Problemfeld "ineffiziente Meetings"

Alle sind anfänglich voller Begeisterung dabei. Die Ideen sprudeln, kaum kann der erste aussprechen, da fällt ihm schon ein anderer ins Wort. Die gemeinsame Überzeugung ist greifbar: Das geplante Projekt wird der Hit!

Nach zwei Stunden trennt sich das Team, geht gut gelaunt auseinander: „Prima, wie gut wir uns verstehen, wie kreativ wir gemeinsam sind. Wir sind eben einfach ein tolles Team!“ Der Katzenjammer jedoch lässt nicht lange auf sich warten.

Die ersten Zweifel beschleichen bereits die Sekretärin, während sie das Protokoll schreibt. Wer ist jetzt eigentlich wofür verantwortlich? Und bis wann soll was erledigt sein? Und sollten nicht auch noch Angebote eingeholt werden? Darüber wurde ja gar nicht gesprochen! 

Die Ursachen für unzureichende Besprechungsergebnisse

Die Unzufriedenheit über Besprechungen ist weit verbreitet. Weniger als die Hälfte aller Sitzungen wird als nützlich und effizient empfunden. Die Gründe hierfür sind:

• Einladungen sind ungenau oder nichtssagend.
• Die Tagesordnung ist schlecht strukturiert oder überfrachtet.
• Es kommt kein echter Dialog zwischen den Teilnehmern zustande.
• Teilnehmer, die sich während der Besprechung passiv verhielten, identifizieren sich nicht mit den Besprechungsergebnissen.
• Entscheidungen werden behindert oder noch schlimmer: Es werden gar keine Entscheidungen getroffen.
• Entscheidungen werden nicht oder mit erheblichem Zeitverzug dokumentiert, keiner weiß mehr so genau, worum es eigentlich ging.
• … und das alles hat außerdem noch „ewig“ gedauert.

Mit guter Moderation wäre das nicht passiert! 

Was ist eigentlich Moderation?

Moderation ist eine Methode zum Arbeiten mit Gruppen, gerade in der Projektarbeit ein unabdingbarer Bestandteil erfolgreicher Kommunikation. Handelnde Personen sind der Moderator und die Teilnehmer. Ziel der Moderation von Besprechungen ist es, in guter und angenehmer Atmosphäre zeitsparend zu Ergebnissen und Entscheidungen zu kommen. Die Qualität der Moderation hängt wesentlich von der Persönlichkeit und dem Wissen des Moderators ab.

Projektteams, die bereits gut und erfolgreich zusammenarbeiten, benötigen in der Regel keinen Moderator. Aber immer dann, wenn die investierte Zeit nicht im Verhältnis zum erzielten Ergebnis steht, ist eine Gesprächsmoderation angebracht. Wenn Sie nach einer Besprechung nicht genau wissen, worum es eigentlich ging, wenn Ihnen nicht klar ist, was Sie jetzt tun müssen, wenn Sie keine Entscheidungen aufzählen und Aufgaben benennen können – dann fehlte die Moderation.

Moderation als Schlüssel für erfolgreiche Projekte

So komplex die Ursachen für ineffiziente Meetings sein mögen, so unterschiedlich müssen deshalb auch die Fähigkeiten des Moderators sein. Hierzu zählen unter anderem Kompetenzen wie Organisationstalent, aktives Gestalten von Gruppenprozessen und eine starke Zielausrichtung. Gefordert ist insbesondere auch eine sowohl prozess- als auch ergebnisorientierte Gesprächsführung durch einen Moderator.

Diese duale Anforderung ist für Anfänger eine mehr als schwierige Herausforderung. Es gelingt leichter, entweder eine gute Stimmung oder eine starke Ergebnisorientierung zu erreichen. Beides zugleich zu ermöglichen, darin liegt die hohe Kunst der Moderation. Eine gute Moderation setzt in jedem Fall das Vertrauen in die Gruppe und den Respekt vor den einzelnen Teilnehmern voraus.

Was eine guten Moderator ausmacht

Der Moderator muss spüren, wann und in welcher Weise sein Einsatz gefordert ist. Eine gelungene Moderation hat viel mit Angemessenheit und Übereinstimmung von Situation, Thema und den teilnehmenden Menschen zu tun. Gleichzeitig muss der Moderator aber auch bereit sein, die mit seiner Aufgabe verbundene Entscheidungsbefugnis auszuüben. Setzt er sich gegen Langredner nicht durch und achtet er nicht auf die Zielführung der Beiträge, wird ihm die Besprechung entgleiten.

Häufig liest man die Forderung: Der Moderator sollte informiert, aber nicht parteiisch sein, er trägt in erster Linie Verantwortung für die Methode und den Gruppenprozess, nicht für die Ergebnisse. Projektleiter sind meist die Moderatoren der eigenen Teambesprechungen und dabei parteiisch. Die Moderation gelingt dennoch, wenn die Projektziele als maßgebliche Erfolgskriterien verbindlich sind und die Kommunikation mit den Mitarbeitern wertschätzend erfolgt.

Zur Moderationsvorbereitung zählen:

• Wichtigster Vorbereitungspunkt: Ist dieses Meeting wirklich erforderlich? Gibt es eine andere Möglichkeit, die Informationen auszutauschen bzw. sich abzustimmen?
• Ist es sinnvoll, diese Besprechung zu moderieren?
• Einladung und Agenda verschicken.
• Das eigene Rollenverständnis prüfen.
• Die Besprechung organisatorisch vorbereiten.
• Die inhaltliche Vorbereitung durchführen.
• Überlegungen bezüglich der Ziele des Moderations-Auftraggebers sowie der Teilnehmer anstellen.
• Visualisierungen (Flip Charts) für einzelne Tagesordnungspunkte sowie eine To-do-Liste vorbereiten.

Ein guter Moderator bereitet seine Besprechungen mit Checklisten vor, die für sein Projekt maßgeschneidert sind. Organisatorische Vorkehrungen werden so weit wie möglich an Mitarbeiter delegiert. Gute Moderation ist kein Hexenwerk, sie lässt sich auch trainieren.

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Publikationshinweis
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