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Risiken senken und Zeit sparen dank professioneller E-Mail-Archivierung

(PM) Mnchen, 15.06.2011 - Tglich 150 bis 200 Mails befinden sich im Postfach: Kein Wunder, dass Mitarbeiter Nachrichten lschen, wenn ein Vorgang abgeschlossen scheint. Doch bei einer Auseinandersetzung mit einem Kunden kann es teuer werden, wenn sich der entsprechende E-Mail-Verkehr zu einem Groauftrag nicht mehr finden lsst. Sind steuerlich und geschftlich relevante E-Mails gelscht, verstt dies zudem gegen die gesetzlich vorgeschriebene Pflicht sie revisionssicher zwischen sechs und zehn Jahre aufzubewahren. Ein professionelles und sicheres E-Mail-Archivierungssystem wie der Mailofant der SpaceNet AG hilft Unternehmen Zeit fr sinnlose E-Mail-Suche, rger und finanziellen Schaden zu ersparen.

Ein zentrales Mailarchiv erleichtert den tglichen Umgang mit der E-Mail-Flut, hilft Informationen und Wissen besser zu sichern und entlastet die eigenen Mitarbeiter. Eine Mglichkeit ist ein unternehmenseigenes Archivierungssystem. Das ist jedoch schnell sehr zeit- und kostenintensiv. Folgekosten fr Wartung und weitere Server sind nur schwer abzuschtzen. Weniger aufwndig und gnstiger ist es, die Mailarchivierung auszulagern. Bei einer Lsung wie dem Mailofant der SpaceNet AG speichert das E-Mail-Archiv automatisch alle gesendeten und empfangenen Mails in zwei sicheren, nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. E-Mail-Programm und -server bleiben leistungsfhig, da der eigene Mailserver von Spam und Viren gar nicht erst belastet wird.

Der Mailofant spart den Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit, da sie nicht entscheiden mssen, welche Mails steuerlich oder geschftlich relevant sind. Unternehmen erfllen mit einem revisionssicheren, d.h. lckenlosen und unvernderbaren Mailarchiv die Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundstze ordnungsmiger Buchfhrung (GoBS). Gelassen knnen sie Betriebsprfungen entgegensehen. „Aus unserer Erfahrung werden in Konflikten mit Lieferanten oder Kunden oftmals erst Jahre spter E-Mails relevant, die zuvor nicht als archivierungswrdig eingestuft worden waren“, sagt Andreas Berger, Leiter Controlling des Internetproviders SpaceNet AG. „Wer seine E-Mail-Korrespondenz lckenlos dokumentieren und zudem beweisen kann, dass sie nicht nachtrglich manipuliert wurde, ist klar im Vorteil. Fr Gegner wird es so schwer, die Zuverlssigkeit der Archivierung in einem Rechtsstreit infrage zu stellen.“

Mit Hilfe einer intelligenten Volltext-Suchfunktion lassen sich Mails, abhngig von der Gre des Archivs, in Sekunden wiederfinden. Die Vergabe von Schlagworten oder eine Ordnerstruktur sind nicht notwendig. Erst jngst hat eine IBM-Studie1 ergeben, dass Mitarbeiter in ihrem unsortierten Posteingang mit der Suchfunktion Mails viel schneller wiederfinden knnen als eine Vergleichsgruppe per Hand in Unterordnern ihres Posteingangs. Mitarbeiter greifen auf ihre archivierten Mails ber eine Weboberflche oder ber einen individuellen Archivordner zu. Fr den Mitarbeiter sieht das Archiv seiner eigenen Nachrichten aus wie ein gewhnlicher Ordner in seiner bekannten Mailanwendung, nur mit dem Unterschied, dass er das Archiv nicht verndern kann. Verwendet wird dafr das IMAP Protokoll. Die Zugriffsrechte jedes Mitarbeiters umfassen dabei nur die selbst versendeten sowie die direkt und in Kopie (CC) empfangenen Nachrichten. Steht eine Betriebsprfung bevor, knnen die Daten mit wenigen Klicks auch bei Bedarf extrahiert werden, um sie beispielsweise auf eine CD auszulagern. „Grundstzlich spart eine professionelle Archivierungslsung viel Zeit und Nerven und das stndige, kostenintensive Aufstocken der Serverkapazitten entfllt“, sagt Andreas Berger. „Schon eine einzige wiederauffindbare E-Mail kann greren Schaden vom Unternehmen abwenden.“

1) “Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding” von Steve Whittaker, Tara Matthews, Julian Cerruti, Hernan Badenes, John Tang; IBM Research – Almaden, San Jose, California, USA
(people.ucsc.edu/~swhittak/papers/chi2011_refinding_email_camera_ready.pdf)

Praxistipps zum Thema E-Mail-Archivierung: www.space.net/expertenwissen
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