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Pressemitteilung

Kleines Knigge-Lexikon

(PM) , 10.10.2007 - Zeitgemäße Umgangsformen sind in manchen Punkten durchaus branchenabhängig, verfolgen aber immer das Ziel, dem Einzelnen eine reibungslose Integration in die Gesellschaft zu ermöglichen. Wer sich darin auskennt, Fettnäpfchen weiträumig zu umgehen, besitzt ein nicht zu unterschätzendes Kapital, mit dem sich wuchern lässt – im Job und privat.

Ausländische Gäste im Unternehmen
Halten Sie Stadt- und Einkaufsinformationen in der jeweiligen Landessprache bereit, kümmern Sie sich auch nach Dienstschluss um Ihre Gäste, organisieren Sie nur Programmpunkte, die ankommen (z.B. eine Bowling-Partie für Amerikaner). Bei einem Theater-Besuch achten Sie darauf, dass das Programm nicht zu politisch oder zu offenherzig ist. Übergeben Sie keine Geschenke, die die Gäste nicht transportieren können.

Betriebsfeiern
Betriebsfeste sind eine gute Gelegenheit, Mitarbeiter und Kollegen zwanglos besser kennen zu lernen, bergen aber auch Gefahren und können Ihren guten Ruf, den Sie das ganze Jahr über aufgebaut haben, gefährden. Darum zerstören Sie Ihr professionelles Image nicht durch:
• einen radikalen "Rollenwechsel" in punkto Outfit. Richten Sie sich nach dem Dresscode auf der Einladung und bleiben sie während der Feier komplett angezogen.
• Vergessen Sie den Streit im Büro, seien Sie fröhlich, jedoch nicht aufgekratzt.
• Liefern Sie sich keine Schlacht am Buffet, wischen Sie niemandem eins aus, falls Sie einen Beitrag zum Programm leisten. Das kommt unweigerlich zurück.
• Reden Sie nicht über Themen, die beim Small Talk tabu sind (Geld, Sex, der Führungsstil des Chefs, die Zicke aus dem Vertrieb, Ihre letzte Blasenentzündung). Punkten Sie mit Ihren Kindheitserinnerungen an Weihnachten und Ihrem Bildungsurlaub.
• Halten Sie sich mit Alkohol zurück. Sie wissen, wie Sie nach 2, 4, 6 Gläsern wirken. Stark Angesäuselte übersehen Sie taktvoll.
• Wehren Sie Knutschattacken standhaft ab. Machen Sie niemandem schöne Augen und vergreifen Sie sich nicht im Ton.
• Und am Morgen danach sind Sie im Büro – auch wenn es ein bisschen später wird als eingeplant.

China
Lassen Sie sich einführen und vorstellen (Handelsdelegationen, Banken ...), da Chinesen mit Fremden keine Geschäfte machen. Bringen Sie Ihren eigenen Dolmetscher mit. Chinesen sind im Alltagsleben häufig recht ungeduldig und aggressiv. Je lauter sie sprechen, umso mehr fühlen sie sich im Recht. Arrogantes Auftreten und ein tief sitzendes Minderwertigkeitsgefühl gehen oft Hand in Hand. Falls Sie einen Fehler machen, können Sie sich nicht oft genug entschuldigen. Pünktlichkeit ist wichtig, ein klares Nein dagegen beleidigend. Das Heben der Augenbrauen könnte Ablehnung bedeuten.

Dont’s beim Meeting:
• Kommen Sie nicht zu früh oder zu spät zu einer Verabredung.
• Bauschen Sie die Fehler anderer nicht auf. Niemand ist perfekt.
• Stellen Sie andere bei Stilfehlern nicht bloß. Es genügt, wenn Sie wissen, wie man es richtig macht.
• Lassen Sie sich nicht ausnutzen.

E-Mails
Obwohl Sie sich hier kurz fassen, können E-Mails den gleichen Stellenwert wie ein Brief haben. Auch sie werden oft archiviert und geben Auskunft über Ihren persönlichen Stil. Deshalb verfassen Sie Ihre E-Mails – externe wie interne – genauso sorgfältig wie Ihre Briefe in einem sachlichen, seriösen, höflichen Stil.
Für E-Mails gelten dieselben Grundregeln wie für die klassische Korrespondenz. Also gehören Anrede und Grußformel hinein. Bei guter Bekanntschaft dürfen es schon einmal lockere Formulierungen sein, zum Beispiel nur "Gruß". Wer antwortet, kann sich nach den Schlussworten des Absenders richten.
Umgangssprache, durchgehende Klein- oder Großschreibung sowie Tipp- und Rechtschreibfehler sind auch in E-Mails nicht akzeptabel. Geht die E-Mail ins Ausland, werden Umlaute ausgeschrieben. Die Abkürzung "MfG" (Mit freundlichen Grüßen) zerstört jede gut gemachte Nachricht!
Bei einem effizienten E-Mail-Management formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile, stellen das Wichtigste an den Anfang, also in die ersten Zeilen, erklären, was sich im Anhang befindet, nehmen Abstand von "Pingpong"-Mails (falls doch, die Betreffzeile aktualisieren), vom cc-Absicherungswahn und von unklaren Betreffzeilen. Bei Ja-/Nein-Antworten kann die Betreffzeile genutzt werden. Tragen Sie Streit persönlich aus, nicht per E-Mail, antworten Sie nicht im Affekt und seien Sie vorsichtig mit Humor, Sarkasmus und Ironie. Bei längeren Geschäftsreisen schalten Sie einen "Abwesenheitsassistenten". Einladungen zu offiziellen Terminen, Festlichkeiten sowie Beileidsbekundungen sind nur stilvoll per Brief. Auf Weihnachts-, Neujahrs- und Geburtstagskarten darf per Mail geantwortet werden.

