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Fachartikel, 11.08.2009
Lean Management
Der Weg zur schlanken Büroorganisation
Jeder, der schon mal den Kilos den Kampf angesagt und eine Schlankheitskur bzw. Diät gemacht hat, kennt das gute Gefühl, wenn die Pfunde purzeln und man wieder leichter durchs Leben schreitet. Ähnlich ergeht es auch Büroteams, die zur Optimierung Ihrer Büroorganisation ein Lean Management Projekt gestartet haben.

Wo immer Lean Management-Projekte erfolgreich durchgefhrt werden, stellt sich ein positiveres Gefhl beim Arbeiten ein. Die Beteiligten werden mit mehr Erfolgserlebnissen und mehr Anerkennung belohnt. Viele Zeitfresser und unwichtige Ttigkeiten werden „entschlackt“. Mitarbeiter haben das sichere Gefhl, ihre Arbeit wieder besser im Griff zu haben. Sie verschaffen sich einen klaren Blick fr das Wesentliche und begegnen der zunehmenden Dichte und Komplexitt mit besseren Arbeitsmethoden. Was das Ziel bei einer Dit sein soll, ist klar. Doch was genau wird unter Lean Management verstanden? Es geht um Effizienzsteigerung, Vermeidung von Verschwendung und Konzentration auf die Wertschpfung!

Lean Management: Schlanke Broorganisation steigert Produktivitt

Viele Firmen mssen in der aktuellen konjunkturschwachen Phase aktiv werden. Knappere Personalressourcen, steigendes Kostenbewusstsein, verunsicherte Mitarbeiter/-innen brauchen Orientierung und stellen gerne ihre gewohnten Ablufe, Prozesse und Arbeitsstile in Frage. Unternehmen drfen gerade jetzt in ihren Bemhungen nicht nachlassen, sich um den optimalen Einsatz aller Mittel zu bemhen. Zudem ist die Bereitschaft bei Fhrungskrften und Mitarbeitern gegeben, gewohnte Verhaltensweisen, Prozesse und Strukturen kritisch zu beleuchten. „Das machen wir schon immer so“ – das ist allen Mitarbeiter/-innen klar - gilt als Begrndung nicht mehr. Weitere Auslser fr Lean Management Projekte:

  • Steigendes Kostenbewusstsein und geringere Budgets in den Brobereichen.
  • Hherer Konkurrenz- und Effizienzdruck: Gefahr des Outsourcings der indirekten Bereiche, wenn Leistungen extern gnstiger eingekauft werden knnen.
  • Knappere Personaldecke: Weniger Mitarbeiter mssen die gleiche oder mehr Arbeitsvolumen bewltigen.
  • Schnell frisst langsam: Wachsende Kundenerwartungen an schnelle Lieferung und hohe Qualitt. Hufig auch Zusatzaufgaben in den Verwaltungsbereichen durch Dokumentation und Einhaltung von gesetzlichen Regelungen.
  • Viele Umstrukturierungen erfordern von den Mitarbeiter/-innen in den Verwaltungs-, Planungs-, Vertriebs- und Servicebereichen hohe Flexibilitt bei gleichzeitiger Prozesssicherheit.

Aus Mitarbeiterperspektive viele Vorteile

Mitarbeiter bewerten die Untersttzung in einem komplexen und dynamischen Arbeitsalltag sehr positiv, sind sie doch auf der Suche nach passenden „Coping“-Strategien, um mit Unsicherheit, Workload und Projektarbeit umzugehen. Sie gestalten mit, bernehmen Verantwortung bei Entscheidungen, die ihr Arbeitsumfeld betreffen. Den meisten ist inzwischen deutlich, dass Jammern ber zu wenig Personal oder ber die Sparpolitik des Managements nicht weiter bringt. Mitarbeiter involvieren und zum Mitgestalten anregen ist das beste Mittel, um Unzufriedenheit, innere Kndigung und Prsentismus zu vermeiden.

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Prsentismus: Gerade in Krisenzeiten erscheinen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen trotz gesundheitlicher Beschwerden (depressive Verstimmungen, Kopfschmerzen, Rckenbeschwerden, Burn-Out Symptomen uvm.) bei der Arbeit, sind aber bei weitem nicht in der Lage, den gewhnten Produktivittsgrad aufrecht zu erhalten. Schtzungen zufolge sind die Produktivittsverluste durch Prsentismus sogar weitaus hher als jene, die durch Absentismus verursacht werden.

