen? Zwei Hebel hierzu sind die Weiterentwicklung der eigenen Kompetenzen und eine Konzentration auf das Wesentliche.

Die Bewltigung von Komplexitt ist zu einer der grten Herausforderungen im modernen Arbeitsalltag geworden, gerade auch bei Fhrungskrften. Zwischen der Hektik im Terminkalender, immer strkeren Aufgabendruck und raschen Wandel der technischen Innovationen stellt sich die Frage nach realistischen Wegen aus der Komplexittsfalle. Gleichzeitig sollten diese Wege leicht und umsetzbar sein.

Was genau ist Komplexitt?

Geht man der Frage nach der Komplexitt im Detail nach, so kommt man schnell darauf, dass diese Wege nicht in der Vereinfachung der Umwelt beginnen, sondern bei sich selbst. Auf die Frage, was Komplexitt eigentlich ist, nachfolgend ein einfaches Beispiel, bei dem wirkliche Komplexitt nachvollziehbar ist.

Stellen Sie sich ein Waldstck vor - Bume, Bche, Laub, Wege, Beschilderung fr Wanderwege, Steine, Pflanzen, Vgel, Tiere etc. Alles findet sich dort in groer Zahl und auf einer weitreichenden Flche. Das ist Komplexitt in Reinform. Machen Sie jedoch einen Waldspaziergang in diesem Waldstck, so werden Sie trotzdem nicht von der Komplexitt des Waldes erschlagen. Denn diese Komplexitt beachten Sie de facto beim Spaziergang gar nicht. Sie nehmen nur einen Bruchteil des komplexen Gebildes Wald da: hier einen schnen Baum, dort einen singenden Vogel oder die Sonne, wie sie durch die ste scheint. An dieser Stelle filtern wir intuitiv und ganz selbstverstndlich.

Im Arbeitsalltag gelingt dieses intuitive Filtern vergleichsweise schwerer. Ein entscheidender Faktor besteht darin, dass wir hier alles im Griff haben wollen. Wir wollen perfekte Arbeit abliefern, fachkompetent gelten, ein guter und freundlicher Kollege sein, stets auf der Hhe der Zeit mit unserem Wissen sein. Und genau an dieser Stelle schnappt die Komplexittsfalle zu. Dabei helfen schon einige einfache Methoden, sich wieder aus der Falle zu befreien oder gar nicht erst hineinzugeraten.

„Was brauche ich? Bett, Tisch, Stuhl, Geige und Manuskripte, alles andere ist Ballast“, so sagte einst schon Albert Einstein Albert Einstein. Wenn einer der grten Wissenschaftler des 20. Jahrhunderts fr seine revolutionre Entdeckung der Relativittstheorie so wenig Hilfsmittel braucht, knnten wir dann nicht auch mit weniger Ballast bei unserer tglichen Arbeit auskommen?

Wie komplex ist unsere Welt wirklich?

Gern sprechen wir von der komplexen Welt, in der wir leben. Hierzu zhlen wir unsere modernen Errungenschaften wie die Cloud, Arbeitselektronik, Terminverwaltungen, bis ins Detail definierte Prozesse oder auch eine ausgeklgelte Vertriebsstruktur eines internationalen Konzerns. Gerade Fhrungskrfte nehmen Komplexitt im Arbeitsalltag durch verschiedene Faktoren wahr. Diese knnen sein:

  • Groe Anzahl von Abhngigkeiten in Unternehmen und Beziehungen
  • Die Vielseitigkeit und Verwobenheit von Aufgaben
  • Aufgaben- und Verantwortungsbereiche in Matrix-Strukturen
  • Heterogenitt und Diversitt bei den Mitarbeitern im eigenen Team und den Kollegen auf der gleiche
  • Hierarchiestufe.
  • Anpassen an immer wieder neue Situationen und Rahmenbedingungen mit stndig wechselnden Aufgabengebieten
  • Unrealistische Erwartungen an den Arbeitsplatz und fehlendes Vertrauen der Mitarbeiter an die Fhrungskraft..
  • Unterschiedliche Erwartungen und Bedingungen bei Zielen und Zielvereinbarungen.

