VOLLTEXTSUCHE
Fachartikel, 03.02.2009
IT
Technisch-funktionale Stolperfallen bei der E-Mail-Archivierung
Die wachsende Sensibilisierung für rechtliche Anforderungen und die zunehmende Belastung der E-Mail-Infrastruktur in Unternehmen sind die wesentlichen Triebfedern für den Markt für E-Mail Management und E-Mail-Archivierung. Gleichzeitig wird das Lösungsangebot immer vielfältiger und aus Anwendersicht immer undurchsichtiger. Hinzu kommt, dass zentrale Stolpersteine bei Mail-Archivierung häufig übersehen und erst dann erkannt werden, wenn es schon zu spät ist.
Eine E-Mail ist nicht nur einfach eine andere Dokumentart. Die Art und Weise der Mailnutzung und ihrer Rahmenbedingungen unterscheidet das Thema fundamental von anderen Archivierungsthemen im Markt fr Document Management (DMS) und Enterprise Content Management Systeme (ECM). Trotzdem sind Anwender gezwungen, die verschiedenen Content-Inseln zu integrieren, weil es keinen Sinn macht, ein Archiv fr Eingangspost, ein anderes fr Mail und dann vielleicht noch andere Archive fr andere Unterlagen oder Dateien zu betreiben. Idealerweise htte der Anwender gerne eine homogene Content-Infrastruktur, die auch die Mail-Archivierung einschliet.

Triebkraft Nr. 1: Regulatorische Anforderungen

Aus Sicht des HGB (Handelsgesetzbuches) ist nur die Pflicht zur ordnungsgemen, unvernderbaren Aufbewahrung von Mail-Inhalten, die als Handelsbrief gelten, abzuleiten. Steuerrechtlich betrachtet gibt es jedoch Archivierungsanforderungen, die aus dem genderten 147 der AO (Abgabenordnung) und erlutert in den GDPdU (Grundstze zum Datenzugriff und zur Prfbarkeit digitaler Unterlagen) abzuleiten sind.

In der Regel ist davon jedoch nur ein geringer Anteil aller E-Mails im Unternehmen betroffen- die Verpflichtung zur vollstndigen E-Mail-Archivierung ist weder aus dem HGB noch den GDPdU noch aus den GoBS (Grundstze ordnungsgemer DV-gesttzter Buchfhrungssysteme) ableitbar. In vielen Fllen treibt eher pures Eigeninteresse ein Unternehmen, eine Mail zu archivieren. Im Vordergrund steht immer das Selbstqualifizierungsrecht jedes Unternehmens zu entscheiden, welche Unterlagen ber welchen Zeitraum aufbewahrt werden mssen.

Triebkraft Nr. 2: Systementlastung

Oft kommt die Initiative zur E-Mail-Archivierung aus der IT. Aufgrund wachsender Datenbanken von Mailsystemen kann im Extremfall eine konsistente Sicherung nicht mehr im zugesagten Zeitfenster (z. B. ber das Wochenende) zugesichert werden.

Eine systemgetriebene Mail-Archivierung zur Entlastung von Mail-Datenbanken kann die  Administration des Mailsystems erleichtern und Benutzern eine quasi „unlimitierte Mail-Box" verschaffen. Es stellt sich allerdings die Frage nach dem Umgang mit den so entsorgten E-Mail-Daten. Das immer grer werdende – ebenfalls kostenbehaftete - Mail-Archiv muss irgendwann ebenfalls (durch Lschen) wieder bereinigt werden.

Triebkraft Nr. 3: Wiederherstellung der Auskunftsfhigkeit

Bei vielen Unternehmen findet sich die Problematik, dass Vorgnge aufgrund fehlender Unterlagen – gerade in Form von Mail-Kommunikation – nicht mehr nachvollziehbar sind oder teilweise erheblichen Mehraufwand verursachen. Eine wichtige per Mail versandte Absprache eines in Urlaub befindlichen Vertriebskollegen ist aufgrund individueller Ablagesystematiken (Papier-, Dateisystem-, Mailsystemordner) nicht zeitnah auffindbar. Idealerweise sollte dazu eine zentrale strukturierte elektronische Ablage als Kundenordner - auch fr solche E-Mails – genutzt werden knnen.

