(PM) Offenbach am Main, 14.06.2011 - Für große Mitgliederorganisationen und Vereine ist das Lastschrifteinzugsverfahren das Verfahren der Wahlt, wenn es um die Beitragseinziehung geht. Das Verfahren spart erheblich Zeit und Geld im Vergleich zum Versand von Beitragsrechnungen und der Überprüfung der Zahlungseingänge.

Dennoch gibt es auch hier einen Haken: weist das Konto des Mitgliedes zum Zeitpunkt des Beitragseinzugs nicht die erforderliche Deckung auf oder liegen andere Gründe vor, die den Einzug verhindern, so kommt es zu einer Rücklastschrift. Diese muss erkannt, einem Konto und somit einem Mitglied zugewiesen werden und der Beitrag erneut dem Mitglied in Rechnung gestellt werden. Bei einer Anzahl an Mitgliedern die mehrere Hundert umfasst, ist das schon ein kritischer Faktor in der Finanzbuchhaltung.

Hier bietet die K2C Mitgliederverwaltung mitAX Unterstützung. Wenn ein Kontoauszug als Datei ins System importiert wird, wird automatisch auf Rücklastschrift geprüft. Welche Fälle sind hier zu unterscheiden?

Wird der Bankauszug eingelesen in die Mitgliederverwaltung, so werden die identifizierten Rücklastschriften direkt mit dem Mitgliedskonto in Verbindung gebracht, die ursprünglichen Belege wiedereröffnet, der Debitor für alle weiteren Buchungen gesperrt. Diese Sperre kann nur manuell gelöst werden, nachdem ein Sachbearbeiter entschieden hat, wie mit diesem Mitglied bzw. Debitoren verfahren werden soll. Es kann ja der Fall sein, dass dieses Mitglied schon häufiger Rücklastschriften verursacht hat und somit einiges an administrativem Mehraufwand.

Rücklastschriften, die nicht mit einem konkreten Mitglied in Verbindung gebracht werden können, erhalten in der Bildschirmmaske „Erfassung“ ein Kennzeichen. Hier weiß der Sachbearbeiter, dass er sich die Mühe machen muss, das Mitglied zu suchen.

Warum kann die K2C- Mitgliederverwaltung mitAX nicht alle Rücklastschriften identifizieren? Das hängt einfach von den Angaben ab, die von der Bank geliefert werden und manchmal fehlen einige der notwendigen Angaben für eine einwandfreie Identifizierung. Je besser also die Bank informiert, desto einfacher wird es für den Sachbearbeiter.

Alles in allem nimmt dieses Feature dem Sachbearbeiter sehr viel zeitaufwändige Arbeit ab und unterstützt den Aspekt effizienter Kontrolle im Hinblick auf die Qualität der Mitglieder.

Mehr zum Verfahren bzw. zur K2C-Mitgliederverwaltung mitAX findet sich unter www.k2-consult.de/erp_axapta_sap/loesungen_beratung/58.html