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SPASS bei der Planung - Ziele mit Projektmanagement leichter erreichen

(PM) , 05.04.2007 - Projekte kennen wir aus unserem Berufsalltag und sind meist vertraut damit, diese Schritt für Schritt auch zu einem guten Ergebnis zu führen. Geht es dagegen um Zeit- und letztendlich auch Zielplanung, haben wir zwar gelernt, lang-, mittel- und kurzfristig zu planen, an der konsequenten Umsetzung scheitern wir jedoch häufig. Weil wichtige Projekte sozusagen dazwischen kommen und schnell oberste Priorität haben oder dringende tägliche Arbeiten uns an der Umsetzung der Planung hindern. Betrachten wir auch unsere Ziele einmal als Projekte, können wir das bereits trainierte Wissen anwenden und mit SPASS zum Erfolg bringen. Viele Ziele sind groß und komplex und werden aus diesem Grund erst gar nicht angegangen. Jedes formulierte Ziel, ob groß oder klein, ist letztendlich aber nichts anderes als ein Projekt. Ein Projekt beschreibt die Erreichung eines Zielzustandes zu einem definierten Zeitpunkt mit definierten Kosten und einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern. Je nach Komplexität ist diese Zielerreichung eine große Aufgabe, die sich in viele Teil- und Einzelaufgaben zerlegen lässt. Diese Einzelaufgaben erledigen dann Menschen mit einem definierten Aufwand an Zeit und Geld. Für das persönliche Zielmanagement werden diese "Menschen" in der Regel wir selbst sein. Aber wir können hierbei schon überlegen, welche anderen Personen an diesem Ziel beteiligt sind oder sein sollten. Warum Projekte scheitern ... Die Summe der erledigten Einzelaufgaben ergibt den, als Projektziel definierten, Zielzustand. Je komplexer ein Projekt, desto größer der Aufwand. Wichtig ist hier aber, dass auch der Aufwand, ein Projekt (Ziel) zu planen, die Durchführung zu begleiten und den Erfolg zu messen, größer ist. Jeden Tag scheitern unzählige Projekte genau daran, dass nicht genügend Zeit für die Planung und Umsetzungsbegleitung angesetzt wird. Weitere Gründe für das Scheitern von Projekten sind: • Das Ziel ist nicht klar definiert. • Einzelaktivitäten werden nicht abgestimmt. • Verantwortlichkeiten sind unklar. • Aufgaben werden schlecht oder gar nicht durchgeführt. • Der Projektfortschritt wird nicht gemessen. ... und wie sie zum Erfolg führen Ein guter Projektmanager (Zielmanager) zeichnet sich dadurch aus, dass er sich auf die verschiedenen Erfolgsfaktoren eines Projektes konzentrieren kann und keinen aus den Augen lässt. Diese Faktoren sind: • Ziel (Was soll erreicht werden?) • Kosten (Wie viel darf es kosten, das Ziel zu erreichen?) • Zeit (Wie lange darf es dauern, das Ziel zu erreichen?) • Qualität (Wie gut sollen die einzelnen Teile des Ziels sein?) • Ressourcen (Welche Menschen/Hilfsmittel stehen zur Verfügung?) Fünf Projektphasen führen zum Ziel So unterschiedlich Projekte auch sein mögen, sie gleichen sich alle im grundsätzlichen Ablauf. Damit die Durchführung eines Projektes und somit das Erreichen eines Zieles auch gelingt, ist vor allem wichtig, dass es Spaß macht. Aus dem ZENBuddhismus kennen wir die Aussage "Der Weg ist das Ziel". Auf dem Weg zum Ziel, im Hier und Jetzt, sollten wir Spaß haben – umso schneller und leichter erreichen wir das Ziel. Also viel S Start P Planung A Ausführung S Steuerung S Schluss 1. Start In der Startphase eines Projektes wird der Grundstein für eine erfolgreiche Ausführung gelegt. Besprechen Sie persönliche Projekte mit Menschen, die davon betroffen sind (Familie, Mitarbeiter, ...) und binden Sie diese frühzeitig ein. Es gibt bekanntlich immer mehrere Wege zum Ziel. Denken Sie zu Beginn der Ausführung lange nach, welcher Weg der beste ist. Seien Sie kreativ! Bedenken Sie, dass eine Verdoppelung der Planungszeit die Halbierung der Ausführungszeit bedeutet. • Worum geht es überhaupt bei diesem Projekt? • Warum ist das Projekt in der gegenwärtigen Situation sinnvoll? • Ist es notwendig oder nur ein Wunsch? • Welches Problem liegt diesem Projekt zugrunde? (Existiert überhaupt ein Problem?) Dann blicken