Unterschiedliche Systemkonzepte und –funktionen

Der Markt bietet momentan drei unterschiedliche Systemkonzepte zur Mail-Archivierung an:

  • Mail Appliance: Vorkonfigurierte Lsung inkl. Hardware-Komponenten mit Standard-Funktionalitt und Schwerpunkt auf einer systemgetriebenen Mail-Archivierung.
  • Mail-Archiv: Funktional rein auf die E-Mail-Archivierung ausgerichtete Softwarelsung ohne vorkonfigurierte Hardware-Komponenten.
  • Mail-Archiv, erweiterbar mit DMS-Funktionen: Lsung zur E-Mail-Archivierung, die mit herstellereigenen Komponenten zur Nutzung von DMS-typischen Funktionen zur allgemeinen Dokumentenverwaltung, Aktenverwaltung, Postkorb, etc. erweitert werden kann.

Fr eine vollumfngliche Archivierung aller Mails in Kopie aus Compliance- oder Risikogrnden ergeben sich z.B. mehrere Optionen. Wird bereits eine DMS-Lsung im Unternehmen eingesetzt, knnte dort eine Erweiterung um eine Mail-Archivierung in Frage kommen. Alternativ knnte ein rein auf die Mail-Archivierung ausgerichtetes Produkt bessere Funktionalitt zu niedrigeren Kosten bieten.

Die Entscheidungsgrundlagen fr ein Systemkonzept basieren immer auf den unternehmensspezifischen, fachlichen und funktionalen Anforderungen zur E-Mail-Archivierung. Die folgende bersichtstabelle zeigt einige typische Merkmale der dargestellten Lsungsanstze zur E-Mail-Archivierung im Vergleich.

Merkmale: E-Mail-Appliance

  • Hardware inkl. aller bentigten Infrastruktur-Komponenten: Ja
  • Speicherprinzip fr Mails: Kopie
  • Formatkonvertierung von Mails (z.B. PDF): i.d.R. Nein
  • Verwaltung von "Nicht-Mail-Dokumenten": Nein
  • Offline-Nutzung: Nein
  • Anpassbarkeit der Benutzeroberflche: i.d.R. Nein
  • Zustzlich bentigte Komponenten: Keine
  • Optionen fr direkte Integration in unterschiedliche Speichertechnologien: i.d.R. Nein

Merkmale: E-Mail-Archiv

  • Hardware inkl. aller bentigten Infrastruktur-Komponenten: Nein
  • Speicherprinzip fr Mails: oft Kopie oder Ersetzen durch Link
  • Formatkonvertierung von Mails (z.B. PDF): i.d.R. Nein
  • Verwaltung von "Nicht-Mail-Dokumenten": i.d.R. Nein, manchmal als Dateispeicher nutzbar
  • Offline-Nutzung: manchmal
  • Anpassbarkeit der Benutzeroberflche: i.d.R. Nein
  • Zustzlich bentigte Komponenten: Server, Storage, ggf. Datenbank
  • Optionen fr direkte Integration in unterschiedliche Speichertechnologien: manchmal

Merkmale: E-Mail-Archiv mit DMS-Option

  • Hardware inkl. aller bentigten Infrastruktur-Komponenten: Nein
  • Speicherprinzip fr Mails: oft Kopie oder Ersetzen durch Link
  • Formatkonvertierung von Mails (z.B. PDF): Manchmal
  • Verwaltung von "Nicht-Mail-Dokumenten": Ja
  • Offline-Nutzung: manchmal
  • Anpassbarkeit der Benutzeroberflche: Hoch
  • Zustzlich bentigte Komponenten: Server, Storage, DMS, Datenbank
  • Optionen fr direkte Integration in unterschiedliche Speichertechnologien: Ja

Kategorien der E-Mail-Archivierung

Mail-Archivierung lsst sich je nach Anforderungen in unterschiedliche Kategorien einteilen. Nachfolgend hierzu ein berblick.

