Vor sehr langer Zeit fragte mich ein Freund: “Bist Du auch so ein Projektmensch?” Ich hatte keine Ahnung wovon er sprach und nickte. Später verstand ich, was er meinte: nämlich alle, über einen oder zwei simple Handgriffe hinausgehenden Aufgabenstellungen, als ein Projekt zu sehen. Inzwischen habe ich mir angewöhnt, auch für überschaubarere Aufgaben, wie zum Beispiel einen Kundenauftrag, ein Projekt zu formulieren. Das hat sich bewährt, weil

1. ich mögliche Schwierigkeiten, Probleme, Herausforderungen im Vorfeld frühzeitig erkenne und dahingehend gegensteuern kann,
2. ich den Überblick behalte,  mich sicher fühle und Kompetenz ausstrahle - auch am Telefon während meiner Tätigkeit,
3. ich Kunden/Vorgesetzten/Kollegen genaue Informationen zukommen lassen kann,
4. ich den Aufwand (Zeit, Kosten etc.) besser einschätzen und kalkulieren kann,
5. ich mehrere Projekte gleichzeitig koordinieren kann.

Die Planung orientiert sich an den bekannten W-Fragen: Was? Wer? Wann? Wo? Wie? Daraus ergibt sich für mich ein Leitfaden, mit dem ich das Ziel, die nötigen Ressourcen (Zeit, Geld, Kompetenzen) und den Inhalt darlegen kann.

Die Neukundengewinnung wie ein Projekt angehen

Auch das Gewinnen neuer Kunden ist im Grunde ein Projekt – zumindest kann man es als solches sehen. Dass die Neukundengewinnung im Allgemeinen und für Verkäufer im Speziellen eine Daueraufgabe darstellt, tut einem solchen Ansatz keinen Abbruch. Denn für die Telefonakquise gilt das Gleiche wie auch für Projekte: Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der Vorbereitung und somit in der Planung und der Organisation. 10 Tipps, wie Sie das Thema bestens vorbereitet angehen.

1. Tipp: Eine aktuelle Datenbasis zur Verfügung stellen

Häufig telefonieren Mitarbeiter mit alten, nicht gepflegten Adressen. Manchmal ist der Aufwand, diese Adressen zu aktualisieren, größer, als komplett neue Adressen einzupflegen oder auch zu kaufen. Teilweise ist es sogar möglich, branchenspezifische Adressen im Internet zu finden - kostenlos und recht aktuell. Eine Marktübersicht der Adressanbieter zeigt, für welche Spezialgebiete welche Anbieter existieren.

2. Tipp: Die richtige Zielgruppe identifizieren

Ich muss eine sinnvolle Datenbasis zur Verfügung stellen. Das bedeutet, ich benötige eine Liste mit Firmen, die meine Produkte oder Dienstleistungen nach bestimmten Kriterien benötigen könnten. Wichtig ist hier, sich genau zu überlegen, welche Branche, welche Größe der Firma, regionale Aspekte usw. gegeben sein müssen, damit der Anruf bei dieser Firma sinnvoll sein könnte. Ein Beispiel: Nehmen wir an, Du verkaufst Fotokopierer mit Spezialfunktionen. Wenn Du bei Firmen anrufst, die nur wenige Kopien pro Monat machen, ist Dein Anruf von vorneherein sinnlos. Die Firma benötigt das Produkt nicht. Du musst Dir vergegenwärtigen, wie viel Umsatz, wie viele Mitarbeiter, welches Geschäftsfeld eine kritische Masse von Fotokopien anfertigen muss, damit Dein Fotokopierer sinnvoll zum Einsatz kommt. Telefonate nach dem Gießkannenprinzip - “es wird schon einer dabei herauskommen” - frustrieren nur.

3. Tipp: Die Ziele realistisch definieren

Ich muss genügend Daten - im Verhältnis zu den angestrebten Ergebnissen (z. B. Anzahl der vereinbarten Termine) - zur Verfügung stellen. Zuweilen herrschen falsche Vorstellungen darüber, wie viele Anrufe ich tätigen muss, um Erfolg zu haben. Oft sind mehr Anrufe nötig, als man anfangs denkt. Ein Kunde von mir wollte mit der Bearbeitung von 50 Adressen im hart umkämpften Trainingsgeschäft bei den größten Unternehmen Deutschlands mindestens drei Aufträge mit jeweils 30.000 € Umsatz generieren. An dieser Stelle hilft häufig nur der Hinweis, dass es keine arbeitslosen Menschen mehr gäbe, wenn das tatsächlich so schnell und einfach ginge. Zudem gilt es auch Urlaubs- und Ferienzeiten zu berücksichtigen, in denen viele Menschen nicht erreichbar sind.

4. Tipp: Die richtigen Ansprechpartner identifizieren

Wer genau, wen er ansprechen muss, um seine Angebote zu platzieren, bzw. die richtigen Ansprechpartner (am besten mit Durchwahl) identifiziert hat, Zeit und Energie. Wenn Sie nämlich mehrfach unterbrochen werden, weil Sie nicht mit der zuständigen Person sprechen, steigt die Frustration noch vor dem ersten Erfolg. Als Beispiel: Ist es der Leiter Produktmarketing oder der Leiter Einkauf, oder der Einkäufer für die Fotokopierer? Je nach Größe der Firma variiert die Hierarchiestufe. Es gibt Themen, da ist in mittelständischen Unternehmen immer der Geschäftsführer/Inhaber selbst zuständig. Wenn Ihnen die Zentrale keine Auskunft geben kann, wenden Sie sich am besten an die Assistentin der Geschäftsleitung. In der Regel sind dort sehr freundliche und kompetente Ansprechpartner, die weiterhelfen. Meiner Erfahrung nach hat man mit einer ehrlichen und offenen Frage die größten Chancen auf die richtige Antwort.

