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Formularchaos, grassierende „Versionitis“ oder lokale Daten-Silos: Ist die Vernetzung der Arbeit das Ende von Excel- und Access?

(PM) Dsseldorf, 09.11.2009 - Insellsungen fr Tabellenkalkulation und Datenbanken wie z.B. Excel und Access werden in der vernetzten Wirtschaft zunehmend zur Performance-Bremse: Sie sind ungeeignet, dynamische Prozesse abzubilden, verteilte Teams zu untersttzen oder in lokalen Daten-Friedhfen gespeichertes Wissen allgemein zugnglich zu machen. Immer mehr Unternehmen suchen daher nach zentralen, multi-client fhigen online-Datenbankanwendungen als Ersatz fr Excel und Access, um Verwaltungs- und Arbeitsprozesse zu vereinfachen und Schwarze (Daten-)Lcher aufzubrechen. Die Bandbreite mglicher Lsungen reicht von kostenlosen OpenSource-Lsungen wie Google-Docs bis zu Enterprise 2.0-fhigen Frameworks wie Microsoft-Sharepoint, SAP oder Oracle Application Express (APEX).

Dsseldorf, den 09.11.2009, von Sebastian Paulke – Aktuellen Studien wie „Enterprise Team Collaboration: Kollaborieren oder kollabieren?“ www.team-collaboration.net zufolge ist gut die Hlfte (55 %) der User von IT-Silos wie Excel oder Access nicht mit deren Leistung zufrieden: 36 Prozent kommen gerade „teils, teils“ damit zurecht, fast zwanzig Prozent halten die Software fr unzureichend (17 %) oder fr vllig ungeeignet (2 %). 71 Prozent geben an, in ihrem Unternehmen sei Dokumentenmanagement ein Fremdwort.

Kein Wunder, dass der Stress steigt und die Arbeitsleistung sinkt: 84 Prozent der Befragten geben an, ihr Bro-Alltag sei in den letzten Jahren „etwas“ (34 %) oder „deutlich“ (50 %) stressiger geworden, 31 Prozent knnen nach der Arbeit nicht mehr abschalten – 41 Prozent zeigen nach Ansicht der Wissenschaftler bereits "massive Anzeichen einer chronischen Erschpfungssymptomatik".

Und auch die Unternehmen leiden an den Unzulnglichkeiten von Daten-Silos: Nach einer Berechnung der Analysten von IDC summieren sich alleine die Kosten, die im Zusammenhang mit der Suche nach Dokumenten oder Informationen stehen, auf bis zu 20.000 Euro pro Wissensarbeiter im Jahr.

Eine besonders gnstige und schnell zu implementierende Lsung fr Prozesse, die von Excel oder Access in webbasierte Lsungen migriert werden sollen, bietet nach Ansicht von Fachleuten das Oracle-Framework APEX, denn es ist lizenztechnisch bereits in allen Oracle Datenbanken enthalten: „ Damit lassen sich vergleichsweise einfach bestehende MS-Excel oder Access-Anwendungen ablsen, ein Berichtswesen einfhren, Webformulare entwickeln oder Extranetportale errichten, ohne dass gleich hohe Lizenz- und Entwicklungskosten entstehen,“ so Niels de Bruijn, Leiter Competence Center Portale bei der rheinischen MT AG www.mt-ag.com, die Kunden von der Apothekerbank bis hin zu Vorwerk oder Westfleisch beim Management und der Weiterentwicklung geschftskritischer IT-Prozesse und -Systemlandschaften untersttzt.

Als Beispiel fr einen sehr effizienten Einsatz von APEX nennt de Bruijn das neue „Translation Administration Tool“ der Metro Group, mit dem der Handelsriese die lnderspezifischen Adaptionen seines Lieferantenportals „Metro Link“ managt: „ Vor der Einfhrung der APEX-Lsung nutzte die Fachabteilung zur Verwaltung der Texte und bersetzungen eine Lsung auf Basis von Microsoft Excel. Das lag nahe, denn Excel ist auf jedem PC installiert und den Mitarbeitern vertraut. Aber durch die rasant wachsende Menge an bersetzungen wurde die Administration zunehmend komplexer und unbersichtlicher,“ so der Fachmann fr Unternehmensportale.

Um die Wirtschaftlichkeit einer webbasierten Lsung auf Basis des APEX-Frameworks zu ermitteln, lie die Metro Group zunchst eine Machbarkeitsstudie erstellen. Dann wurde ein Prototyp entwickelt, um darzustellen, wie die Anwender knftig mit der Webanwendung arbeiten wrden und welche Vorteile sich im Bereich der Benutzerfreundlichkeit dadurch ergben. Basierend auf den Ergebnissen der Studie und den Erfahrungen mit dem Prototypen wurde schlielich eine mageschneiderte Lsung mit APEX realisiert. „ Aufgrund des deklarativen und flexiblen Ansatzes von Oracle Application Express konnte die Anwendung innerhalb krzester Zeit realisiert werden. Das Ergebnis spricht fr sich: Mit dem neuen System knnen jhrlich ca. 20% der Kosten und zustzlich 30 Arbeitstage pro Jahr eingespart werden,“ so de Bruijn.

Bjrn Feuerstake, Head of Supplier Collaboration Solutions bei der Metro Group, zeigt sich denn auch sehr zufrieden mit den Ergebnissen des APEX-Translation Administration Tool-Projekts: „Von der Idee ber die Machbarkeitsstudie bis zur Realisation: Unsere neue Weblsung fr das bersetzungsmanagement konnte in krzester Zeit realisiert werden und der Budgetrahmen ist auch noch eingehalten worden. Der im Rahmen der Machbarkeitsstudie entworfene Prototyp war uns dabei eine groe Hilfe. Er hat dafr gesorgt, dass wir unsere Anforderungen in krzester Zeit formulieren konnten.“
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