(PM) , 11.11.2008 - Egal ob der Messestand der Siemens AG, die Kuh „Paula“ von Dr. Oetker oder das Tageszentrum der Zürich Versicherungs-Gesellschaft – wenn es darum geht Unternehmen ins rechte Licht zu rücken ist das Team von Triad Berlin sofort zur Stelle. Damit man bei großen Projekten nicht den Überblick verliert hat sich das Designunternehmen vor drei Jahren für die Projektmanagementsoftware FastTrack Schedule entschieden.

Roger Nientiet, Projektleiter im Bereich Messe und Markenwelten erinnert sich: „Wir suchten eine Zeitplanungssoftware, mit der man schnell und übersichtlich Projekte darstellen kann. Wichtig - das Programm sollte sowohl unter Mac OS als auch unter Windows laufen. FastTrack Schedule erfüllte genau diese Kriterien.“ Nachdem sich die IT Abteilung mit der Demoversion beschäftigt hatte, war die Entscheidung schnell gefallen. „Nach einer kurzen Implementierungsphase konnten alle Abteilungen das Tool nutzen“, erzählt der Projektleiter.

Gerade große Projekte dauern zum Teil mehrere Jahre. Das erfordert eine ganz individuelle Planung. Viele Projektleiter nutzen die klassische Exceltabelle, um wenigstens einen kleinen Überblick zu haben. Auch Tilo Fuchs, Projektleiter bei Triad, plant seit vielen Jahren Projekte nutzt allerdings die Projektmanagementsoftware FastTrack Schedule. Er erklärt: „Ganz wichtig für meine Arbeit ist, dass man individuelle Arbeitsabläufe getrennt voneinander betrachten kann – in Excel ist das nur sehr schwer möglich.“ Aber nicht nur die Filterfunktion erleichtert Tilo Fuchs die Arbeit: „Alles muss recht plakativ sein, aber trotzdem die Komplexität des Projektes abbilden. Mit meiner Projektmanagementsoftware kann ich ganz einfach unterschiedliche Balkenformen gestalten, markieren und beschriften.“ Die Prioritäten können je nach Zielgruppe und Projekt ganz unterschiedlich sein: Ob Projektpartner, Kunde oder Auftragnehmer, wichtig für Tilo Fuchs ist, dass jeder seiner Gesprächspartner sofort das erkennen kann, was für ihn wichtig ist.

Die Planungsschritte sind trotz der Unterschiedlichkeit der Projekte häufig sehr ähnlich. „Zu Beginn eines Projektes muss ich den Umfang betrachten und schauen, wie lange die einzelnen Schritte ungefähr dauern,“ weiß der erfahrene Projektleiter. Das Ergebnis sind ein paar Skizzen, ein Budgetvorschlag und eine Zeitplanübersicht. Für Tilo Fuchs bedeutet das: Je besser die Präsentation desto eher ist der Kunde begeistert. „Da wirkt ein professioneller Projektplan natürlich ganz anders als irgendwelche Tabellen“, erklärt er.
Hat der Kunde erstmal zugesagt folgt die Feinplanung mit den Schwerpunkten Finanz- und Ressourcenplanung. Wann muss ich Leute intern blocken? Wie viele externe Mitarbeiter brauche ich? Benötige ich zusätzliche Arbeitsplätze? – „All das sind Fragen, die bei der Ressourcenplanung eine wichtige Rolle spielen“, weiß der Projektplaner. „In großen Projekten sind es rund 200 Planungsvorgänge, die aufeinander abgestimmt werden müssen. FastTrack Schedule hilft mir hier den Überblick zu behalten.“

Eine Arbeit ohne den digitalen Helfer kann sich Tilo Fuchs gar nicht mehr vorstellen: „ In Projekten verschieben sich laufend Vorgänge. Da ist es ganz wichtig, dass man sieht, wo Abhängigkeiten sind und was passiert, wenn sich eine Aktivität verzögert,“ erklärt der Projektleiter. „Denn egal wie gut der Projektleiter ist, alles kann er nicht im Kopf haben.“

Auch in Zukunft stehen wieder viele spannende Projekte an. Ob ein Pavillon bei der Weltausstellung 2010 in China oder die Erschaffung einer neue Markenwelt: FastTrack Schedule darf bei keiner Planung fehlen.

Mehr Informationen zu FastTrack Schedule gibt es unter www.computerworks.de/fasttrack