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Fachartikel, 28.04.2009
Projektmanagement
Gute Moderation als Basis für den Projekterfolg
Zu den zentralen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement zählt das Thema Kommunikation: Gerade in Zeiten nahezu uneingeschränkter Kommunikationsmöglichkeiten kommt es sehr darauf an, als Projektverantwortlicher entweder den Kommunikationsfluss selbst zielgerichtet zu steuern oder durch einen Projektmanager effektiv steuern zu lassen.
Wer kennt dieses Problematik nicht: Ein Meeting jagt das nchste und herausgekommen sind am Ende des Tages nur wenige zhlbare Ergebnisse! Diese missliche Situation beginnt bei den Vorbesprechungen zum Auftrag und endet mit dem Projektabschluss.

Problemfeld "ineffiziente Meetings"

Alle sind anfnglich voller Begeisterung dabei. Die Ideen sprudeln, kaum kann der erste aussprechen, da fllt ihm schon ein anderer ins Wort. Die gemeinsame berzeugung ist greifbar: Das geplante Projekt wird der Hit!

Nach zwei Stunden trennt sich das Team, geht gut gelaunt auseinander: „Prima, wie gut wir uns verstehen, wie kreativ wir gemeinsam sind. Wir sind eben einfach ein tolles Team!“ Der Katzenjammer jedoch lsst nicht lange auf sich warten.

Die ersten Zweifel beschleichen bereits die Sekretrin, whrend sie das Protokoll schreibt. Wer ist jetzt eigentlich wofr verantwortlich? Und bis wann soll was erledigt sein? Und sollten nicht auch noch Angebote eingeholt werden? Darber wurde ja gar nicht gesprochen! 

Die Ursachen fr unzureichende Besprechungsergebnisse

Die Unzufriedenheit ber Besprechungen ist weit verbreitet. Weniger als die Hlfte aller Sitzungen wird als ntzlich und effizient empfunden. Die Grnde hierfr sind:

  • Einladungen sind ungenau oder nichtssagend.
  • Die Tagesordnung ist schlecht strukturiert oder berfrachtet.
  • Es kommt kein echter Dialog zwischen den Teilnehmern zustande.
  • Teilnehmer, die sich whrend der Besprechung passiv verhielten, identifizieren sich nicht mit den Besprechungsergebnissen.
  • Entscheidungen werden behindert oder noch schlimmer: Es werden gar keine Entscheidungen getroffen.
  • Entscheidungen werden nicht oder mit erheblichem Zeitverzug dokumentiert, keiner wei mehr so genau, worum es eigentlich ging.
  • … und das alles hat auerdem noch „ewig“ gedauert.

Mit guter Moderation wre das nicht passiert! 

Was ist eigentlich Moderation?

Moderation ist eine Methode zum Arbeiten mit Gruppen, gerade in der Projektarbeit ein unabdingbarer Bestandteil erfolgreicher Kommunikation. Handelnde Personen sind der Moderator und die Teilnehmer. Ziel der Moderation von Besprechungen ist es, in guter und angenehmer Atmosphre zeitsparend zu Ergebnissen und Entscheidungen zu kommen. Die Qualitt der Moderation hngt wesentlich von der Persnlichkeit und dem Wissen des Moderators ab.

Projektteams, die bereits gut und erfolgreich zusammenarbeiten, bentigen in der Regel keinen Moderator. Aber immer dann, wenn die investierte Zeit nicht im Verhltnis zum erzielten Ergebnis steht, ist eine Gesprchsmoderation angebracht. Wenn Sie nach einer Besprechung nicht genau wissen, worum es eigentlich ging, wenn Ihnen nicht klar ist, was Sie jetzt tun mssen, wenn Sie keine Entscheidungen aufzhlen und Aufgaben benennen knnen – dann fehlte die Moderation.

Moderation als Schlssel fr erfolgreiche Projekte

So komplex die Ursachen fr ineffiziente Meetings sein mgen, so unterschiedlich mssen deshalb auch die Fhigkeiten des Moderators sein. Hierzu zhlen unter anderem Kompetenzen wie Organisationstalent, aktives Gestalten von Gruppenprozessen und eine starke Zielausrichtung. Gefordert ist insbesondere auch eine sowohl prozess- als auch ergebnisorientierte Gesprchsfhrung durch einen Moderator.

Diese duale Anforderung ist fr Anfnger eine mehr als schwierige Herausforderung. Es gelingt leichter, entweder eine gute Stimmung oder eine starke Ergebnisorientierung zu erreichen. Beides zugleich zu ermglichen, darin liegt die hohe Kunst der Moderation. Eine gute Moderation setzt in jedem Fall das Vertrauen in die Gruppe und den Respekt vor den einzelnen Teilnehmern voraus.

Was eine guten Moderator ausmacht

Der Moderator muss spren, wann und in welcher Weise sein Einsatz gefordert ist. Eine gelungene Moderation hat viel mit Angemessenheit und bereinstimmung von Situation, Thema und den teilnehmenden Menschen zu tun. Gleichzeitig muss der Moderator aber auch bereit sein, die mit seiner Aufgabe verbundene Entscheidungsbefugnis auszuben. Setzt er sich gegen Langredner nicht durch und achtet er nicht auf die Zielfhrung der Beitrge, wird ihm die Besprechung entgleiten.

Hufig liest man die Forderung: Der Moderator sollte informiert, aber nicht parteiisch sein, er trgt in erster Linie Verantwortung fr die Methode und den Gruppenprozess, nicht fr die Ergebnisse. Projektleiter sind meist die Moderatoren der eigenen Teambesprechungen und dabei parteiisch. Die Moderation gelingt dennoch, wenn die Projektziele als magebliche Erfolgskriterien verbindlich sind und die Kommunikation mit den Mitarbeitern wertschtzend erfolgt.

Zur Moderationsvorbereitung zhlen:

  • Wichtigster Vorbereitungspunkt: Ist dieses Meeting wirklich erforderlich? Gibt es eine andere Mglichkeit, die Informationen auszutauschen bzw. sich abzustimmen?
  • Ist es sinnvoll, diese Besprechung zu moderieren?
  • Einladung und Agenda verschicken.
  • Das eigene Rollenverstndnis prfen.
  • Die Besprechung organisatorisch vorbereiten.
  • Die inhaltliche Vorbereitung durchfhren.
  • berlegungen bezglich der Ziele des Moderations-Auftraggebers sowie der Teilnehmer anstellen.
  • Visualisierungen (Flip Charts) fr einzelne Tagesordnungspunkte sowie eine To-do-Liste vorbereiten.

Ein guter Moderator bereitet seine Besprechungen mit Checklisten vor, die fr sein Projekt mageschneidert sind. Organisatorische Vorkehrungen werden so weit wie mglich an Mitarbeiter delegiert. Gute Moderation ist kein Hexenwerk, sie lsst sich auch trainieren.

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