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Fachartikel, 16.07.2007
Rechtssichere E-Mail-Archivierung – Teil 1
Einführung und Rechtsvorschriften
Für viele Unternehmen ist das E-Mail im Geschäftsalltag inzwischen unverzichtbar. Angefangen von der Angebotserstellung, dem Service-Management und Bestellwesen bis hin zur Rechnungsstellung werden immer mehr Geschäftsprozesse per E-Mail abgewickelt. Weit reichender Vorgaben des Gesetzgebers im Hinblick auf die Archivierung und den Datenschutz stellen die Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen. Lesen Sie in diesem zweiteiligen Beitrag zu den rechtlichen Rahmenbedingungen der E-Mail-Archivierung und wie Unternehmen diesen rechtlich, organisatorisch und technisch Rechnung tragen können.
Die Unternehmenskommunikation nach innen und nach auen wird immer mehr vom E-Mail abhngig. Die Anzahl der Geschftsprozesse, die mit dem E-Mail abgebildet werden, steigt immer weiter an. Schtzungen zufolge wird bei manchen mittelstndischen Unternehmen und Konzernen 60 -70 Prozent der Kommunikation inzwischen via E-Mail abgewickelt. Das E-Mail ist allgegenwrtig und findet unter anderem in folgenden Bereichen seinen Einsatz:
  • Logistik,
  • Marketing,
  • Produktion,
  • Kommunikation mit Lieferanten und Abnehmern,
  • Bestellwesen
  • Vertrieb und Auftragsabwicklung
  • Rechnungsstellung
  • firmeninterne Kommunikation (Mitarbeiter)

Abseits der vielfltigen Vorteile der E-Mail-Kommunikation wie beispielsweise

  • einfache Handhabung und leichte erlernbar
  • Schnelligkeit
  • hohe Flexibilitt
  • zeitliche und rtliche Unabhngigkeit
  • hohe Zeit- und Kosteneinsparungspotentiale

hat die enge Verzahnung von unternehmerischem Handeln und dem Einsatz von Informationstechnologie hat auch ihre Kehrseite. So verursacht das Phnomen „Spam“ im System der weltweiten E-Mail-Kommunikation einen erheblichen Schaden, Hinzukommen der enorme Zeitaufwand, den jeder Bearbeiter aufbringen muss, um Spam-Mail von geschftsrelevanten Mails zu unterscheiden und, nicht zu vergessen, hohe Sicherheitsrisiken durch Viren, Trojaner und Hacker, die sogar unter gewissen Umstnden existenzbedrohend sein knnen.

Weiterhin sehen sich die Unternehmen, speziell IT-Verantwortliche, durch die gewaltige Zunahme des E-Mail-Aufkommens noch mit einer ganz anderen Herausforderung konfrontiert, nmlich den Ordnungs- bzw. Speicherproblemen. Die Frage lautet:

  • Wie behlt man den berblick?
  • Wie begegnet man berquellenden Mailordnern?
  • Welche E-Mails drfen gelscht werden und welche nicht?
  • Auf welche Art und Weise sollte man E-Mails speichern?
  • Wie lange hat man E-Mails zu speichern?

Eine einfache Modellrechnung, abgebildet auf den tecchchannel-Seiten, zeigt, mit welchen gigantischen Datenmengen es schon ein mittelgroes 500-Mann-Unternehmen zu tun bekommen kann. So sei es nicht einmal abwegig, dass hierbei in einem Jahr rund 107 TByte an Daten zusammen kommen knnen.

Am schwersten wiegt fr viele Unternehmen jedoch eine andere Frage: Was ist, wenn irgendwann einmal das E-Mail ausfllt? So gut wie in allen Fllen haben ernst zu nehmende Ausflle oder Strungen der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur direkte Auswirkungen auf den jeweiligen unternehmerischen Erfolg. Lie sich beispielsweise in den 80er-Jahren ein Komplettausfall der IT-Umgebung noch halbwegs verkraften, so kann derselbe Ausfall heutzutage schnell existenzbedrohende Zge annehmen. So sei an dieser Stelle etwa eine Studie des Marktforschungsinstitut „Meta Group“ zitiert welche zu dem Ergebnis kam, dass ein zehntgiger Ausfall von IT-Schlsselsystemen mit einer Wahrscheinlichkeit von 50 Prozent zum Einstellen des Betriebs in den kommenden fnf Jahren fhrt.