Handlungsoption 1: Alles archivieren

Aus regulatorischen Grnden hat sich diese Variante als erste Mail-Archiv-Lsung bereits weit verbreitet. Hierbei geht es fr das Unternehmen darum, eine maximale gerichtsbelastbare Auskunftsfhigkeit zu erreichen, ohne vorher schon wissen zu knnen, in welchem Zusammenhang diese Notwendigkeit entsteht. Es geht also nicht um bestimmte Projekte, Vertragsabschlsse oder Mitarbeiter. Es geht darum, dass ein Dritter einen Sachverhalt behauptet, den man nur entkrften kann, indem man nicht nur die dafr notwendigen Dokumente beschafft sondern WICHTIG, indem man beweisen kann, dass man andere Dokumente nicht absichtlich oder versehentlich NICHT vorgelegt hat. Man muss die Vollstndigkeit beweisen, wenn aus dem Mangel der Vollstndigkeit ein juristisches Risiko entsteht. Mit anderen Worten: Die Aufforderung des Gerichts zu belegen, dass der Mitarbeiter KEINE Insiderinformationen an die eigene Verwandtschaft gemailt hat lsst sich natrlich nicht durch ein einziges Dokument belegen, sondern nur durch die belastbare Darstellung, dass smtliche ein- und ausgehende ggf. auch interne Mail archiviert wird und sich eben trotz dieser 100%-igen Archivierung kein einziges Dokument findet, welches den Verdacht des Insiderhandels untermauern kann. Solche Archive werden hufig Compliance-Archive genannt, was ein wenig irrefhrend ist, da auch die selektive Archivierung von Mails durchaus durch regulatorische Anforderungen begrndet sein kann. Weiterhin zu beachten ist, dass der Ansatz „Alles archivieren“ immer nach einer klaren Regelung zum Umgang mit privaten E-Mails verlangt.

Doch was bedeutet „Alles“? „Alles“ ist ein relativer Begriff. Das Unternehmen muss entscheiden, was genau es unter „Alles“ versteht. Soll die Archivierung vor oder nach dem Spam- und Virenfilter ansetzen? Wenn danach, knnte es – nicht nur theoretisch - Antragsgegner geben, die behaupten, dass ein Filter absichtlich oder versehentlich so eingestellt war, dass das Mail zwar rechtzeitig und vertragswirksam dem Unternehmen zugegangen sei, dann aber nicht weitergeleitet wurde. Und auf die Einstellung der Filter beim E-Mail-Empfnger hat der Absender keinen Einfluss. Er darf also bei geschftlicher Mail davon ausgehen, dass der „Briefkasten“ ordnungsgem geleert wird und das Mail rechtswirksam zugegangen ist. In der Praxis fhrt das dazu, dass einige Firmen eine Policy haben, smtliche Mails VOR dem Spam-Filter als Kopie zu archivieren. Es gilt dann das Motto: Speicherplatz ist billiger als ein verlorener Prozess. Wichtiger Punkt bei dieser Form der Archivierung: Es muss auf alle Flle das zum frhestmglichen Zeitpunkt verfgbare Mail-Format abgelegt werden. Eine Konvertierung in TIFF oder PDF ist erlaubt, aber nur als zustzliche Version (auf die hufig unterschtzten Probleme bei der Konvertierung gehen wir in u.a. Absatz ein) mit folgender Begrndung: Auch hier knnte ein bswilliger Dritter behaupten, dass die ursprngliche Mail weitere Anhnge enthielt, das MS Excel-Sheet nicht A4 hoch, sondern A3 quer formatiert war, wodurch relevante Informationen an irgendeiner Stelle im Rendition-Prozess verloren gegangen sind.

Handlungsoption 2: Regelbasierte Archivierung einer Teilmenge

Sollen nur Teile der gesamten Mail-Kommunikation archiviert werden, erfolgt dies ber die Definition von Kriterien. Diese knnen inhaltlicher Natur sein, um bspw. ber die Empfngeradresse nur alle eingehenden Mails fr die Schadensabteilung per Default automatisch zu archivieren. Die Regeln knnen auch zeitlich oder ereignisgesteuert arbeiten. Typisch dafr ist eine Archivierung von Mails aus Postfchern, sobald diese eine bestimmte Speichergre im Mailsystem berschritten haben. Die Vorteile einer System-getrieben Archivierung liegen in der Tatsache, dass die Anwender eines Mailsystems sich nicht um die Archivierung kmmern mssen, sondern das System dies im Hintergrund erledigt. In Bezug auf die fachliche und sachlogische Strukturierung von Mails im Mail-Archiv sind aus der Erfahrung allerdings Grenzen gesetzt, da ber das Regelwerk nur die Systemfelder einer Mail fr eine Indizierung sinnvoll ausgewertet und fr die sptere strukturierte Suche im Mail-Archiv verwendet werden knnen. Eine zustzliche Volltextindizierung von Mails und deren Anhngen ist bei den meisten Mail-Archiven mglich, kann aber spter bei zig-Millionen von archivierten Mails zu einer groen Trefferliste – hnlich wie in Google – fhren. Problem ist hier: Wie findet man trotz Volltextindizierung eine Mail zu einer bestimmten Kunden- oder Vertragsnummer wenn diese weder im Mail-Header noch im Mailbody oder in Anhngen enthalten war.