Sie in die Zukunft und beschreiben das Zielszenario: • Was wird sein, wenn dieses Projekt ein voller Erfolg geworden ist? • Was werden Sie sehen, fühlen und hören? • Wie werden andere Menschen reagieren? Diese Ausführungen helfen Ihnen, das Projektziel mit anderen Menschen zu teilen. Beantworten Sie außerdem folgende 7 W-Fragen: • Was ist der Name des Projekts? • Wann wird es starten und zu Ende sein? • Wie werde ich es planen? • Worum geht es in diesem Projekt? • Warum ist dieses Projekt notwendig (Probleme/Möglichkeiten)? • Welches Ziel wird mit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes erreicht? 2. Planung In dieser Phase geht es darum, die Priorität der Aufgaben festzulegen und diese eventuell zu delegieren. Delegierte Aufgaben sind bei privaten Projekten eher selten, aber manchmal planen Sie auch Ziele für eine Gruppe von Menschen. Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Aufgaben mit Synergie effektiv zu erledigen. Planung heißt, die Zukunft im Geiste vorwegzunehmen. Bei der Planung ist es wichtig, große Projekte in einzelne, gut definierte Teilprojekte zu zerlegen, die ihrerseits wieder aus einzelnen ausführbaren Aktivitäten bestehen. Bei kleineren Projekten kann die Gruppierung in Teilprojekte weggelassen werden, und Sie definieren die Liste mit einzelnen Aktivitäten, die zu der Fertigstellung des Projektes notwendig sind. 3. Ausführung Jede Phase eines SPASS-Projektes ist bedeutsam, aber die wohl wichtigste ist die Phase der Ausführung. Mit der Ausführung wird die eigentliche Projektarbeit, die Arbeit für das Ziel, erledigt. Es gehört zu der persönlichen Effektivität, dass wir während des gesamten Projektes ein ganz deutliches Bild von den Prioritäten und den Abläufen haben. Eine derartige Aufteilung der Aufgaben hilft uns auch, unsere Energie auf die im Augenblick wichtigen Aktivitäten zu konzentrieren. Bei der Ausführung müssen Sie präsent sein, d.h. sich auf die Aufgabe 100%ig konzentrieren. Jede Unachtsamkeit und jeder Fehler kosten Zeit. 4. Steuerung Diese Phase kommt nicht nach der Ausführung, sondern ist sehr eng damit verbunden. Auch beim Projektmanagement gilt das Motto, dass Sie nur managen können, was Sie auch messen können. Gleiches gilt für die Verfolgung von Zielen. Oft können äußere Einflüsse dazu führen, dass es zu Abweichungen kommt, auf die wir reagieren müssen. Es liegt dann an Ihnen, Gegenmaßnahmen zu ergreifen, um diese Abweichung möglichst schnell zu beseitigen oder zu Ihrem Vorteil nutzen zu können. Die Steuerungsphase hat viel mit der Darstellung einzelner Projekterfolge und mit den daraus folgenden notwendigen Maßnahmen zu tun. Es kann sein, dass Aktivitäten hervorragend erledigt wurden und Sie nur einen Haken zu machen brauchen. Es kann aber auch sein, dass es Schwierigkeiten bei der Ausführung gibt. Bei der Steuerung geht es nicht um die eigene Schuld und widrige Umgebungsbedingungen, sondern nur um Lösungen. Auch ist es wichtig, sicher zu stellen, dass Fehler oder mangelhafte Leistungen nicht noch weitere Aktivitäten negativ beeinflussen. Sie müssen die Übersicht behalten. Um dies zu gewährleisten, ist es sinnvoll, regelmäßig einen Projektstatus zu erheben. Je nach Projekt und Ziel kann das täglich, wöchentlich, monatlich oder auch jährlich sein. In diesen Projektstatus geht Ihre Feststellung im Hinblick auf das Ziel und den Ist-Zustand ein. Schreiben Sie diese Betrachtung auf. Folgende Elemente kann diese Betrachtung beinhalten: • Berichtszeitraum • Geplante Aktivitäten / Meilensteine in diesem Zeitraum • Durchgeführte Aktivitäten / erreichte Meilensteine • Besondere Ereignisse • Einfluss der kritischen Erfolgsfaktoren • Abweichung von der Planung (Zeit, Kosten, Qualität) • Nächste Schritte (um Abweichungen zu begegnen) 5. Schluss Dokumentieren Sie das Ergebnis mit einem kleinen Bericht oder Brief an sich selbst. Schreiben Sie auf, was Ihnen geholfen hat, so dass Sie die Erfahrungen für andere Projekte verwenden können. Und vor allem: Feiern Sie! Viel Spaß!
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