Einflussfaktoren fr Komplexitt

Die wahrgenommene Komplexitt lsst durch  verschiedene Faktoren beeinflussen. Es liegt also in unserer Hand, die Komplexitt zu vergrern, auf der anderen Seite aber auch sie beherrschbar zu machen.  Empirische Studien haben herausgefunden, dass wir mit folgenden Faktoren Komplexitt positiv oder negativ beeinflussen knnen.

  • Ordnung und Chaos am Arbeitsplatz
  • Der individuelle Arbeitsstil
  • Der spezifische Erfahrungshorizont im Fachgebiet
  • Die vorhandenen Arbeits- und Fachkompetenzen
  • Ein effektiver Einsatz von geeigneten Tools und Hilfsmitteln,
  • Eine konsequente Konzentration auf die Lsung, statt auf das Problem
  • Gelassenheit bei Problemen und Herausforderungen im Arbeitsalltag
  • Der Umgang mit Prozessen
  • Der eigene Perfektionsanspruch
  • Der Detailgrad in der wechselseitigen Kommunikation
  • Die Reduktion aufs Wesentliche
  • Das Ma der Mobilitt im Beruf
  • Stile der Zusammenarbeit
  • Umgang mit der Zeit.

Je besser Sie diese Faktoren steuern, umso besser beherrschen Sie die Komplexitt in Ihrem Arbeitsleben.  

Den Kern erfassen

Die Reduzierung auf das Wesentliche schafft bei einer hohen Komplexitt schnell die grte Erleichterung. Gehen wir wieder zurck zum Beispiel des Joggers: Wenn er im Wald luft, knnte er auf den Gedanken kommen, alle Bume zu zhlen, sogar deren Bltter, die Vgel. Dies macht er allerdings nicht. Er konzentriert sich bei seinem Sport auf das Wesentliche: Auf den Weg, die Beschaffenheit des Bodens, Hindernisse auf dem Boden, Wegweiser, etc.

Wir konzentrieren uns auf das, was uns in der jeweiligen Situation als wesentlich erscheint. Typologien der Bume, die verschiedenen Grnabstufungen der Bltter, die Anzahl der Steine, die einzelnen Buchstaben auf den Wegweisern, all das nimmt er nicht wahr. Auf das Selbstmanagement am Arbeitsplatz bertragen, bedeutet das auch hier, dass wir uns fr die jeweilig komplex empfundene Arbeitssituation stets fragen sollten, was die fr den Erfolg wesentlichen Faktoren sind.

Hebel zur Reduktion und Beherrschung der Komplexitt

Und dafr gibt es eine Reihe von Tools, die Ihnen helfen knnen, dies in Ihrem Arbeitsalltag umzusetzen. Diese 10 Tipps haben sich bewhrt. Aber Achtung: Auch hier gilt: Weniger ist Mehr! Picken Sie sich die drei Hinweise aus, die am besten zu Ihnen passen. Versuchen Sie gar nicht erst, alle zehn Tipps gleichzeitig zu beherzigen oder gar schon morgen zu beherrschen.

1. Entwickeln Sie Ihre Kompetenzen

Je kompetenter Sie sind, desto einfacher meistern Sie Ihre Aufgaben. Strken Sie gezielt diejenigen Kompetenzen, die Sie Ihre Ttigkeit vereinfacht und sie auf Ihrem Karrierepfad voranbringen wird. Machen Sie sich einen berblick ber die Dinge, die Sie bereits gut knnen und notieren Sie auch diejenigen Kompetenzen, bei denen noch Potenzial in Ihnen schlummert.

2. Entwickeln Sie einen einfachen Lebensstil

Je einfacher Sie Ihr Arbeitsleben gestalten, desto leichter fllt es Ihnen das Wesentliche Ihrer Arbeit herauszufiltern. So haben Sie weniger Ablenkungen und knnen stets Schritte unternehmen, die dem Ziel dienlich sind. Nutzen Sie beispielsweise nur diejenigen elektronischen Hilfsmittel, die sie auch wirklich bentigen.

