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Fachartikel, 28.11.2006
Meeting-Kultur
Die 10 goldenen Regeln für Besprechungen
Wer kennt sie nicht - zeitraubende, wenig effektive Besprechungen und Meetings, von denen der ein oder andere im Nachhinein denkt: das hätte ich mich auch sparen können?! Lesen Sie, wie Sie als Leiter und Teilnehmer dazu beitragen können, Meetings und Besprechungen effizient und zufriedenstellend zu gestalten.
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10 Regeln fr Sie als Leiter/in
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1. Prfen Sie die Notwendigkeit: Knnte die Besprechung durch einige Telefonate oder durch ein Memo/Aushang ersetzt werden?

2. Informieren Sie die Teilnehmer schriftlich: Worum geht es in der Besprechung? Wann beginnt und endet sie?

3. Schrnken Sie die Tages-Ordnung ein: Es ist besser, wenige Themen erfolgreich zu behandeln, als viele Themen ohne Erfolg.

4. Beginnen Sie pnktlich: Ein verspteter Beginn fhrt bei den pnktlichen Teilnehmern zu erheblicher Demotivation.

5. Stellen Sie zu Beginn die Tages-Ordnung vor: Wenn der Zeitrahmen es erlaubt, knnen sie Ergnzungen durch die Teilnehmer zulassen.

6. Nutzen Sie die Mglichkeit zu visualisieren, wo es nur geht: Wenn Sie laufend das Wichtigste visualisieren, ist der Verlauf der Besprechung am leichtesten nachzuvollziehen. Das Verstehen und Behalten wird erleichtert.

7. Planen Sie Pausen ein: Krzere, hufige und exakt begrenzte Pausen sind gnstiger als seltene, lange oder zeitlich nur vage begrenzte.

8. Fassen Sie zusammen: Halten Sie in regelmigen Abstnden die Ergebnisse der Diskussion fest. So verhindern Sie Missverstndnisse.

9. Halten Sie das Ergebnis fest: Notieren Sie im Protokoll, was beschlossen wurde und wer was bis wann zu erledigen hat.

10. Schlieen Sie pnktlich: Im Idealfall gelingt es Ihnen, sogar vor dem festgesetzten Zeitpunkt die Besprechung zu beenden. Falls ein Folge-Termin notwendig ist, vereinbaren Sie ihn jetzt.

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10 Regeln fr Sie als Teilnehmer/in:
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1. Nehmen Sie nur an Sitzungen teil, wenn Sie wissen, warum Sie teilnehmen sollen!

2. Bereiten Sie sich auf Ihre Teilnahme vor! Arbeiten Sie vorab zugesandte Unterlagen grndlich durch, dies beschleunigt den Ablauf der Besprechung, macht Sie zielgerichteter und effektiver.

3. Denken Sie an das Ziel der Besprechung! Sie sind in der Besprechung, um gemeinsam etwas zu erreichen, und nicht, um sich zu produzieren.

4. Konzentrieren Sie sich auf die Besprechung! Unterlassen Sie es, sich whrend der Besprechung mit anderen Dingen zu beschftigen. Investieren Sie Ihre Energie lieber in den zgigen Fortgang der Besprechung.

5. Unterlassen Sie Monologe! berlegen Sie vorher, was Sie sagen wollen. Tragen Sie dies dann kurz und przise vor.

6. Verstehen Sie die anderen! Fragen Sie nach, wenn Ihnen etwas unverstndlich ist. Tragen Sie auf diese Weise dazu bei, dass sich Gedanken und Ideen entwickeln.

7. Sagen Sie Ihre Meinung und riskieren Sie Auseinandersetzungen! Hllen Sie sich nicht in ein fr andere schwer zu deutendes Schweigen.

8. Vor allem wenn Sie eine abweichende Auffassung haben, tragen Sie diese vor! Benennen Sie vorherrschende Meinungen und zweifeln Sie diese an.

9. Erleichtern Sie der Besprechungs-Leitung die Arbeit! Seien Sie kooperativ!

10. Halten Sie sich an die Vereinbarungen! Einmal getroffene Vereinbarungen sollten zgig umgesetzt werden. Das, was Sie zugesagt haben, wird von Ihnen auch erledigt.

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Quelle / Urheber:
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