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Pressemitteilung

Mit Projektcontrolling auf der Erfolgsspur

Viele Projekte wurden dank eines umfassenden Projektcontrollings aus einer Schieflage gerettet und somit doch noch zu einem erfolgreichen Abschluss gebracht.
(PM) Ulm, 28.09.2009 - Das Projektcontrolling wird dem Projektmanagement untersttzend zur Seite gestellt, um die Planung, Realisation sowie den Abschluss von Projekten zu begleiten.

Das Projektcontrolling umfasst dabei grundlegend
• den Projektplan mit den Soll-Daten,
• aktuelle Projektinformationen in Form von Ist-Daten,
• Soll/Ist-Vergleiche zur Erkennung und Analyse von Abweichungen sowie
• Steuerungsmanahmen zur Korrektur der Abweichungen.
Bei smtlichen, dem Projektcontrolling zugeordneten Aktivitten und Aufgaben, wird das magische Dreieck fokussiert: Termine, Kosten und Leistung/ Qualitt.
So gilt es doch jedes angestoene Projekt in der dafr vorgesehenen Zeit mit den budgetierten Mitteln in der vom Auftraggeber gewnschten Qualitt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

Selbstverstndlich beinhaltet ein umfassendes Projektcontrolling auch ein detailliertes Berichtswesen. Hierbei bietet sich ein, dem Adressatenkreis angemessener Detaillierungsgrad in jedem Fall an. Whrend in den Projektteam-Meetings umfassende Informationen, Stimmungen, Tendenzen, Zahlen und Fakten bentigt werden, sollten die Informationen in den anfallenden Lenkungsausschusssitzungen auf bergeordneter Ebene aufbereitet sein. Zumal es in der unternehmerischen Praxis durchaus vorkommt, dass Mitglieder des Lenkungsausschusses nicht nur in ein einziges Projekt involviert sind, sondern vielmehr den berblick ber mehrere, parallel laufende Projekte behalten mssen. Oftmals reichen in diesen Fllen der aktuelle Projektfortschritt, der Status der unterschiedlichen Projektelemente/ Aktivitten sowie der bisherige und geplante zeitliche Verlauf (Zeitverzug).

Regelmige Soll/Ist-Vergleiche gewhrleisten ein rechtzeitiges Erkennen von potenziellen Plan-Abweichungen. In der Regel werden die Soll/Ist-Vergleiche mittels relevanter Controlling-Kennzahlen wie beispielsweise
• Anfangs- beziehungsweise Endtermine,
• sowohl externe als auch interne Kosten,
• geleisteter Aufwand seit Arbeitsbeginn/ im aktuellen Berichtszeitraum.
Die aktuellen Werte der Controlling-Kenzahlen, welche sich grtenteils auf Phasen, Arbeitspakete, Manahmen sowie Meilensteine beziehen, werden alsdann zu definierten (Berichts-)Zeitpunkten angegeben.
Bei aufgetretenen Abweichungen ist eine anschlieende Analyse derselben unumgnglich, um letztlich geeignete Steuerungsmanahmen identifizieren und einleiten zu knnen. Je nach Art und Umfang der Manahme sowie in Abhngigkeit zur Projektorganisation, ist darauf zu achten, dass die Manahme vom Projektleiter, dem Lenkungsausschuss oder auch der Geschftsleitung zu genehmigen ist. In jedem Fall sollten die Manahmen beziehungsweise die daraus resultierenden nderungen in der Projektdokumentation erfasst werden. Dadurch wird im Hinblick auf das Wissensmanagement/ eine Erfahrungsdatenbank sichergestellt, dass nach Abschluss des Projektes auch noch auf die vollstndige Dokumentation des Projektverlaufes zurckgegriffen werden kann.

Viele Unternehmen greifen beim Projektcontrolling bereits auf Softwarelsungen zurck. Im optimalen Fall untersttzen diese Softwarelsungen alle grundlegenden Aktivitten des Projektcontrollings.
• Ausgehend davon, dass ein umfassender und detaillierter Projektplan darin erstellt werden kann,
• ber die Erfassung aller projektrelevanten Informationen sowie der dazu gehrigen Projektkommunikation zwischen den Projektteam-Mitgliedern,
• bis hin zur Umsetzung von belastbaren Soll-/Ist-Vergleichen und der anschlieenden Hinterlegung der eingeleiteten Steuerungsmanahmen.

Der Projektmanager von BITE bietet diese Untersttzung und darber hinaus noch Auswertungen und Grafiken, welche es speziell den Mitgliedern eines Lenkungsausschusses erlauben, einen schnellen und dennoch umfassenden berblick ber alle laufenden Projekte zu erlangen. Zudem ist die Projektmanagement Software von BITE mit einem Archiv ausgestattet, welches jederzeitige Transparenz bezglich bereits abgeschlossener oder auch abgebrochener Projekte gewhrleistet.
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BITE GmbH
Frau Vera Sayle
Resi-Weglein-Gasse 9
89077 Ulm
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