Damoklesschwert "offene Posten": Forderungsausfälle und überfällige Rechnungen belasten die Liquidität und können existenzgefährdend sein. (Bild: panthermedia.net / Vadymvdrobot)

Oft gehen Unternehmen in Vorleistung, zahlen Personalkosten und Sozialabgaben. Permanenter Zahlungsverzug oder gar Forderungsausfall können im schlimmsten Fall die Existenz bedrohen. Mit diesen 7 praktischen Tipps  können Sie potenziellen Kunden schon vor Abschluss des Vertrags mit den passenden Hilfsmitteln auf den Zahn fühlen und die Risiken für Forderungsausfall deutlich minimieren.

1. Prüfung der Bonität und Unternehmensdaten

Zuverlässige Informationen sind wichtiger als persönliche Eindrücke Ihrer Kunden. Vor jedem Vertragsabschluss sollten Sie deshalb die Bonität Ihrer Kunden prüfen. Holen Sie sich Auskünfte im Online Bundesanzeiger, der zuständigen IHK, im Handelsregister oder der SCHUFA. Diese Angaben sind teilweise kostenlos oder gegen eine verhältnismäßig geringe Gebühr erhältlich.

Über den Bundesanzeiger können Sie bspw. völlig kostenfrei die Bilanzen Ihrer Kunden einsehen, vorausgesetzt Ihr Kunde ist publizitätspflichtig. Achten Sie dabei auf wichtige Kennzahlen, wie Eigen- und Fremdkapitalquote oder Anlagen- und Umlaufintensität. So bekommen Sie einen ersten Einblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Kunden.

Zur Überprüfung von Daten über ein Unternehmen lohnt sich weiterhin ein kostenloser Blick ins Handelsregister. Dort ist zum Beispiel die Eröffnung eines möglichen Insolvenzverfahrens vermerkt, aber auch Informationen, wer das Unternehmen bei Geschäften rechtswirksam vertreten darf. Angaben zur Geschäftsführung finden sich zudem auf der Internetseite eines Unternehmens.

2. Vertragswerk mit eindeutigen Inhalten

Halten Sie im Vertrag die genaue Bezeichnung der Leistungserbringung fest. Definieren Sie Leistungsvolumen, Spezifikation der Leistung sowie Gewährleistungsfristen – und nehmen Sie vor allem Zahlungsmodalitäten mit Zahlungsfristen und Zahlungsweisen auf.

3. Zeitnahe Rechnungsstellung und Kontrolle der Zahlungseingänge

Sie haben Ihre vereinbarte Leistung erbracht und die Abnahme ist erfolgt? Dann sollten Sie zeitnah Ihre Rechnung stellen. Achten Sie unbedingt auf eine genaue und vollständige Aufzählung der erbrachten Leistungen und berechnen Sie die vereinbarten Preise. Werfen Sie auch ein Auge auf eine korrekte Angabe der Zahlungsziele. Die Forderung muss prüffähig sein, denn jeder Fehler kann dazu genutzt werden, die Zahlung aufzuschieben.

Nach der Rechnungsstellung sollten Sie unbedingt die Zahlungseingänge zu den entsprechenden Zahlungszielen prüfen lassen. So stellen Sie zeitnah einen möglichen Zahlungsverzug fest und können entsprechend reagieren.

4. Durchführung eines konsequenten Mahnwesens

Nach der Kontrolle der Zahlungsstelle merken Sie, dass Ihr Kunde im Verzug ist, obwohl Sie ein klares Zahlungsziel vereinbart haben? In dieser Situation sollten Sie konsequent mahnen. Eine Mahnung ist rechtlich erforderlich, damit der Schuldner in Verzug kommt (§286 Abs. 1) und den Verzugsschaden ersetzen muss.  

Seit dem 29.07.2014 ist ein verschärftes Gesetz zur Verbesserung des Gläubigerschutzes in Kraft getreten (§ 271a BGB). So können Sie bei Zahlungsverzug Verzugszinsen in Höhe von 9% sowie eine Verzugspauschale von 40€ veranschlagen.

Nutzen Sie diese Werkzeuge zur Bekämpfung von Zahlungsverzug jedoch weise und achten Sie darauf sachlich zu formulieren. Denn der Kunde ist immer noch König. Ein freundlicher Zahlungshinweis in der ersten Mahnung, ohne monetäre Folgen (Verzugszinsen, Mahnpauschale), bewirkt oft Wunder.  

5. Forderungen gerichtlich durchsetzen

Die Leistung ist erbracht, doch Ihr Kunde zahlt nicht und reagiert auch nicht auf Mahnbescheide? Nun ist es leider an der Zeit härtere Geschütze aufzufahren, beispielsweise mit einer Zwangsvollstreckung. Voraussetzung ist ein Vollstreckungstitel, den Sie im Gerichtsverfahren oder auch durch eine außergerichtliche Einigung erzielen können. Wenn Ihr Schuldner die Berechtigung der Forderung bestreitet, bleibt Ihnen noch der Weg des Klageverfahrens.

6. Ausfallschutz durch Warenkreditversicherung

Ein sicherer Weg bei Forderungsausfall ist der vorherige Abschluss einer Warenkreditversicherung (Forderungsausfallversicherung). Wie der Name schon vermuten lässt, ist der Ausfall von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Gegenstand des Versicherungsschutzes. Ist ihr Kunde zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig, greift die Versicherung und zahlt Ihnen die Forderungssumme abzgl. des Selbstbehalts und der Prüfgebühren. So können Sie mögliche Zahlungsausfälle dank WKV versichern und die Gefahr einer Existenzgefährdung mindern.  Im Schadensfall erfolgt die Regulierung nach festgelegte Fristen und Mahnstufen, was mehrere Monate in Anspruch nehmen kann.

7. Forderungsfinanzierung mit Factoring

Factoring ist die Finanzierung von Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Der Kunde verkauft fortlaufend seine Rechnungen an den Factor (Factoring-Unternehmen) und erhält dafür sofortige Liquidität. Zusätzlich sind die Rechnungen gegen Forderungsausfall versichert und das Unternehmen wird im Debitorenmanagement entlastet. Wird Ihr Schuldner (Debitor) zahlungsunfähig oder zahlungsunwillig, müssen Sie das bereits erhaltene Geld durch das Factoring Unternehmen nicht wieder zurückzahlen.

Die aus dem Forderungsverkauf resultierende Liquidität lässt sich zum Abbau von Verbindlichkeiten nutzen. Das führt zu einer höheren Eigenkapitalquote und kann dazu beitragen das Rating der Hausbank zu verbessern.