(PM) , 10.07.2008 - Corporate Design zeigt sich nicht nur im Logo oder den Firmenfarben, sondern gerade auch im Schriftverkehr einer Firma. Ein einheitliches, in sich gleich bleibendes Design suggeriert Professionalität und Zuverlässigkeit. Der Modul Editor, eine Innovation der Benmark, ermöglicht durch ein webbasiertes, schlankes, benutzerfreundliches Tool eine einheitliche Darstellung für das gesamte Print-Output.

Ein präzises, einheitliches Corporate Design ist unerlässlich für einen professionellen Unternehmensauftritt. Besonders bei Dokumenten können unterschiedliche Formate, Schriftgrößen oder Farben einen erheblichen Image-Schaden verursachen. Auch in Bezug auf Compliance Richtlinien sind die Unternehmen auf eine fehlerlose Bearbeitung und Nachverfolgbarkeit von Dokumenten angewiesen. Bei Verträgen und anderen rechtswirksamen Dokumenten kann die Nachlässigkeit einzelner Mitarbeiter und die Nichtbeachtung bestehender interner und rechtlicher Vorgaben zu weit reichenden Konsequenzen führen.

Die Grundidee des auf XML basierenden Modul Editors ist die strikte Trennung der inhaltlichen und gestalterischen Funktionen bei der Erstellung eines standardisierten, personalisierten Dokuments, wie etwa einem Vorvertrag oder dem Rundschreiben einer Versicherung. Für den Redakteur oder Bearbeiter bringt das eine Entlastung, da er sich nur um die textlichen Komponenten kümmern muss. Beim Layout gibt es keine Abweichungen mehr vom vordefinierten Corporate Design. Die derzeit weit verbreiteten Textverarbeitungsprogramme, wie Word, versprechen zwar ein WYSIWYG (What you see is what you get), liefern jedoch meist nur WYSIWYAG (What you see is what you almost get.)

„Am Markt gibt es viele XML-Editoren, einen weiteren braucht es ja eigentlich nicht“, meint Entwickler Peter Rainer, Consultant der Benmark Management- und IT-Beratung. „Jedoch besteht stets die Herausforderung in der Anbindung an fremde Dokumenten-Management-Systeme. Insbesondere die konfliktfreie und konsistente Versionierung von ganzen Dokumenten auf der einen und Textbausteinen auf der anderen Seite stellt immer wieder eine anspruchsvolle und für den Laien nur aufwendig lösbare Herausforderung dar. Unter Transparenzgesichtspunkten und den Anforderungen an ein einheitliches Corporate Design ist dies jedoch unbedingt notwendig und technisch höchst anspruchsvoll zugleich.“

Mit dem Modul Editor lassen sich die Dokumente in einzelne Komponenten zerlegen. Ein solcher Dokumenten-Baustein kann aus reinem Text, einer Tabelle, einer mathematischen Formel oder Graphik bestehen. Bei der Erstellung eines Dokumentes werden die ausgewählten Textbausteine aneinandergefügt und daraus ein PDF generiert. Standardformeln für Verträge müssen so beispielsweise nie von Dokument A nach B kopiert werden, sondern werden in eigenen Textbausteinen abgelegt und bei Bedarf einfach in das zu erstellende Dokument eingefügt.

Der Modul Editor speichert die Textbausteine und Dokumente in einem angeschlossenen Dokumenten-Management-System (DMS), das eine lückenlose Dokumentation und Versionierung der Textbausteine und Dokumente garantiert. Für jeden dieser Bausteine werden im DMS automatisch entsprechende Metadaten und Hintergrundinformationen hinterlegt. Mit dem Modul Editor können über das DMS beliebig viele Dokumente erstellt und verwaltet werden. Die hinterlegte Rechteverwaltung ermöglicht es dem Administrator, den Mitarbeitern verschiedene Rollen zuzuweisen und so festzulegen, wer welche Module bearbeiten, wer neue anlegen und alte löschen darf.

Gerade Dokumente wie etwa Verträge und standardisierte, personalisierte Rundschreiben können somit in kürzester Zeit, mit wenig Aufwand und einer extrem geringen Fehlerquote erstellt werden. Vordefinierte Teile eines Textes werden automatisch mit den aktuellsten Informationen gefüllt. Dies trifft nicht nur für Adress- und persönliche Daten zu, sondern beispielsweise auch für individuelle Reiseinformationen oder die aktuellsten Börsenkurse. Im Textmodul steht an dieser Stelle ein Platzhalter, der in den Metadaten genau definiert wird. Um zu verhindern, dass einzelne Dokumententeile unausgefüllt bleiben, überprüft das Programm alle geforderten Stellen automatisch und fügt bei der Erstellung eines Dokuments die aktuellsten und jeweils richtigen Daten ein.

Der Editor ist webbasiert und von jedem gewünschten Ort über das Internet aufrufbar. Änderungen des Layouts können unabhängig vom Inhalt vorgenommen werden. Um die Benutzerfreundlichkeit für den Bearbeiter zu gewährleisten, kann er sich jederzeit durch eine Preview-Funktion über das endgültige Layout seines Dokumentes informieren. „Die Grundidee bestand darin, ein von dem eingesetzten DMS unabhängigen XML-Editor zu entwickeln, der a) in hohem Maße ergonomisch, b) vollständig validierend, c) ohne eine zusätzliche Software-Installation ausgerollt werden kann und schließlich d) alle von dem DMS einschlägig bereitgestellten Funktionen unterstützt“, fasst Jörn-Carsten Kamp, Managing Consultant der Benmark GmbH, bündig die Motivation für diese Entwicklung zusammen.

Besonders vorteilhaft für alle Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen ist die leichte Anbindbarkeit von Translation Memory Systemen. Auch Layoutänderungen für andere Zeichensysteme, wie das Arabische oder Chinesische, müssen nur einmal in einem XSL Prozess vordefiniert werden und können dann vom System automatisch berücksichtigt werden.
Neben Banken und Versicherungen ist dieses System besonders für alle Branchen, die technische Dokumentation im größeren Stil benötigen, ausgelegt. Die IT-gestützte Erstellung und Verwaltung von Dokumenten ermöglicht Unternehmen einen effizienten und einheitlichen, den Corporate Design Richtlinien folgenden Außenauftritt.

Weitere Informationen über die Lösungen der Benmark GmbH erhalten Sie auf der diesjährigen „DMS Expo 2008“, vom 9. bis zum 11. September 2008. Dort werden sich die Geschäftsführer ebenso wie Experten der Benmark auf dem Stand 7/E101 ihres Partners Oracle gerne Ihren Fragen stellen.

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