Handlungsoption 3: Selektive Archivierung

Manchmal wird dieses Verfahren auch qualifizierte oder Anwender-getriebene Archivierung genannt. Das Prinzip ist folgendes: der Anwender entscheidet nach einer Sichtung einer Mail individuell aufgrund fachlicher oder Geschftsprozess-bedingter Zusammenhnge, firmenspezifischer Vorgaben, etc. ob eine Mail vollstndig oder nur einzelne relevante Anhnge in einem Mail-Archiv abgelegt werden sollen. Es besteht die Anforderung, diese Mails in den jeweiligen fachlichen Kontext einer elektronischen Akte zu bringen.

Jeder Hersteller hat eigene Vorstellungen und Philosophien ber den Komfort und die Mglichkeiten, wie ein Anwender eine E-Mail in ein Mail-Archiv ablegen oder in eine elektronische Akte speichern kann – einen Standard gibt es nicht. Bei einem synchronen Verfahren bekommt der Anwender ein sofortiges Feedback ber den Erfolg oder Misserfolg der Archivierung. Findet bei der Speicherung gleichzeitig eine Konvertierung auf dem Client statt (z.B.TIFF-/PDF-Drucker), kann der gesamte Vorgang einen fr Anwender inakzeptablen Zeitraum in Anspruch nehmen. Dies ist im Auswahlverfahren zu prfen. Einige Lsungen setzen auf ein asynchrones Verfahren. Der Benutzer indiziert eine Mail, stellt diese in eine Warteschlange zur Archivierung und bekommt erst zeitversetzt eine Rckmeldung ber den Status der Archivierung, da diese nur in regelmigen Zeitabstnden im Hintergrund durchgefhrt wird. Bei Fehlern – insbesondere bei Lsungen mit Formatkonvertierungen - kann dies zu individuellen Aufwnden zur Nachbearbeitungen und erneuten Versuchen zur Archivierung einer Mail fhren.

Diese Anwender-getriebene Archivierung von Mails in elektronische Akten ist typischerweise nur in Verbindung mit einer DMS-basierten Lsung verfgbar. Das hier bestehende Risiko aus Unternehmenssicht ist die Mglichkeit, dass ggf. wichtige E-Mails von Anwendern nicht archiviert werden, bzw. von Dritten eine Manipulation behauptet wird, die man nur durch entsprechende Beweisketten entkrften kann.

Komfortstufen Mail-Archivierung

Ebenfalls kein Standard sind mobile Mail-Archiv-Clients, damit bspw. ein Auendienstmitarbeiter auch seine archivierten E-Mails auf dem Notebook mitnehmen und Offline sichten kann. Auch bei der System-getriebenen Funktionalitt gibt es Unterschiede bei der Integrationstiefe in unterschiedliche Mailsysteme und damit verbundener Optionen beispielsweise in Bezug auf mgliche Speicherformate und Nutzung Mailsystem-spezifischer Funktionen.

