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SPASS bei der Planung - Ziele mit Projektmanagement leichter erreichen

(PM) , 05.04.2007 - Projekte kennen wir aus unserem Berufsalltag und sind meist vertraut damit, diese Schritt fr Schritt auch zu einem guten Ergebnis zu fhren. Geht es dagegen um Zeit- und letztendlich auch Zielplanung, haben wir zwar gelernt, lang-, mittel- und kurzfristig zu planen, an der konsequenten Umsetzung scheitern wir jedoch hufig. Weil wichtige Projekte sozusagen dazwischen kommen und schnell oberste Prioritt haben oder dringende tgliche Arbeiten uns an der Umsetzung der Planung hindern. Betrachten wir auch unsere Ziele einmal als Projekte, knnen wir das bereits trainierte Wissen anwenden und mit SPASS zum Erfolg bringen. Viele Ziele sind gro und komplex und werden aus diesem Grund erst gar nicht angegangen. Jedes formulierte Ziel, ob gro oder klein, ist letztendlich aber nichts anderes als ein Projekt. Ein Projekt beschreibt die Erreichung eines Zielzustandes zu einem definierten Zeitpunkt mit definierten Kosten und einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern. Je nach Komplexitt ist diese Zielerreichung eine groe Aufgabe, die sich in viele Teil- und Einzelaufgaben zerlegen lsst. Diese Einzelaufgaben erledigen dann Menschen mit einem definierten Aufwand an Zeit und Geld. Fr das persnliche Zielmanagement werden diese "Menschen" in der Regel wir selbst sein. Aber wir knnen hierbei schon berlegen, welche anderen Personen an diesem Ziel beteiligt sind oder sein sollten. Warum Projekte scheitern ... Die Summe der erledigten Einzelaufgaben ergibt den, als Projektziel definierten, Zielzustand. Je komplexer ein Projekt, desto grer der Aufwand. Wichtig ist hier aber, dass auch der Aufwand, ein Projekt (Ziel) zu planen, die Durchfhrung zu begleiten und den Erfolg zu messen, grer ist. Jeden Tag scheitern unzhlige Projekte genau daran, dass nicht gengend Zeit fr die Planung und Umsetzungsbegleitung angesetzt wird. Weitere Grnde fr das Scheitern von Projekten sind: • Das Ziel ist nicht klar definiert. • Einzelaktivitten werden nicht abgestimmt. • Verantwortlichkeiten sind unklar. • Aufgaben werden schlecht oder gar nicht durchgefhrt. • Der Projektfortschritt wird nicht gemessen. ... und wie sie zum Erfolg fhren Ein guter Projektmanager (Zielmanager) zeichnet sich dadurch aus, dass er sich auf die verschiedenen Erfolgsfaktoren eines Projektes konzentrieren kann und keinen aus den Augen lsst. Diese Faktoren sind: • Ziel (Was soll erreicht werden?) • Kosten (Wie viel darf es kosten, das Ziel zu erreichen?) • Zeit (Wie lange darf es dauern, das Ziel zu erreichen?) • Qualitt (Wie gut sollen die einzelnen Teile des Ziels sein?) • Ressourcen (Welche Menschen/Hilfsmittel stehen zur Verfgung?) Fnf Projektphasen fhren zum Ziel So unterschiedlich Projekte auch sein mgen, sie gleichen sich alle im grundstzlichen Ablauf. Damit die Durchfhrung eines Projektes und somit das Erreichen eines Zieles auch gelingt, ist vor allem wichtig, dass es Spa macht. Aus dem ZENBuddhismus kennen wir die Aussage "Der Weg ist das Ziel". Auf dem Weg zum Ziel, im Hier und Jetzt, sollten wir Spa haben – umso schneller und leichter erreichen wir das Ziel. Also viel S Start P Planung A Ausfhrung S Steuerung S Schluss 1. Start In der Startphase eines Projektes wird der Grundstein fr eine erfolgreiche Ausfhrung gelegt. Besprechen Sie persnliche Projekte mit Menschen, die davon betroffen sind (Familie, Mitarbeiter, ...) und binden Sie diese frhzeitig ein. Es gibt bekanntlich immer mehrere Wege zum Ziel. Denken Sie zu Beginn der Ausfhrung lange nach, welcher Weg der beste ist. Seien Sie kreativ! Bedenken Sie, dass eine Verdoppelung der Planungszeit die Halbierung der Ausfhrungszeit bedeutet. • Worum geht es berhaupt bei diesem Projekt? • Warum ist das Projekt in der gegenwrtigen Situation sinnvoll? • Ist es notwendig oder nur ein Wunsch? • Welches Problem liegt diesem Projekt zugrunde? (Existiert berhaupt ein