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Fr einzelne Mitarbeiter mit entsprechendem Potenzial kann es zudem eine motivierende Aufgabe sein, die Rolle des bereichsinternen Lean Office-Beauftragten zu bernehmen und den Lean Management Gedanken im Team voranzutreiben. Wie ein solches Lean Office-Projekt konkret aussehen kann, zeigt das Beispiel eines Energieversorgers. In mehreren Teams - Kundenbetreuung, Mahnwesen, Marketing, Buchhaltung und der Stromwirtschaft - wurde der Prozess durchgefhrt.

Die Auftragsklrung

Im Erstgesprch mit der Personalentwicklung und Fhrungskrften aus den Fachbereichen wurden folgende Ziele definiert,

  • Mitarbeiterseitig Ideen entwickeln, wie die Arbeitsaufgabe vereinfacht werden kann: Suchzeiten, Doppelarbeit vermeiden.
  • berblick ber Wichtigkeit und Dringlichkeit bei steigendem Arbeitspensum behalten.
  • Standards fr die Zusammenarbeit im Team entwickeln.
  • Sensibilisieren und begeistern fr das Thema „Prozessoptimierung“.
  • In allen Bereichen Lean Office Verantwortliche definieren und aufbauen.
  • Methodische Weiterbildung (Zeitmanagement, Arbeitsorganisation, Prozessoptimierung etc.)

Bei den konzeptionellen berlegungen waren folgende Faktoren wichtig:

  • Maximaler Praxisbezug und Transfer: Jede/r Mitarbeiter/-in fhrt ein eigenes Optimierungsprojekt durch.
  • Die Umsetzung in mehreren Intervallen.
  • Commitment der Fhrungskrfte erforderlich.
  • In der Projektphase sollte neben Einzelcoaching auch Gruppencoaching angeboten werden, um die gegenseitige Vernetzung zu forcieren.
  • Das Lernen in den Weiterbildungsbausteinen fand auf zwei Ebenen statt: Fr die Teilnehmer persnlich und fr die Teilnehmer als Multiplikatoren von „Lean Management im Bro“, d. h. sie mssen das Thema an ihre Kollegen „verkaufen“ knnen.

Der Ablauf: Workshops und Umsetzungsbegleitung im Wechsel

In drei Workshops wechselten sich Theorie mit Umsetzungsphasen und Coaching am Arbeitsplatz und bei den Optimierungsprojekten ab. Start des ersten Workshops war der eigene Schreibtisch und die Arbeitsorganisation. In den Folgeworkshops wurden Themen wie Checklisten und Vorlagen fr Standardaufgaben, einheitliche Ablage, Schnittstellenprobleme, Selbstdisziplin, Nein-sagen lernen und Vertretungsregelung bearbeitet. Dabei ging es darum, mit vielen kleinen Verbesserungen eine Effizienzsteigerung von 10 – 20 % zu erreichen.

Umsetzungserfahrungen und Mitarbeiterreaktionen


Lean Management – warum das? Machen wir bisher alles falsch? Noch mehr Brokratie? Jetzt noch mehr arbeiten? Diese Zweifel wurden im Start-Workshop schnell ausgerumt: Es geht nicht darum, hrter zu arbeiten, sondern cleverer! Gerade bei einem immer dichteren Arbeitspensum verliert man leicht den berblick. Die Produktivitt sinkt – trotz steigender Betriebsamkeit. Mitarbeiter erledigen hufig Extraarbeit und beschftigen sich nicht mit dem Gedanken, die Arbeitsaufgabe zu vereinfachen. Die Workshops sorgten an diesem Punkt fr eine konstruktive Lsungsorientierung.

Die Selbstorganisation der Mitarbeiter/-innen zeigte sehr unterschiedliche Ausprgungen. Auch die Nutzung der vorhandenen Arbeitsmittel fr die Selbstorganisation wie Microsoft Outlook war sehr unterschiedlich. Eine weitere Untersttzung einzelner Mitarbeiter bei der Strukturierung ihrer Arbeitsablufe war daher wichtig, z. B. in Form von Einzel-Coaching. Zwischen den Workshops verabredeten sich die Teilnehmer in Tandems zu Umsetzungsaktionen. Dabei wurde die Umsetzung der Workshopinhalte und der Optimierungsprojekte mit dem Sofort-Prinzip am eigenen Arbeitsplatz vorangetrieben.