Immer komplexer werdende rechtliche Anforderungen

Gerade angesichts der Relevanz der E-Mail in der Geschftskorrespondenz ist es kein Wunder, dass gesetzliche wie auch behrdlichen Regelungsrahmen hinsichtlich des Umgangs mit E-Mails (und damit einhergehend die organisatorischen und technischen Herausforderungen) immer weitere Ausmae annehmen.

So ist etwa am 01.01.2007 das "Gesetz ber elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister" (EHUG) in Kraft getreten. Dieses bringt unter anderem fr die im Handelsregister eingetragenen Unternehmen die Neuerung mit sich, dass diese nun auch bei ihrer via E-Mail oder via Fax gefhrten Korrespondenz bestimmte formale Anforderungen einhalten mssen, die bisher nur fr gedruckte Geschftsbriefe galten. Die IT-Recht Kanzlei bietet unter www.it-recht-kanzlei.de einen kostenlosen Pflichtangaben-Assistenten an, der die geforderten Angaben je nach Rechtsform online generiert - versehen mit ntzlichen Hinweisen.

In diesem Zusammenhang hat es sich der Gesetzgeber auch zum Ziel gesetzt, mittels einer ganzen Reihe von gesetzlichen Bestimmungen einen rechtlich verbindlichen Verhaltenskodex (s. dazu unten unter Abschnitt III) zu schaffen, um den Unternehmer zu einem gewissenhaften Risikomanagement, also dem planvollen Umgang mit unternehmerischen Risiken zu „erziehen“. Zwar markiert das Thema „E-Mail-Archivierung“ im Hinblick auf das IT-Risikomanagement nur einen Teilaspekt, der aber dennoch in den letzten Jahren hohe Wellen geschlagen hat. So verlangt das Gesetz bereits seit ein paar Jahren von Kaufleuten, dass E-Mails, die in Bezug zu Rechtsgeschften stehen oder sonst wie steuerrechtlich relevant sind, nach handelsrechtlichen sowie steuerrechtlichen Anforderungen mehrere Jahre ordnungsgem zu archivieren sind.
Das Ziel dieses Beitrags und insbesondere der folgenden Abschnitte ist es nun, die E-Mail Archivierungspflicht (die eben als Teil eines wirkungsvollen Risikomanagements verstanden werden muss) rechtlich nher zu beleuchten.

Rechtliches Problembewusstsein

Die E-Mail wird vielfach in ihrer rechtlichen Bedeutung vollkommen unterschtzt bzw. oft als relativ unverbindlich eingeschtzt. Dies vllig zu Unrecht, da die in einer E-Mail enthaltene Erklrung bzw. Information absolut rechtsrelevant ist und im Geschftsverkehr im Prinzip dieselbe rechtliche Bedeutung zukommt wie ihr Pendant in Papierform. Vor diesem Hintergrund ist es auch keineswegs nachvollziehbar, dass bislang nur relativ wenige Unternehmen das Kommunikationsmedium E-Mail wirklich beherrschen – gerade in rechtlicher Hinsicht. Oftmals sind es die Firmenmitarbeiter, die fr den Inhalt und die Verwertung der ausgetauschten Nachrichte zustndig sind, whrend die Unternehmen sich damit begngen, eine stabile und kosteneffiziente Telekommunikationsinfrastruktur bereit zustellen. Fragen der unternehmensgesteuerten Archivierung des eigenen E-Mailverkehrs kommen dabei oftmals zu kurz.

Nur, diese Nachlssigkeit kann schnell nach hinten losgehen wie etwa ein aktuelles Fallbeispiel aus den USA zeigt. So wurde einem deutschen Unternehmen, nmlich die Deutsche Bank, Ende 2002 durch die US-Brsenaufsicht SEC eine Strafzahlung in Hhe von 1,65 Millionen US-Dollar auferlegt. Hintergrund: Anlageberater des Unternehmens hatten (entgegen den unternehmenseigenen Vorgaben) E-Mails nur so unzureichend gespeichert, dass dadurch Ermittlungsverfahren zu bestimmten umstrittenen Anlageempfehlungen erschwert bzw. vereitelt worden sind. Zwar ist dem Autor dieses Beitrags noch kein vergleichbarer Fall in Deutschland bekannt geworden. Nur, auch in Deutschland ist die Palette mglicher Sanktionen bei einer nur mangelhaften E-Mail Archivierung durchaus beeindruckend:

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Verletzung der Buchfhrung
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So kann etwa eine mangelhafte E-Mail Archivierung als Verletzung handelsrechtlicher Buchfhrung gewertet werden und wegen der Mageblichkeit zugleich eine Verletzung der steuerrechtlichen Buchfhrungspflicht gleichkommen. Da wiederum Mngel der Buchfhrung die steuerrechtliche Beweiskraft der Bcher beeintrchtigt, wre die Finanzverwaltung in diesem Fall berechtigt, den steuerlichen Gewinn nach 162 II AO zu schtzen. Zudem knnte die Finanzverwaltung die Buchfhrungspflicht durch ein Zwangsgeld erwirken ( 238 I AO).

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Straftat
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Abgesehen von steuerrechtlichen Sanktionen kann die Verletzung der E-Mail Archivierungspflicht auch strafbar sein, etwa wenn durch eine unzureichende oder gar manipulative Archivierung von E-Mails das Unternehmen vorstzlich die bersicht ber dessen Vermgensstand erschwert mit dem Ziel, Vermgensbestandteile, die im Falle der Erffnung eines mglichen Insolvenzverfahrens zur Insolvenzmasse gehren, beiseite zu schaffen oder gar zu verheimlichen (vgl. 283 ff. StGB). Darber hinaus regelt 283b StGB, dass eine Verletzung der Buchfhrungspflicht mit Freiheitsstrafe bis zu zwei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft werden kann.

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Ordnungswidrigkeit
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Des weiteren kann eine vorstzliche oder leichtfertige Verletzung der Buchfhrungspflicht eine Ordnungswidrigkeit sein. Hier kme etwa eine Steuergefhrung gem 379 AO in Betracht (soweit nicht leichtfertige Steuerverkrzung gem 378 AO).

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Schadensersatz
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Auch sind zivilrechtliche Sanktionen denkbar, etwa dass die Verletzung der Buchfhrungspflicht den Vorstand oder Geschftsfhrer der jeweiligen Gesellschaft schadensersatzpflichtig nach 93 II AktG bzw. 43 II GmbHG macht. Zudem kann die mangelhafte Archivierung von E-Mails eines Unternehmens auch Schadensersatzansprche desjenigen Vertragpartners nach sich ziehen, etwa fr den Fall, dass vertrauliche fremde Informationen abhanden gekommen sind. Als Haftungsgrundlage kommen hierbei schuldrechtliche Schadensersatzansprche in Betracht, gem 280ff. BGB. Gerade in diesem Zusammenhang ist auch 241 Abs. 2 BGB zu beachten, wonach die Pflicht besteht, auf die Rechte, Rechtsgter und Interessen des Vertragspartners Rcksicht zu nehmen. Hierzu gehren insbesondere die Beachtung von Schutzpflichten, Aufklrungs- und Beratungspflichten.

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E-Mail als Beweis
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Darber hinaus wird immer wieder gerne bersehen, dass natrlich auch E-Mails bei gerichtlichen Streitigkeiten durchaus Bedeutung zukommen kann – und zwar im Rahmen der freien richterlichen Beweiswrdigung. (So lies etwa der Bundesgerichtshof Internet-Ausdrucke als Beweismittel im Strafverfahren wegen der Mitgliedschaft in einer terroristischen Vereinigung zu, vgl. 12.10.2001/Az. 1 BJs 79/00). Selbstverstndlich sind E-Mails dabei bei weitem nicht mit dem Beweiswert einer (zur Zeit noch kaum eingesetzten) qualifizierten elektronischen Signatur gleichzusetzen. Jedoch, bereits aus dem Grund, dass sich bei Unternehmen die E-Mail berwiegend als Standard-Kommunikationsmittel durchgesetzt hat, sind E-Mails hufig die einzige Mglichkeit, um etwa Absprachen zwischen den Streitparteien, vereinbarte Milestones von Projekten (sowie Verantwortlichkeitsverteilungen), Change Request, Dokumentationen von Geschftsvorfllen, Protokolle zu Meetings, Terminsverschiebungen etc. etc. nachweisen zu knnen. Schon aus diesem Grund tut jedes Unternehmen gut daran, elektronisch gespeicherte Mitteilungen revisionssicher und in einer Art und Weise zu speichern und zu indexieren, die den permanenten und schnellen Zugriff erlaubt („All-zeit-Verfgbarkeit“) und die Integritt der Daten gewhrleistet.