Fax
In bestimmten Fällen können Sie auf demselben Fax antworten. Wollen Sie nicht direkt auf das Dokument schreiben, benutzen Sie einen Klebezettel, den Sie hinterher entfernen können. Ein Fax darf ruhig handschriftlich sein, wenn es nicht durch eine furchtbare Klaue unleserlich wird.
Vorsicht: In den meisten Firmen können auch Kollegen(innen) das Fax zu sehen bekommen. Vertrauliche Sachen sollten daher nur per Brief geschickt werden. Notieren Sie auf jedem Fax, für wen es bestimmt ist, sofern es nicht an einen einzelnen Selbstständigen geht.

Firmenwagen
Sind Sie mit dem Firmenwagen zum Kunden unterwegs? Dann begutachten Sie Ihren fahrbaren Untersatz sehr kritisch von außen und innen: Ist Ihr Wagen aufgeräumt und sauber? Entsorgen Sie allen Abfall, leeren Sie den Aschenbecher. Halten Sie Ihr Auto blitzsauber für den Fall, dass Sie jemanden chauffieren müssen.

Grüßen
Grüßen kann man gar nicht genug. Dabei ist der Blick in die Augen obligatorisch. Gegrüßt wird immer dann, wenn man eine Zeitlang dicht beieinander ist oder/und gemeinsame Gastgeber/Interessen hat. Wer neu auf eine andere Gruppe stößt, grüßt die Anwesenden. Im Geschäftsleben zählt die Autorität/die Hierarchie, d.h. der Jüngere wird als Vorgesetzter z.B. von dem älteren Mitarbeiter gegrüßt. Souveräne Menschen pochen nicht auf ihr Recht: Der Chef "darf" ruhig als erster seine Sekretärin grüßen.

Handy
Nicht dort lauthals telefonieren, wo andere ein Recht auf Ruhe, Entspannung, Konzentration und Genuss suchen – niemand ist allein auf der Welt.
Sie haben es weiter nicht nötig, ständig darzustellen, wie enorm wichtig und beliebt sie sind. Sie verwenden Ihr Handy nur, wenn es für den Arbeitsfluss unabdingbar ist. Für wichtige Personen erreichbar zu sein, wo immer Sie sind, ist für Ihre Karriere nützlich. Leisten Sie sich dennoch hin und wieder den Luxus, unerreichbar zu sein. Und bedenken Sie als umsichtigen Mensch: Das Klingeln eines Handys im Beisein anderer bedeutet in vielen Fällen eine Störung oder die Unterbrechung eines Gesprächs.

Klingeln im Meeting
• Schalten Sie vor einem Meeting grundsätzlich Ihr Handy aus. Haben Sie das einmal vergessen, entschuldigen Sie sich kurz und stellen auf Mailbox um. Die sollte immer aktiv sein, um Anrufer nicht zu enttäuschen.
• Nun kann es aber sein, dass Sie ein wichtiges Telefonat erwarten, das keinen Aufschub erlaubt. Teilen Sie dies am Anfang des Meetings der Runde mit und legen Ihr Telefon, auf Lautlos-Modus gestellt, offen hin. Meldet es sich, bitten Sie um Entschuldigung und gehen hinaus, um mit dem Anrufer zu sprechen.
• Gute Variante: Sie übergeben ihr Handy einer Sekretärin, die Sie für einen bestimmten Anruf herauswinkt.
• In den USA heißt das Handy "cellular"/"cell phone", in Großbritannien "mobile".
• Achten sollten wir auch auf die Klingel-Melodie. Hier ist ein seriöses Geräusch oft besser als der neueste Rocksong, Vogelgezwitscher oder Beethoven.

Jackett ausziehen?
Nein, nicht bei halbwegs offiziellen Anlässen, solange sich der Gastgeber des Jacketts noch nicht entledigt hat oder die Gastgeberin dazu auffordert. Auch sonst nichts lockern! In Meetings danach fragen – gilt auch für Frauen. GastgeberInnen nehmen auf sommerliche Temperaturen Rücksicht und bieten "Entblättern" frühzeitig an. Wenn Sie Ihr Jackett während einer Besprechung anlassen, gewinnen Sie an Autorität.

Kommunizieren
Mit Ihrer schriftlichen Kommunikation dokumentieren Sie im wahrsten Sinn des Wortes schwarz auf weiß den Stil Ihres Unternehmens und prägen dessen Image mit. Gleichzeitig wird Ihr persönlicher Stil im Umgang mit Geschäftspartnern und Kollegen erkennbar. Deshalb ist es sehr wichtig, Korrespondenz jeder Art mit größter Sorgfalt zu erledigen. Briefe und Mails sind Visitenkarten wie Ihre Kleidung und Ihr Auftreten. Sie rücken das Unternehmen und Sie selbst in gutes oder schlechtes Licht.

...den kompletten Beitrag lesen Sie unter:
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