Win-win Situation fr Unternehmen und Officemitarbeiter

Ein Broeffizienz-Projekt ist nicht nur ein Zeitaufwand, sondern bringt fr alle Beteiligen und auch fr den Arbeitgeber einen Nutzen. In jedem Workshop wurden konkrete Verbesserungsschritte sowohl in Bezug auf den eigenen Arbeitsplatz als auch auf Arbeitsablufe, definiert. Die wichtigsten Manahmen wurden sofort umgesetzt und weitere Schritte festgelegt. Fixe Termine stoppten die „Verschieberitis“. Bereits zu Beginn des zweiten Workshops wurden Erfolge und Entlastungen konkret benannt: „Das htte ich nicht gedacht, dass wir alle Punkte geschafft haben!“ oder „Ich freue mich jeden Tag, wenn ich in mein schn sortiertes Bro komme!“ waren Aussagen der Mitarbeiter.

Dinge werden schneller gefunden und man hat mehr Platz im Bro. Kollegen finden sich im Vertretungsfall schneller am Arbeitsplatz zurecht. Es macht mehr Spa, in einem aufgerumten Umfeld zu arbeiten – und wenn Besucher kommen, braucht sich niemand zu schmen. Fr das Unternehmen bedeutet das viel Einsparpotenzial, denn jeder wei: Zeit ist Geld! Krzere Bearbeitungszeiten und schnellere Reaktionszeiten zahlen sich in barer Mnze aus.

Der Nutzen des mitarbeiterorientierten Vorgehens und die Philosophie der kontinuierlichen Verbesserung wurden von Mal zu Mal deutlicher. Die Mitarbeiter/-innen waren aktiv an der Erarbeitung der Lsungen beteiligt und zeigten sich immer engagierter.

Manahmen zur Erhhung der Nachhaltigkeit

Um das Rad der Verbesserung am Laufen zu halten, braucht es verantwortliche Personen, die sich des Themas „Lean Office“ annehmen. Weitere Aktionen sind beispielsweise:

  • Messbare Ziele und klare Erwartungen an die Mitarbeiter/-innen kommunizieren
  • Kennzahlen erstellen, die deutlich machen, woran Leistung gemessen wird
  • Regelmige Verbesserungszirkel und halbjhrliche Noch-Besser-Tage mit Aufrumaktion


Grenzen und Stolpersteine

Eine besondere Herausforderung stellt es dar, die Fhrungskrfte so in den Prozess einzubinden, dass sie sich Erfolgskontrolle von Vereinbarungen und hohe Verbindlichkeit zur Fhrungsaufgabe machten. Wenn von der Leitung die Themen Standardisierung und Workflow-Optimierung nicht getrieben werden, droht der Prozess im Arbeitsalltag unterzugehen. Zum Teil versanden Verbesserungsideen, da die nchst hheren Fhrungskrfte nicht gengend in den Prozess involviert sind.

Kritisch fr den Verlauf von Lean Management Projekten ist es, wenn Auftraggeber verdeckte Ziele verfolgen. Ein verdecktes Ziel kann sein, die offensichtliche berlastsituation eines Bereiches zu rechtfertigen: „Nun haben wir euch methodisch untersttzt, jetzt wollen wir keine Klagen mehr hren.“ Fr die Akzeptanz von Lean Office Projekten und eine mitarbeiterorientierte Vorgehensweise ist es zudem schwierig, wenn Mitarbeiter befrchten, dass als direkte Folge Personal abgebaut werden soll. D. h. es muss Zieltransparenz bestehen, die Mitarbeiter drfen zu Recht wissen, auf was sie sich einlassen, die Win-win Aspekte mssen im Vordergrund stehen!

SERVICETIPP
Kostenloser Kurzleitfaden
Lsungsfokussiertes Lean Management im Bro
PDF-Präsentation zu den Grundlagen, Vorteilen und Lösungsprinzipien für ein Lean Management im Büro und in welchen Schritten in Unternehmen dabei vorgegangen werden sollte.
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ZUM AUTOR
ber Claudia Heizmann
Loquenz Unternehmensberatung GmbH
Claudia Heizmann ist Dipl.-Pädagogin, zertifizierte Unternehmensberaterin (CMC/BDU) und als Senior Consultant, Trainerin, Coach für Führung und Management bei der Loquenz Unternehmensberatung GmbH tätig. Die Schwerpunkte der ...
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