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Persnliche Haftung
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Im Aktiengesetz ist festgelegt, dass eine persnliche Haftung des Vorstand dann in Betracht kommt, wenn er Entwicklungen, die zuknftig ein Risiko fr das Unternehmen darstellen knnten (dazu gehrt eben auch die unterlassene Speicherung geschfts- oder steuerrechtlich relevanter Mails), nicht durch ein Risikomanagement berwacht und durch geeignete Manahmen vorbeugt ( 91 Abs. 2 und 93 Abs. 2 AktG). Nahezu dieselben Anforderungen gelten fr den Geschftsfhrer einer GmbH, der „die Sorgfalt eines ordentlichen Geschftsmannes“ auf zu bringen hat ( 43 Abs. 1 GmbHG). Diese, zugegebenermaen eher allgemein gehaltene Formulierung, beinhaltet in der rechtlichen Praxis ganz hnliche Folgerungen fr das Risikomanagement wie fr Vorstnde nach dem Aktiengesetz. Kommt die Geschftsfhrung oder der Vorstand – als Verantwortliche – der oben beschriebenen Pflicht zur Archivierung von E-Mails (als allgemeine Risikovorsorgepflicht) nicht nach und entsteht dadurch dem Unternehmen ein finanzieller Schaden, kann dies zu einer persnlichen Haftung der Mitglieder des Vorstands und der Geschftsfhrung unter Umstnden auch der Aufsichtsratmitglieder (116 AktG) fhren.

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Basel II
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Das Bundeskabinett verabschiedete Mitte Februar dieses Jahres den Gesetzesentwurf zur Umsetzung der Banken- und Kapitaladquanzrichtlinie, besser bekannt unter dem Namen "Basel II". Dies hat zur Folge, dass auch die Banken und Finanzinstitute in Deutschland ab 2007 gesetzlich verpflichtet sind, die Vorgaben des Basel II Abkommens umzusetzen und insbesondere eine individuelle Bonittseinschtzung des jeweiligen kreditsuchenden Unternehmen durchfhren. Mittels dieser Bonittseinschtzung kann sodann ermittelt werden, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass der Kredit an die Bank auch wieder zurckgezahlt wird („Ausfallrisiko“). Sollte dabei das Risiko eines Ausfalls als hoch eingestuft werden, wird sich die Bank dies bezahlen lassen indem sie die Bonitt des kreditsuchenden Unternehmens herabsetzt und nur ungnstige Kreditkonditionen weitergibt. Im schlechtesten Falle kommt es gar zu einer Weigerung einer Kreditgewhrung. Es ist selbstverstndlich, dass in diesem Zusammenhang ein besonderes Augenmerk auf das operationale Risiko "Risikomanagement" (und damit der E-Mail Archivierungspflicht) liegen muss. Bereits in der Einleitung dieses Beitrags wurde auf die fundamentale Bedeutung der IT-Infrastruktur fr ein jedes Unternehmen eingegangen, da sie in den meisten Fllen unternehmerisches Handeln berhaupt erst ermglicht. Fallen die IT- und damit auch Mailsysteme aus, sind in aller Regel die Unternehmen heutzutage nicht mehr handlungsfhig. Aus diesem Grund werden die Banken sehr genau prfen, ob der Kreditnehmer zumindest die Grundanforderungen zur IT-Risikomanagement durch die Einhaltung bestimmter Sicherheitsvorkehrungen getroffen hat, die ihn vor einem IT-Ausfall schtzen.