Wahl des „richtigen“ Speicherformates fr Mails

Jeder Mail-Client stellt den Inhalt einer E-Mail unterschiedlich formatiert dar. Eine in Lotus Notes erzeugte und in MS Outlook angezeigte Mail (oder umgekehrt) verliert teilweise Zeilenumbrche und andere Formatierungen. Es gibt keinen generellen Format-Standard zur Speicherung oder einen rechtlich begrndeten Zwang zur Konvertierung von E-Mails vor der Archivierung. Die Optionen von Mail-Archiv-Lsungen reichen von der Speicherung systemspezifischer Formate (z.B. msg bei MS Exchange), ber den Internet-Standard RFC 2822 bis hin zur Konvertierung in TIFF oder PDF/A. Zu beachten ist ggf. die in der GdPDU (Grundstze der Prfbarkeit digitaler Unterlagen) dokumentierte Anforderung des BMF (Bundesministerium fr Finanzen) zur Speicherung aller steuerrelevanten Mails (Text und Anhnge) im Originalformat. Hintergrund ist die Mglichkeit einer maschinellen Auswertbarkeit im Prfungsfall.

Umgang mit qualifizierten Signaturen

Fast alle gngigen Mail-Clients erlauben eine digitale Signatur mit Hilfe von S/MIME, bei der der Text einer E-Mail inkl. aller Anhnge signiert werden kann. Eine Auftrennung der Mail-Komponenten oder eine Konvertierung bei der Archivierung wrde die Signatur brechen, daher empfiehlt sich die Speicherung als Containerformat (RFC 2822, MSG, NSF, etc.), wenn man das E-Mail oder die Anhnge nicht bereits als signiertes PDF erhlt. Vorher muss das E-Mail-Archiv eine Prfung der Signatur vornehmen und das Ergebnis als Protokoll dokumentieren. Das Protokoll muss zum Zwecke der spteren Nachvollziehbar in Verbindung mit der signierten Mail gespeichert werden. Eine System-getriebene Archivierung muss diese Funktionen entweder geruschlos im Hintergrund erledigen, oder es muss eine Aussteuerung zur manuellen Bearbeitung erfolgen. Wichtig: Der E-Mail-Archiv-Client muss diese Information bei einer Recherche im Mail-Archiv neben der Ursprungs-Mail darstellen knnen.

Stolperfalle Rendition

Fast alle DMS-Lsungen verfgen ber so genannte Rendition Services (man knnte auch sagen Formatkonverter). Die Konvertierung in ein oder sogar mehrere Zielformate aus n Quellformaten kann sowohl ein Client-Prozess sein (die berhmten TIFF- oder PDF-Drucker) oder Server-basiert ablaufen. Die Idee ist einfach: ein Format, von dem der Anwender denkt, dass es ber die Dauer der Aufbewahrungsfrist nicht mehr dargestellt werden kann (oder weil die externen Anwender kein MS Word oder Visio auf ihren Macs oder Linux-PCs haben) wird in ein anderes Format konvertiert, von dem man annimmt, dass es in Zukunft einfacher reproduzierbar ist und/oder auch bei anderen Anwendern (Call Center, Brger, Kunden etc.) darstellbar ist. Als solche Rendition-Formate wurde in der Frhzeit der Branche vor allem TIFF, zunehmend aber PDF und seit neuestem auch die Langfristvariante PDF/A verwendet. Die Probleme fangen mit den Formaten an: TIFF und PDF sind Druckformate und damit nur fr Dokumente geeignet, die von Geburt an so etwas kennen wie eine DIN A4 hoch oder ein anderes 2-dimensionales deterministisches Druckformat. Bereits MS Excel macht hier enorme Probleme, eine fehlerfreie Konvertierung von Excel-Dateien im ersten Anlauf ist eigentlich fast nie mglich. Woher sollte dann der Rendition-Prozess auch wissen, welche Druckansicht, welche Spalten/Zeilenreihenfolge die Richtige ist? Von Links nach Rechts, dann nach unten, oder von oben nach unten, dann nchste Spalte, also zuerst die 500 Fragen in Spalte A, dann 500 Antworten in Spalte B usw. Woher soll er wissen, dass die Kommentare oder ausblendeten Spalten natrlich (oder natrlich NICHT) zu drucken sind. Die Excel-Dokumente, die diszipliniert als lesbares A4-hoch Dokument erzeugt werden sind die Ausnahme. Alle anderen sehen in der automatischen Konvertierung mindestens seltsam aus, sind hufig unleserlich (weil das A0-Excel im Druckprozess auf „automatisch Verkleinern auf A4 Hoch Seitenansicht“ verkleinert wird) oder die relevanten Informationen sind gar nicht mehr in angemessener Zeit reproduzierbar, weil das Excel Sheet mit dem Hyperlink-Inhaltesverzeichnis und den Referenzen auf die Formeln im schwarz-weien-TIFF jeglichen Sinn verloren hat. 

