(PM) Offenbach am Main, 16.06.2011 - Für die Einziehung von Versicherungsbeiträgen wird gerne auf das Lastschriftverfahren zurückgegriffen. Gerade für Versicherungsmakler und Maklerorganisationen mit einer großen Anzahl an Verträgen oder betreuten VN/Clienten ist diese automatisierte Form des Beitragseinzugs sehr wichtig, was aber wenn ein Kunde gerade zum Zeitpunkt der Beitragseinziehung nicht genügend Deckung auf seinem Konto aufweist ?

Für Makler und Maklerorganisationen ist das Lastschrifteinzugsverfahren das Verfahren der Wahl, wenn es um die Beitragseinziehung geht. Das Verfahren spart erheblich Zeit und Geld im Vergleich zum Versand von Beitragsrechnungen und der Überprüfung der Zahlungseingänge.

Dennoch gibt es auch hier einen Haken: weist das Konto des Versicherungsnehmers zum Zeitpunkt des Beitragseinzugs nicht die erforderliche Deckung auf oder liegen andere Gründe vor, die den Einzug verhindern, so kommt es zu einer Rücklastschrift. Diese muss erkannt, einem Konto und somit einem Versicherungsnehmer zugewiesen werden und der Beitrag erneut dem VN in Rechnung gestellt werden. Bei einer Anzahl an VN und Verträgen, die mehrere Hundert umfasst, ist das schon ein kritischer Faktor in der Finanzbuchhaltung.

Hier bietet das Maklerverwaltungsprogramm GIN-AX Unterstützung. Wenn ein Kontoauszug als Datei ins System importiert wird, wird automatisch auf Rücklastschrift geprüft. Welche Fälle sind hier zu unterscheiden?

Wird der Bankauszug in das Maklersystem eingelesen, so werden die identifizierten Rücklastschriften direkt mit dem Konto des Versicherungsnehmers in Verbindung gebracht, die ursprünglichen Belege wiedereröffnet, der Debitor für alle weiteren Buchungen gesperrt und Gebühren, die aus dem Rücklastschriftverfahren entstanden sind, werden weiter belastet. Diese Sperre kann nur manuell gelöst werden, nachdem ein Sachbearbeiter entschieden hat, wie mit diesem VN bzw. Debitoren verfahren werden soll. Es kann ja der Fall sein, dass hier schon häufiger Rücklastschriften verursacht wurden und somit einiges an administrativem Mehraufwand.

Rücklastschriften, die nicht mit einem konkreten Versicherungsnehmer in Verbindung gebracht werden können, erhalten in der Bildschirmmaske „Erfassung“ ein Kennzeichen. Hier weiß der Sachbearbeiter, dass er sich die Mühe machen muss, diesen VN zu suchen. Auch hier sind die Gebühren aus dem Verfahren schon ausgewiesen und können dem VN weiter belastet werden.

Warum kann das Maklerverwaltungsprogramm GIN-AX nicht alle Rücklastschriften identifizieren? Das hängt einfach von den Angaben ab, die von der Bank geliefert werden und manchmal fehlen einige der notwendigen Angaben für eine einwandfreie Identifizierung. Je besser also die Bank informiert, desto einfacher wird es für den Sachbearbeiter.

Alles in allem nimmt dieses Feature dem Sachbearbeiter sehr viel zeitaufwändige Arbeit ab und unterstützt den Aspekt effizienter Kontrolle im Hinblick auf die Qualität der Mitglieder.

Weitere Informationen zum Verfahren bzw. zum Maklerverwaltungsprogramm GIN-AX finden Interessierte unter www.k2-consult.de/erp_axapta_sap/loesungen_beratung/17.html