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Pressemitteilung

Neue Software verbessert Briefe automatisch

(PM) Ulm, 03.04.2012 - Fr eine einheitliche, verstndliche und hfliche Unternehmens-Korrespondenz hat die Ulmer H&H Communication Lab GmbH ihre Sprach-Software TextLab erweitert: Ab sofort steht der neue Brief-Automat zur Verfgung, mit der Briefe auf Knopfdruck korrigiert werden knnen.

„In Briefen verschenken Unternehmen viel Potenzial, ihre Kunden hflich und verstndlich anzusprechen“, betont Dr. Anikar M. Haseloff, Geschftsfhrer der H&H Communication Lab GmbH: „Oft wimmelt es darin von veralteten Formulierungen wie ,hochachtungsvoll‘ oder ,als gegenstandslos betrachten‘. Gerade grere Unternehmen haben oft Probleme, ihre gesamte Korrespondenz einheitlich zu modernisieren, da hier viele verschiedene Redakteure am Werk sind. Oder es scheitert schlicht und einfach an der Menge, wenn Tausende von Briefen oder Bausteinen analysiert werden sollen. Das war fr uns ein Grund, uns detailliert mit Briefen zu beschftigen. So ist der neue Brief-Automat entstanden.“

Der Brief-Automat ist Teil der Software TextLab, die die Ulmer Sprachexperten seit letztem Jahr auf dem Markt haben. TextLab untersucht die Verstndlichkeit, die Terminologie und den Stil von Texten. Der Brief-Automat in TextLab prft jetzt Briefe auf Verste. Dazu gehren unter anderem zu lange Stze, Stze im Passiv, veraltete Floskeln, Phrasen, Fachbegriffe und berflssige Fllwrter. Auf Knopfdruck knnen Unternehmen damit herausfinden, welche Verste in ihrer Korrespondenz vorkommen. Und sie knnen sie schnell und einfach verbessern – denn der Brief-Automat liefert auch detaillierte Verbesserungsvorschlge.

Aber der Brief-Automat kann mehr als einfach nur Briefe korrigieren: Unternehmen knnen beispielsweise in Form von Glossaren eigene Sprachregeln und Formulierungen hinterlegen. Damit prft der Brief-Automat, ob die Regeln der Unternehmenskommunikation eingehalten werden. Das ist ein wichtiges Instrument, wenn Unternehmen ihre Kundinnen und Kunden immer mit der gleichen Sprache ansprechen mchten. Und es vermeidet unliebsame Formulierungen. Eine weitere praktische Funktion des Brief-Automaten ist, dass er auch Einleitungs- und Schlussstze sowie Betreffzeilen prft und verbessert. Je nachdem, wer angesprochen werden soll und je nach Stil des Unternehmens, kann damit aus einer „Sehr geehrten Frau Stefanie Mller“ ein einfaches „Hallo Frau Mller“ oder sogar „Hallo Stefanie“ werden. Darber hinaus prft der Brief-Automat auch die Freundlichkeit, also die Tonalitt eines Briefes. Er erkennt negative Wrter wie etwa „Reklamation“ oder „Beschwerde“ und schlgt positive Ersetzungen vor. Bei Bedarf knnen Unternehmen auch erweiterte Funktionalitten des Brief-Automaten nutzen. Darunter fallen beispielsweise Prf-Parameter wie Konjunktive (beispielsweise „ich wrde mich freuen Sie begren zu drfen“) oder unntige Dopplungen (beispielsweise „Geldbetrag“ oder „Rckantwort“) oder sperrige Infinitiv-Konstruktionen (beispielsweise „der Betrag ist bis zum 23.12. zu bezahlen“).

Fr die Unternehmen liegen die Vorteile auf der Hand: Sie knnen eine gleichbleibende Qualitt fr Briefe festlegen und diese regelmig prfen. Auch bei greren Textmengen ist das kein Problem, da der Brief-Automat jede beliebige Textmenge auf Knopfdruck analysiert. So knnen die Unternehmen sicher sein, dass ihre Kunden keine Briefe mit veralteter Sprache oder steifen Floskeln erhalten. Oliver Haug, zweiter Geschftsfhrer der H&H Communication Lab GmbH, bringt die Vorteile auf den Punkt: „Der Brief-Automat trgt zu einer langfristigen Qualittssicherung der Kommunikation und zu einer verbesserten Kundenbindung bei. Und mit dem Brief-Automaten knnen deutlich Kosten eingespart werden. Denn Kunden, die Briefe verstehen und sich angesprochen fhlen, rufen viel seltener bei den Unternehmen an und stellen weniger Fragen. Dies entlastet die Mitarbeiter erheblich“.
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