Ist Excel bereits ein Problem, gilt das erst Recht fr solche Dokumente, die nun definitiv nicht als Druckformat enden sollten: MS Project-Dateien (Welche Ansicht htten Sie denn gerne: Gantt-Chart-Ansicht, Kritischer-Pfad, Ressourcenzuordnung?), Audio/Video, aber auch Visio oder 3D-CAD Modelle sind Beispiele, wo man durch Erzeugung einer flachen 2-dimensionalen Struktur, die sich an Druckformaten orientiert, ziemlich sicher revisionssicher Informationen vernichtet statt sie aufzubewahren. Wir knnen nicht sehen - und sehen das auch nicht in den Produkten am Markt - wie ein automatischer Server-Prozess alle diese Varianten korrekt archiviert. Hier ist der Automatismus eher kontraproduktiv, weil von vorneherein klar sein sollte, dass der Zweck des Archivs, nmlich die ordnungsgeme vollstndige Aufbewahrung von Mails nicht erfllt wird.

Selbst einfache Mails ohne Anhang oder mit „einfachen“ Anhngen wie Word oder PDF scheitern an der Vielfalt der kleinen Fallen im tglichen Leben. Berhmtes Beispiel: die Winmail.dat-Mails. Hierbei handelt es sich um Mails, die jemand zuhause im kostenlosen MS Outlook Express (Einstellung: HTML- oder RTF-formatiert) erstellt und mit Anhang an jemand verschickt der ein anderes Mail-Programm verwendet. Der Empfnger kann diese Mail nicht ffnen ohne diesen Mail-Client oder ein entsprechendes Tool zu verwenden oder er teilt dem Absender mit, die Mail als rein Text-formatiertes Mail mit Anhang noch mal zu verschicken. Skurrilerweise passiert das nicht nur bei Produkten verschiedener Hersteller sondern auch zwischen Outlook Express und Outlook. Noch problematischer wird die Konvertierung wenn passwortgeschtzte Verschlsselungen fr die Anhnge und hnliche Hsslichkeiten verwendet werden. In solchen Fllen ist es zwingend erforderlich, dass der Anwender Ausschlusslisten fr die automatische Konvertierung einrichten kann (Anhnge der Art XYZ auf keinen Fall konvertieren etc.). Auerdem darf der Rendition Service nicht das gesamte System zum Absturz (oder zum Stillstand bringen) wenn beim ffnen / Konvertieren ein Fehler auftritt. Solche Mails mssen in einen berlauf/Fehler-Bereich, wo sie nachbehandelt werden knnen. Wir erwhnen dies deswegen, weil es tatschlich Produkte am Markt gibt, denen es an solchen Basisfunktionen mangelt.

Stolperfalle Mail-Klassifikation

Die Idee, Mails inhaltlich zu klassifizieren, um sie entweder ohne manuelle Eingriffe abzulegen oder nachgelagerten Prozessen zuzufhren ist betriebswirtschaftlich sinnvoll, weil Massenprozesse automatisiert werden knnen. Das Argument allerdings, dass es einfacher ist als bei der Klassifikation von Papierpost – weil diese muss man erst scannen und die Zeichen per OCR erkennen whrend bei Mail die Zeichen nicht erst erkannt werden mssten – knnen wir aus der Praxis nicht nachvollziehen. Der einfache Grund ist: Wenn ein Kunde oder ein Kreditor ein Stck Papier erzeugt (ein allgemeines Schriftstck, einen Antrag oder eine Rechnung), werden unbewusst bestimmte Strukturen eingehalten.

  • Der Absender findet sich irgendwo, meistens oben, manchmal unten in der Fuzeile
  • Die Empfnger-Informationen sind in der Nhe der Stelle, wo sie in einem Fensterkuvert sichtbar wren
  • Ein Groteil der Dokumente kennt so etwas wie einen Betreff, auch wenn „Betreff“ nicht mehr davor steht
  • Es gibt ein Datum, an dem dieses Dokument beim Absender erzeugt ist.