Rechtliche Rahmenbedingungen zur elektronischen Archivierung von E-Mails

Ein Gesetz, welches smtliche gesetzlichen Regelungen mit Bezug zur Archivierung von E-Mails zusammenfassen wrde gibt es nicht. Vielmehr hat man sich die entsprechenden Regelungen mhsam aus verschiedenen gesetzlichen Bestimmungen zusammenzusuchen. Dies wird wohl auch ein Grund mit dafr sein, dass sich viele Unternehmer noch immer nicht darber im Klaren sind, dass der Gesetzgeber sie in bestimmten Fllen konkret zur Errichtung einer effizienten und vor allem sicheren Archivierung von E-Mails verpflichtet hat. Nur wer einen berblick ber die relevanten Gesetze und Verordnungen hat und ein geeignetes Sicherheitskonzept verfolgt, kann sich hier vor rechtlichen Konsequenzen schtzen. Folgende rechtliche Vorgaben wren im Zusammenhang mit der E-Mail Archivierungspflicht beispielsweise zu nennen:

  • das Handelsgesetzbuch (HGB).
  • das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
  • das Telekommunikationsgesetz (TKB).
  • das Aktiengesetz (AG.)
  • das Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschrnkter Haftung (GmbHG).
  • Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KontraG).
  • die Abgabenordnung (AO).
  • die GDPdU (Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen.
  • vielfltige allgemeine kaufmnnische Sorgfaltspflicht etc.
  • Basel II.
  • der Sarbanes-Oxley Act (es gibt weltweit tausende von Compliance-Regeln).

Insbesondere aus dem HGB und der AO lassen sich in Deutschland zu Fragen der E-Mail Archivierung unmittelbare Handlungsverpflichtungen ableiten, wobei im Folgenden unterschieden werden soll zwischen der Aufbewahrung der ausgehenden elektronischen Mitteilungen (die „Ausgangspost“) sowie der eingehenden elektronischen Mitteilungen (die „Eingangspost“).

Archivierungsvorschriften fr ausgehende elektronische Post gem 238 Abs. 2 Handelsgesetzbuch (HGB)

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a. E-Mails, die als Handelsbriefe einzustufen sind, mssen archiviert werden
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In 238 Abs. 2 (HGB) schreibt der Gesetzgeber fr einen Kaufmann die Verpflichtung vor, eine Kopie der abgesendeten „Handelsbriefe“ zurckzubehalten bzw. sicher aufzubewahren (sei es in Papierform, als Grafik- oder auch Textdatei). Da man unter einem Handelsbrief je-des Schreiben versteht, welches „der Vorbereitung, den Abschluss, der Durchfhrung oder auch der Rckgngimachung eines Geschfts“ (vgl. Bonner Handbuch der Rechnungslegung, 257, Rn 34) dient, ist damit auch die gesamte in E-Mails gehaltene Geschftskorrespondenz eines Unternehmens betroffen. Dazu gehren etwa

  • Auftrge (auch nderungen und Ergnzungen)
  • Auftragsbesttigungen,
  • Versandanzeigen,
  • Frachtbriefe,
  • Lieferpapiere,
  • Reklamationsschreiben
  • Rechnungen und
  • Zahlungsbelege sowie
  • schriftlich gefasste Vertrge.

Nicht dazu gehren z.B.

  • unverbindliche Werbeschreiben,
  • simple Kontakt-E-Mails des Vertriebes etc.

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b. Adressat der Archivierungspflicht
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Die E-Mail Archivierungspflicht gilt dabei fr jeden Kaufmann (vgl. 1,2,3 HGB), Handelsgesellschaften, der eingetragenen Genossenschaft sowie den juristischen Personen i.S.d. 33 HGB. Dagegen gilt die E-Mail Archivierungspflicht nicht fr Nichtkaufleute, wie z.B. Kleingewerbetreibende und Freiberufler.

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c. Dauer der Archivierungspflicht
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Gem 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschftsbriefe einzustufenden E-Mails sechs Jahre aufzubewahren, sofern nicht in anderen Steuergesetzen krzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie fr eine begonnene Auenprfung, fr eine vorlufige Steuerfestsetzung nach 165 AO, fr anhngige steuerstraf- oder bugeldrechtliche Ermittlungen, fr ein schwebendes oder aufgrund einer Auenprfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begrndung von Antrgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.

Archivierungsvorschriften fr ausgehende elektronische Post gem 147 Abgabenordnung (AO)

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a. Sonstige E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug sind aufzubewahren
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Neben den Handels- oder auch Geschftsbriefen sind auch all diejenigen abgesandten E-Mails aufzubewahren, die in steuerrechtlicher Hinsicht von Bedeutung sind (vgl. 147 AO). Das knnen insbesondere E-Mails sein, die folgende Inhalte enthalten:

  • Bcher und Aufzeichnungen,
  • Inventare,
  • Jahresabschlsse,
  • Lageberichte,
  • die Erffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verstndnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen,
  • die empfangenen aber auch abgesandten Handels- oder Geschftsbriefe,
  • Buchungsbelege
  • sonstige Inhalte, fr die Besteuerung von Bedeutung sind.