Problem?) Dann blicken Sie in die Zukunft und beschreiben das Zielszenario: • Was wird sein, wenn dieses Projekt ein voller Erfolg geworden ist? • Was werden Sie sehen, fhlen und hren? • Wie werden andere Menschen reagieren? Diese Ausfhrungen helfen Ihnen, das Projektziel mit anderen Menschen zu teilen. Beantworten Sie auerdem folgende 7 W-Fragen: • Was ist der Name des Projekts? • Wann wird es starten und zu Ende sein? • Wie werde ich es planen? • Worum geht es in diesem Projekt? • Warum ist dieses Projekt notwendig (Probleme/Mglichkeiten)? • Welches Ziel wird mit dem erfolgreichen Abschluss des Projektes erreicht? 2. Planung In dieser Phase geht es darum, die Prioritt der Aufgaben festzulegen und diese eventuell zu delegieren. Delegierte Aufgaben sind bei privaten Projekten eher selten, aber manchmal planen Sie auch Ziele fr eine Gruppe von Menschen. Es gibt eine Vielzahl von Mglichkeiten, Aufgaben mit Synergie effektiv zu erledigen. Planung heit, die Zukunft im Geiste vorwegzunehmen. Bei der Planung ist es wichtig, groe Projekte in einzelne, gut definierte Teilprojekte zu zerlegen, die ihrerseits wieder aus einzelnen ausfhrbaren Aktivitten bestehen. Bei kleineren Projekten kann die Gruppierung in Teilprojekte weggelassen werden, und Sie definieren die Liste mit einzelnen Aktivitten, die zu der Fertigstellung des Projektes notwendig sind. 3. Ausfhrung Jede Phase eines SPASS-Projektes ist bedeutsam, aber die wohl wichtigste ist die Phase der Ausfhrung. Mit der Ausfhrung wird die eigentliche Projektarbeit, die Arbeit fr das Ziel, erledigt. Es gehrt zu der persnlichen Effektivitt, dass wir whrend des gesamten Projektes ein ganz deutliches Bild von den Prioritten und den Ablufen haben. Eine derartige Aufteilung der Aufgaben hilft uns auch, unsere Energie auf die im Augenblick wichtigen Aktivitten zu konzentrieren. Bei der Ausfhrung mssen Sie prsent sein, d.h. sich auf die Aufgabe 100%ig konzentrieren. Jede Unachtsamkeit und jeder Fehler kosten Zeit. 4. Steuerung Diese Phase kommt nicht nach der Ausfhrung, sondern ist sehr eng damit verbunden. Auch beim Projektmanagement gilt das Motto, dass Sie nur managen knnen, was Sie auch messen knnen. Gleiches gilt fr die Verfolgung von Zielen. Oft knnen uere Einflsse dazu fhren, dass es zu Abweichungen kommt, auf die wir reagieren mssen. Es liegt dann an Ihnen, Gegenmanahmen zu ergreifen, um diese Abweichung mglichst schnell zu beseitigen oder zu Ihrem Vorteil nutzen zu knnen. Die Steuerungsphase hat viel mit der Darstellung einzelner Projekterfolge und mit den daraus folgenden notwendigen Manahmen zu tun. Es kann sein, dass Aktivitten hervorragend erledigt wurden und Sie nur einen Haken zu machen brauchen. Es kann aber auch sein, dass es Schwierigkeiten bei der Ausfhrung gibt. Bei der Steuerung geht es nicht um die eigene Schuld und widrige Umgebungsbedingungen, sondern nur um Lsungen. Auch ist es wichtig, sicher zu stellen, dass Fehler oder mangelhafte Leistungen nicht noch weitere Aktivitten negativ beeinflussen. Sie mssen die bersicht behalten. Um dies zu gewhrleisten, ist es sinnvoll, regelmig einen Projektstatus zu erheben. Je nach Projekt und Ziel kann das tglich, wchentlich, monatlich oder auch jhrlich sein. In diesen Projektstatus geht Ihre Feststellung im Hinblick auf das Ziel und den Ist-Zustand ein. Schreiben Sie diese Betrachtung auf. Folgende Elemente kann diese Betrachtung beinhalten: • Berichtszeitraum • Geplante Aktivitten / Meilensteine in diesem Zeitraum • Durchgefhrte Aktivitten / erreichte Meilensteine • Besondere Ereignisse • Einfluss der kritischen Erfolgsfaktoren • Abweichung von der Planung (Zeit, Kosten, Qualitt) • Nchste Schritte (um Abweichungen zu begegnen) 5. Schluss Dokumentieren Sie das Ergebnis mit einem kleinen Bericht oder Brief an sich selbst. Schreiben Sie auf, was Ihnen geholfen hat, so dass Sie die Erfahrungen fr andere Projekte verwenden knnen. Und vor allem: Feiern Sie! Viel Spa!
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