(PM) Friedrichshafen, 05.07.2011 - Dieses wird spezifisch angepasst, so dass in vielen Firmen die Marketing- oder Vertriebsabteilung ihre Kampagnen und Events mit Excel planen und erstellen. Problematisch wird es, wenn der Nutzer beim Durchführen der Planungsaufgaben auf erhebliche Excel-Mängel stößt: Dem Programm steht keine einheitliche Datenbasis zur Verfügung, sowie mangelnde Dokumentationsfeatures. Ein weiterer Störparameter ist die ungenügende Synchronisation der Excel-Sheets sobald mehrere Anwender auf die Datei zugreifen. Besitzt das Unternehmen verschiedene Filialen, in denen die Marketing- oder Vertriebsmitarbeiter auf das Planungswerkzeug angewiesen sind, ist der Faktor Aktualität nicht mehr gegeben. Das Bewusstsein über die Restriktionen, die Excel beim Abbilden komplexer Prozesse aufweist, steigt zunehmend in den Unternehmen. Viele Betriebe sehen Handlungsbedarf und setzen sich mit spezialisierter Planungssoftware inkl. Budgetierungs- und Reporting-Funktionalität auseinander.

Bei seiner Arbeit als Business Consultant bei der doubleSlash Net-Business GmbH berät Oliver Belikan Unternehmen im Bereich Marketing und Vertrieb. Er unterstützt die jeweiligen Abteilungen bei der Optimierung und Verbesserung bestehender Planungs- und Reportingabläufe. Häufige Gründe für die Implementierung einer Planungssoftware sind Aufwandsreduzierung, Vereinfachung und Kosteneinsparung, aber auch Motive, die weniger offensichtlich sind. Belikan erklärt: "Viele Unternehmen wollen ihre individuelle Marketing Performance verbessern, aber auch die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen, Tochtergesellschaften und internationalen Organisationen effizienter gestalten. Häufig geraten die einzelnen Abteilungen unter Druck, weil sich Organisationseinheiten nicht transparent genug darstellen lassen." In einem solchen Fall ist der Einsatz eines professionellen Marketing-Planungstools unerlässlich.

Ist die Entscheidung für ein solches Werkzeug gefallen, beginnt die Implementierungsphase. Diese wird nur dann erfolgreich, wenn mehrere Faktoren im Einklang gebracht sind:

1. Kommunikation

Bereits in der Anfangsphase, wenn interne und externe Rahmenbedingungen analysiert werden sollen, ist es essentiell die Vorstellungen und Erwartungen an die Marketing-Software und die damit einhergehenden Veränderungen in der Abteilung klar zu kommunizieren. "Je nach Projektgröße kann dieses auch von einem Kommunikationskonzept begleitet werden" erläutert Belikan. Der Experte weiß, dass vor allem auch der interne Dienstleistungsgedanke erst in den Köpfen der Unternehmen mentalisiert werden muss.

2. Projektgruppen bilden

Die Schaffung einer Projektgruppe ist immer sinnvoll. Dabei hängt die Größe und Zusammensetzung der Gruppe vom Projektcharakter ab. Handelt es sich um ein Pilotprojekt sollte die Gruppe in einem kleinen Rahmen agieren. Muss hingegen aus politischen oder organisatorischen Gründen dem Projekt eine spezielle Gewichtung verliehen werden, so ist das Bilden einer größeren Gruppe unabdingbar.

3. Meilensteine planen

Das Erstellen eines verbindlichen Zeitplans sowie das Definieren von Meilensteinen ist ein relevanter Faktor für die erfolgreiche Implementierung einer neuen Marketingsoftware. Nebeneffekte, die durch eine feste Planung begünstigt werden, sind Vertrauen und Verlässlichkeit. Diese Eigenschaften sind ausschlaggebend für eine konstruktive Zusammenarbeit, auch wenn schon frühzeitig erkennbar ist, dass nicht alle Bedürfnisse in der ersten Phase berücksichtigt werden können.

4. Aus Betroffenen Beteiligte machen

Die Software, die ein Unternehmen in die jeweiligen Abteilungen einsetzen möchte, sollte sich immer an die bestehenden Abteilungsprozesse anpassen und diese optimieren. Deshalb ist es wichtig auch die beteiligten Mitarbeiter in den Implementierungsprozess mit einzubeziehen. Denn: Ein System ohne Nutzer hat keinen Nutzen. "Ziel der Einführung einer neuen Software sollte es sein, dass auch den Mitarbeitern der Mehrwert dieses Tools vor Augen geführt wird. Da die Mitarbeiter diejenigen sind, die das neue Planungswerkzeug nutzen werden, sollten auch sie Freude daran haben und ein solches System als wertvoll und unverzichtbar schätzen lernen" fasst Oliver Belikan zusammen.

Wird ein zentrales Planungsinstrument wie beispielsweise ein Marketingplanungstool in ein Unternehmen neu eingeführt, sollte auf die umfangreichen Erfahrungen des spezialisierten Dienstleisters zurückgegriffen werden: Bei der Implementierung der Kernfunktionalitäten ist eine Unterstützung durch den Dienstleister auf jeden Fall erforderlich, weil diese das Grundgerüst der Software darstellen und entsprechende Erfahrungswerte haben. Das gemeinsame Kommunizieren zwischen Dienstleister und Unternehmen ist zu jeder Zeit der Zusammenarbeit bedeutend, da nur durch eine entsprechende Beratung, Vorbereitung und qualifizierte Workshops, die erfolgreiche Implementierung des Marketingplanungstools auch zu einer erfolgreichen Inbetriebnahme der selbigen führen.