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b. Art der Speicherung
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Mit Ausnahme der Jahresabschlsse sowie der Erffnungsbilanz ist es in rechtlicher Hinsicht laut 147 AO unproblematisch, die E-Mails auch als Wiedergabe auf einem Bildtrger (z.B. Fotokopien, Mikrofilme) oder auf anderen Datentrgern (z.B. Magnetbnder, Magnetplatten, Disketten) aufzubewahren, wenn dies den Grundstzen ordnungsmiger Buchfhrung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

  • mit den empfangenen Handels- oder Geschftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich bereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,
  • whrend der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfgbar sind, unverzglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden knnen.

brigens, wer aufzubewahrende steurrechtlich relevante E-Mails auf einem Bildtrger oder auf anderen Datentrgern vorlegt, ist gem. 147 V AO verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfgung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehrde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

Hinweis: Smtliche E-Mails, die steuerlich relevante Sachverhalte enthalten, sind in elektronischer sowie rechtssicherer Form aufzubewahren bzw. zu archivieren. Nach den vom Bundesfinanzministerium verffentlichten Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) reicht es keineswegs mehr aus,

  • die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften.
  • die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. pdf-Datei) zu archivieren.

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c. Dauer der Archivierungspflicht
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Gem 147 Abgabenordnung sind die als Handels- oder Geschftsbriefe einzustufende E-Mails sechs Jahre aufzubewahren. Sollten die E-Mails dagegen Buchungsbelege, Rechnungen, Bilanzen, Jahresabschlsse oder auch Lageberichte enthalten, betragen die Aufbewahrungsfristen 10 Jahre, sofern nicht in anderen Steuergesetzen krzere Aufbewahrungsfristen zugelassen sind. Nach Ablauf der Frist brauchen die Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn und soweit sie fr eine begonnene Auenprfung, fr eine vorlufige Steuerfestsetzung nach 165 AO, fr anhngige steuerstraf- oder bugeldrechtliche Ermittlungen, fr ein schwebendes oder aufgrund einer Auenprfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begrndung von Antrgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.

Archivierungsvorschriften fr eingehender elektronische Post

Hier spielt 257 HGB und auch wiederum 147 der AO eine Rolle, wonach jeder Kaufmann verpflichtet ist, empfangene Handelsbriefe in Form von E-Mails geordnet aufzubewahren (vgl. 257 I S. 2 HGB). Das Gesetz schreibt hierbei gem. 257 Abs. 4 HGB eine 6-jhrige Aufbewahrungspflicht vor wobei die Aufbewahrungsfrist gem. 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss des Kalenderjahres beginnt, in welchem die Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Nach Ablauf der 6 Jahre knnen die Handelsbriefe sodann in der Regel vernichtet werden.
147 AO sieht darber hinaus vor, dass sonstige E-Mails mit steuerrechtlichen Bezgen zu speichern sind. Hierzu kann vollumfnglich auf die obigen Ausfhrungen (unter Kapitel C, Absatz I, Nr. 2) verwiesen werden.

Hinweis: Smtliche E-Mails, die steuerlich relevante Sachverhalte enthalten, sind in elektronischer sowie rechtssicherer Form aufzubewahren bzw. zu archivieren. Nach den vom Bun-desfinanzministerium verffentlichten Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) reicht es keineswegs mehr aus,

  • die relevanten E-Mails einfach nur auszudrucken und abzuheften.
  • die relevanten E-Mails in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. pdf-Datei) zu archivieren.

Finden Sie im zweiten Teil Antwort auf die hufigsten Fragen im Zusammenhang mit der E-Mail-Archivierung.

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ber Max Lion Keller
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Max Lion Keller ist Rechtsanwalt bei der IT-Recht-Kanzlei in München. Seine Tätigkeitsschwerpunkte umfassen den gewerblichen Rechtsschutz, das Softwarelizenzrecht sowie die Themen IT-Security und E-Commerce. Die Münchner IT-Recht ...
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