5. Tipp: Softwarebasierte Hilfsmittel verwenden

Auch wenn es “nur” die Outlook-Funktionen oder ähnliches sind: Sie müssen die Möglichkeit haben, Deine Ergebnisse zumindest stichwortartig zu sammeln, um bei weiteren Telefonaten nachschauen zu können. Wenn Sie die Übersicht verlieren und beispielsweise nicht mehr wissen, wem Sie (welche) Unterlagen zusenden sollten oder wollten oder bereits zugesendet haben… - Sie ahnen schon: Das schafft Frust, und gerade solchen kann bei der Telefonakquise absolut nicht brauchen.

6. Tipp: Mit einem Headset telefonieren

Wer jemals mit einem professionellen Headset telefoniert hat, der mag nicht mehr darauf verzichten. Bei der Eingabe in Google erscheinen eine ganze Reihe von unterschiedlichen Anbietern. Man muss den Typ finden, mit dem man am besten zurechtkommt. Der Eine mag einen Kopfhörer, der Andere einen Ohr-Clip.

7. Tipp: Auto-Dial-Funktionen nutzen

Die sogenannte Auto-Dial-Funktion ermöglicht das Anwählen des Ansprechpartners mittels Mausklick über das entsprechende Feld der Datenbank. Zugegeben, diese Funktion lohnt sich nur dann, wenn Sie wirklich regelmäßig und häufig Kunden über das Telefon gewinnen müssen oder wollen. Die Zeitersparnis liegt bei gleicher Anzahl der Anrufe bei ca. 20% - 25% nach eigenen Tests. Zusätzlich bietet sich Ihnen die Möglichkeit, über diese Funktion eine Statistik zu erstellen. Sie können nachfassen, wer nie erreichbar ist und deshalb ganz aus der Liste herausfällt. Zudem können Sie überprüfen, wie viel Sie tatsächlich telefonieren und darüber hinaus. dokumentieren, in welchem Verhältnis Anzahl der Anrufe zu tatsächlichen “Erfolgen” stehen.

8. Tipp: Erstellen Sie vor dem ersten Anruf ein Skript

Sammeln Sie in einem Skript die wichtigsten Informationen und schreiben Sie stichwortartig nieder, was Sie sagen möchten. Dabei geht es nicht darum, hölzern abzulesen, was auf Ihrem Papier steht, sondern vielmehr darum, nachzuvollziehen zu können, was für einen potentiellen Kunden tatsächlich nützlich und kaufenswert ist. Das ist manchmal etwas anderes, als man als Mitarbeiter, zum Beispiel mit Begeisterung für Technik, seinem besten Freund mitteilt. Wichtig ist hier die Frage: Versteht mich mein Gegenüber? Kann ich seine wichtigste Frage beantworten nämlich: What´s in it for me? Was ist für mich drin (bei diesem Anruf)?

9. Tipp:  Vorab einen Testlauf starten

Machen Sie im Vorfeld ein oder mehrere Testanrufe. Wenn Sie in der Akquisition von Neukunden noch nicht sehr routiniert sind, können auch Tests mit Kollegen oder Freunden sehr hilfreich sein. Dadurch erhalten Sie ein Feedback, wie Sie am Telefon wirken und wertvolle Anregungen, was Sie verbessern können bzw. sollten.

10. Tipp: Aktivitäten definieren und planen

Legen Sie die Zeit und die Dauer Ihrer Telefonate mit Kunden fest. Erstellen Sie eine genaue Übersicht über die geplanten Aktivitäten. Was Sie schriftlich fixiert haben setzt sich zusätzlich im Unterbewusstsein fest und hilft, die eigenen Zielvorgaben einzuhalten. Beginnen Sie möglichst immer morgens mit den Telefonaten – oder zumindest zu der Tageszeit, zu der Sie (noch) in Bestform sind. Machen Sie den ersten Anruf im Büro, noch bevor Sie den ersten Kaffee holen oder den ersten Kollegen begrüßen. Planen Sie auch die Anzahl Ihre Telefonate. Hier gilt: Probieren Sie aus, was Sie besonders motiviert. Für den Einen ist das die Strichliste, die ein Fortkommen signalisiert. Für den Anderen ist es die vergangene Zeit. Ich schließe möglichst immer mit einem angenehmen Kundenanruf.

Grundsätzlich gilt für die Planung: Je besser die Vorbereitung, umso leichter und weniger frustrierend ist die Umsetzung. Der oberste Grundsatz, wenn man viele Telefonate zur Kundengewinnung führen muss oder möchte, lautet: Vermeide alles, was frustriert und schlechte Laune macht. Dazu zählen für mich auch telefonische Kontakte, die unhöflich oder rüde sind. Respektiere ich eine Absage des Kunden, verringere ich diese negativen Kontakte. Und falls das mit der guten Laune nicht funktioniert, hier noch ein Artikel, dass es auch mal mit schlechter Laune funktioniert…

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