Nachhaltigkeit und umweltbewusstes Handeln sind für moderne Unternehmen ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur. Viele Unternehmen haben etwa bereits erkannt, dass es Sinn macht, energieeffiziente Computer und Drucker einzusetzen und diese auch abends auszuschalten um Strom zu sparen; oder den Papierverbrauch zu senken, in dem nicht mehr jede E-Mail ausgedruckt wird. Aber nicht nur die spürbaren finanziellen Einsparungen durch den sparsamen Verbrauch von Materialien und Energie sind von Bedeutung. Auch die positiven Konsequenzen für das Image des Unternehmens gegenüber der Öffentlichkeit und den Mitarbeitern sind nicht zu unterschätzen.  

Erst nachdenken, dann handeln

Nachhaltigkeit im Büro hat viele Seiten. Der wichtigste Grundsatz dabei lautet: „think first“. Erst nachdenken, dann handeln. Drei einfache Schlagworte helfen auf den ersten Schritten Richtung „grünem Büro“: Reduce (Reduzieren), Re-use (Wiederverwenden) und Recycle (Recyceln).

Reduce: Lampen, warmes Wasser, Bildschirme oder Papier sind nur ein paar Beispiele, ohne die man den Arbeitsalltag nicht mehr bewältigen kann. Trotzdem ist es möglich, mit nur kleinen Änderungen die Belastung der Umwelt deutlich zu reduzieren. Neben dem bereits angesprochenen Strom- und Papierverbrauch, kann etwa durch die Bündelung von Einkäufen und der Nutzung von Groß- oder Nachfüllpackungen Verpackung und damit Müll vermieden werden. Durch den bewussten Umgang mit allen Arbeitsmaterialien wird beispielsweise unnötiger Verbrauch reduziert. Hierzu zählen auch das Wasser in der Kaffeeküche oder die Papierhandtücher im WC. Zudem kann der Papierverbrauch noch weiter reduziert werden, wenn wirklich nur das nötigste gedruckt und der Rest digitalisiert wird.

Re-use: Auch unter dem Schlagwort „Wiederverwenden“ sind einige einfache, für jeden Mitarbeiter umzusetzende Maßnahmen zu finden: Beispielsweise der Einsatz wiederbefüllbarer Originalprodukte, wie Schreibgeräte oder Batterien, aber auch Tintenpatronen und Toner. Lager- und Archivierungskartons können erneut verwendet werden, wenn ausschließlich der Inhalt entsorgt wird. Gleiches gilt für Produkte zum Abheften und Archivieren: Trennblätter, Reiter und Einlegeblätter lassen sich mehrmals verwenden. Auch die Nutzung von Kaffeetassen statt Pappbechern oder Stoffhandtüchern statt solchen aus Papier hilft, natürliche Ressourcen zu schonen.

Recycling führt ebenfalls zu spürbaren Ergebnissen innerhalb als auch außerhalb des Büros. Aber nur durch die Verwendung recycelter Produkte und Materialien wird der Recyclingprozess auch am Leben gehalten. Unterstützt wird dieser Prozess beispielsweise durch die Nutzung von Abfalleimern mit Mülltrennung oder das Sammeln von Altpapier und Leergut – auch im Büro. Und schließlich unterstützt die Nutzung von Mehrwegflaschen oder der Einsatz bereits recycelter Produkte, wie Papier, Schreibtischzubehör oder Schreibgeräte, den Recyclingprozess.  

„Grüne Produkte“ verwenden

Ein wichtiger Bestandteil eines „grünen Büros“ ist zudem die Verwendung entsprechender Produkte und Büromaterialien. In erster Linie entscheiden aber noch immer Preis und Qualität darüber, ob ein Produkt gekauft wird oder nicht – und hier gelten „grüne Produkte“ fälschlicherweise zunächst als teurer. Dies gilt auch für die breite Palette von Büroartikeln. Doch Nachhaltigkeit ist nicht nur etwas für Überzeugungstäter. Vielmehr belegen Untersuchungen, dass Nachhaltigkeit bei Büroartikeln eine ganze Reihe handfester Vorteile liefert. Zwar scheint der Preis grüner Produkte auf den ersten Blick ein wenig höher als bei Standardprodukten zu sein. Die reinen Produktkosten machen bei der Beschaffung von Büroartikeln aber nur einen kleinen Teil aus. Den weit größeren Teil verursachen die Verbrauchs- und Prozesskosten. Wie bestelle ich meine Produkte? Wie verwende ich diese und wie entsorge ich sie? Hier sind beträchtliche Einsparungen möglich.

Die ökologischen Vorteile grüner Produkte führen ebenfalls zu langfristigen Einsparungen, etwa zu niedrigeren Kosten beim Abfallmanagement durch geringere Abfallproduktion oder zu einer höheren operativen Effizienz durch die Wiederverwendung von Produkten. Eine Vernachlässigung der ökologischen Nachhaltigkeit führt hingegen dazu, dass wichtige Ressourcen zerstört werden und auf Dauer nicht mehr zur Verfügung stehen. Alternative Produkte müssten entwickelt werden, was die Kosten langfristig in die Höhe treibt. Durch Investitionen in nachhaltige Produkte steigt zudem das Ansehen des Unternehmens. Das Engagement zieht Kunden, Mitarbeiter und Investitionen an und bindet sie an das Unternehmen. Und nicht zuletzt: Grüne Produkte zeichnen sich durch bessere Funktionalität und oft auch durch ein ansprechenderes Design aus.

Um das „Grüne Büro“ als Qualitätsmerkmal zu etablieren, werden immer mehr Büro-Produkte mit sogenannten „Eco-Labels“ ausgestattet. Hersteller wollen damit zeigen, dass ihre Produkte für Nachhaltigkeit stehen. Das ist grundsätzlich ein guter Ansatz. Allerdings haben die zunehmenden Eco-Labels ein kleines Problem: Es werden heute fast ausschließlich Endprodukte zertifiziert. Damit ist noch lange nicht gewährleistet, dass auch die einzelnen Produktbestandteile und der Herstellungsprozess unter dem Gesichtspunkt der Nachhaltigkeit stehen. Für den Käufer muss aber deutlich werden, wo das Produkt herkommt und wie er es am besten, das heißt: nachhaltig verwenden kann. Hersteller und Händler müssen deshalb zunehmend darauf achten, dass die gesamte Zulieferkette vom Rohstoff-Lieferanten bis zum Endverbraucher auf Nachhaltigkeit setzt und umweltbewusst handelt.

Um zu zeigen, ob bestimmte Produkte auch in der Lieferkette die Standards erfüllen, wurde beispielsweise bei Office Depot eine Reihe eigener grüner Icons eingeführt, die dem Käufer zeigen, ob ein Produkt etwa wiederbefüllbar ist, aus recycelten Stoffen oder mit Hilfe erneuerbarer Energien hergestellt wurde. Insgesamt gibt es 15 dieser Icons, die die verschiedenen Nachhaltigkeitskriterien jedes Produktes von der Herstellung an kennzeichnen. Damit können Unternehmen nachweislich und effektiv zur Reduzierung des Abfalls, zu Einsparungen bei Energie und Wasser, zur Senkung der Luftverschmutzung und zur Reduzierung der Anzahl giftiger chemischer Stoffe beitragen.