3. Konzentrieren Sie sich aufs Wesentliche

Bevor Sie eine Aufgabe oder ein Projekt bernehmen: Halten Sie vorher kurz inne und fragen Sie sich: Was sind die Key-Facts, die ich dafr bentige? Welche Faktoren sind wesentlich zur erfolgreichen Erreichen des Ziels? Trennen Sie die notwendigen Schritte vom Unntigen, suchen Sie in jeder weiteren Teilaufgabe die „Key-Facts“ und konzentrieren Sie sich auf diese.

4. Lernen Sie von den Erfolgreichen

Wenn Sie sich verbessern mchten, dann mssen Sie nicht die gleichen Dinge falsch machen, die schon viele vor Ihnen falsch gemacht haben. Beobachten  Sie Ihre Kollegen und Vorbildern und lernen Sie von denen, die einmal in einer hnlichen Situation standen wie Sie. bernehmen Sie so schnell effektivere und erfolgreiche Vorgehensweisen.

5. Schaffen Sie den Perfektionismus ab

Bekmpfen Sie Ihren inneren Drang nach Perfektion. Erledigen Sie Ihre Arbeiten mit einer bedarfsgerechten Qualitt. Perfektion kostet Zeit, die Sie in den seltensten Fllen in diesem Mae zur Verfgung steht.

6. Vermeiden Sie destruktive Ordnung

Ordnung ist ein Mittel zum Zweck und nicht ein Gut in sich. Starre Ordnungsregeln und festgefahrene Strukturen wirken sich lhmend auf Ihre Arbeit aus und kosten unntig viel Zeit. Halten Sie so viel Ordnung wie ntig ist, lassen Sie aber auch Flexibilitt und kreative Unordnung in den passenden Bereichen zu.

7. Vermeiden Sie destruktives Chaos

Vermeiden Sie aber auch destruktives Chaos. Hektik und destruktives Chaos behindern Ihre Arbeit massiv. Produktives Chaos dagegen beflgelt Ihre Kreativitt und frdert die Flexibilitt.

8. ben Sie sich in Gelassenheit

Arbeiten Sie daran, den berblick auch in Stresssituationen zu behalten. Wenn Ihnen das nicht immer gut gelingt, setzen Sie einen Hauptaugenmerk Ihrer persnlichen Weiterentwicklung auf die Strkung Ihrer Gelassenheit und Stressresistenz. Entspannungstechniken knnen Sie dabei untersttzen, gelassener zu werden und permanenten Stress zu vermeiden. Versuchen Sie es z. B. mit autogenem Training, progressiver Muskelentspannung, Tai Chi oder Yoga.

9. Machen Sie sich die „Lsematik“ zum Ziel

Konzentrieren Sie sich in Ihrem Denken nicht mehr auf die Probleme sondern konsequent auf die Lsungen. Eine Antwort auf die Komplexitt unseres Alltags kann „Lsematik“ heien. Gehen Sie mit der berzeugung an Ihre Aufgaben heran, dass eine Lsung existiert. Setzen Sie Ihre Bemhungen daran, genau die richtige Lsung zu finden, statt die Gedanken um das Problem kreisen zu lassen.

10.  Entwickeln Sie „Operative Faulheit“

Reduzieren Sie Ihre operativen Ttigkeiten auf das notwendige Minimum durch die Entwicklung einer gesunden operativen Faulheit. berlegen Sie sich vor jedem Schritt oder jeder Ttigkeit, ob wirklich Notwendigkeit besteht. Die zentrale Frage hier lautet: „Was passiert, wenn ich nichts unternehme, bzw. wenn ich nicht eingreife.

ZUM AUTOR
ber Dr. Karl de Molina
ThinkSimple
Dr. Karl de Molina ist Spezialist für Arbeitsproduktivität, Gründer von FTronik GmbH sowie Entwickler des TS-Index® und der ThinkSimple® Methode.
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81929 München

+49-89-93086-280
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