Mit anderen Worten: Der Absender mag Rechtschreibschwchen haben oder unhflich sein. Aber im Vergleich zu einer Mail ist ein Papierdokument eine Oase der verlsslichen Indexdaten. Welcher Betreff steht in der Mail? In ziemlich vielen Fllen eben nicht der aktuelle Betreff, sondern derjenige aus dem Mail von vor 3 Jahren, auf das man mit „Antworten“ wieder den damaligen Ansprechpartner erreicht, ohne die Mailadresse neu eingeben zu mssen.

Wie hoch ist der Anteil an Textinformation in der Mail, die sich auf frhere Mails bezieht, weil beim Antworten die alten Texte nicht gelscht sondern mit jedem Ping-und-Pong der Mail-Kommunikation drangehngt wird. Auch das ist ein Problem der Klassifikationssysteme, die ja nicht wissen, dass die Unfallmeldung vor drei Jahren mit der aktuellen Adressnderung nichts zu tun hat. Sie wurde halt beim Klick auf „Antworten“ nicht gelscht. Wir wrden daher aus der Projekterfahrung argumentieren, dass Mail sehr viel unstrukturierte Informationen bereitstellt wie Papierdokumente und die Fehleranflligkeit bei der OCR-basierten Zeichenerkennung in vielen Fllen geringer ist als die Fehleranflligkeit bei der korrekten fachlichen Qualifikation des Mail-Inhaltes.

Resmee

Die aufgezeigten Stolperfallen und die nicht immer souverne Art und Weise, wie manche Mail-Archive mit diesen Situationen umgehen sind auch ein Indikator dafr, dass derzeit einige Produkte einen gefhlten Release 0.9-Status haben. Offensichtlich werden diese erst beim Kunden auf den Prfstand gestellt. Anwender sind gut beraten, ihre konkrete Anwendungssituation vor einer Beschaffungsentscheidung darzustellen und sich Referenzen mit vergleichbaren Volumina und Funktionen darstellen zu lassen.

Der Einsatz eines Mail-Archivs zur Entlastung der Mail-Datenbank kann sinnvoll sein, bedarf aber immer einer wirtschaftlichen Betrachtung der Gesamtkosten fr den dauerhaften Betrieb. Anwender- und System-getriebene Mail-Archivierung decken unterschiedliche Anforderungen ab und ergnzen sich daher hufig in der Praxis.

::::::::::::::::::

52 Hersteller und 55 DMS-Produkte im berblick
Aktuelle Marktbersicht zu Dokumenten Management Systemen (DMS)

In der aktuellen DMS-Marktbersicht des Verband Organisations- und Infomationssysteme (VOI) erhlt der Leser umfassende Informationen von 52 Anbietern zu 55 Dokumenten Management Systemen.  Diese umfassen nicht nur Aspekte wie Unternehmensgre und Umsatz sondern vor allem auch technische und funktionale Facetten. Fr den Leser ist es damit sehr einfach mglich, die Produktunterschiede zwischen klassischen DMS-Anbietern und Neueinsteigern wie Microsoft oder Oracle zu recherchieren.

Weitere Informationen zur DMS-Marktbersicht

ZUM AUTOR
ber Zöller & Partner GmbH
Zöller & Partner GmbH
Otto-Volger-Str. 3c
65843 Sulzbach/Ts.

+06196-99909-0
ANDERE ARTIKEL AUS DIESEM RESSORT
SUCHE
Volltextsuche





Profisuche
Anzeige
PRESSEFORUM MITTELSTAND
Pressedienst
LETZTE UNTERNEHMENSMELDUNGEN
Anzeige
BRANCHENVERZEICHNIS
Branchenverzeichnis
Kostenlose Corporate Showrooms inklusive Pressefach
Kostenloser Online-Dienst mit hochwertigen Corporate Showrooms (Microsites) - jetzt recherchieren und eintragen! Weitere Infos/kostenlos eintragen
EINTRGE
PR-DIENSTLEISTERVERZEICHNIS
PR-Dienstleisterverzeichnis
Kostenlos als PR-Agentur/-Dienstleister eintragen
Kostenfreies Verzeichnis fr PR-Agenturen und sonstige PR-Dienstleister mit umfangreichen Microsites (inkl. Kunden-Pressefchern). zum PR-Dienstleisterverzeichnis
BUSINESS-SERVICES
© novo per motio KG