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News, 17.05.2019
Finanzmanagement
10 Bausteine für eine effiziente Buchhaltung
Eine ordnungsgemäße Buchhaltung ist sowohl für Unternehmen als auch Selbstständige ein Muss. Gerade Klein- und Solounternehmer tun sich hiermit aber vielfach schwer, ist die Buchhaltung doch oft arbeitsintensiv und wenig angetan zur unternehmerischen Selbstverwirklichung. Selbst ein Steuerberater nimmt nicht alles ab. Mit gewissen Weichenstellungen lässt sich allerdings die Arbeit wesentlich erleichtern und in Sachen Buchhaltung eine Menge Zeit und Ärger sparen.
Selbst bei Inanspruchnahme eines Steuerberaters spart ein effizientes Buchhaltungsmanagement Zeit und (überflüssige) Kosten.
Selbst bei Inanspruchnahme eines Steuerberaters spart ein effizientes Buchhaltungsmanagement Zeit und (überflüssige) Kosten.

Belege und Rechnungen sortieren gilt wohl bei den wenigsten als angenehmer Zeitvertreib. Und dennoch ist eine ordentliche Buchhaltung fr jeden Pflicht. Unabhngig davon, ob es sich um Privat- oder Geschftsleute handelt und auch dann, wenn man solche Aufgaben lieber dem Steuerberater berlsst. Denn da ist eine gewisse Vorarbeit ebenfalls unumgnglich. Trotzdem sollte niemand bei dem Gedanken an ausstehende Steuererklrungen oder Jahresabschlsse in Panik geraten. Die Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Anbieter der mehrfach ausgezeichneten Buchhaltungssoftware lexoffice, hat die zehn wichtigsten Erfolgsfaktoren fr eine effiziente Buchhaltung kompakt zusammengefasst:

1. Vollstndigkeit ist das A und O

Belege sollte man nicht nach und nach beim Buchhalter eintrudeln lassen, sondern gesammelt zum entsprechenden Termin mitbringen. Ebenso ist bei Antragsstellungen darauf zu achten, dass alle Nachweise vorhanden sind. Das spart nmlich Zeit und schont die Nerven. Zudem erhalten gerade Unternehmer einen guten berblick ber die finanzielle Situation ihrer Firma, wenn sie auf eine vollstndige und bersichtliche Buchhaltung Wert legen.

2. Fristen einhalten

Dieser Punkt ist enorm wichtig, da bei Versumnissen schnell Probleme mit dem Finanzamt oder den Krankenkassen entstehen. Wer geschftlich ttig ist, sollte hier besonders aufpassen und sich rechtzeitig um fristgerechte Antrge wie zum Beispiel eine Umsatzsteuervoranmeldung kmmern. Ebenso darf man die Rechnungsstellung fr die Kunden nicht vergessen und sollte diese gegebenenfalls an ausstehende Zahlungsziele erinnern. Auch bei der Erledigung der tglichen Ablage gilt: Lieber heute als morgen!

3. Konzentration auf das Wesentliche

Vollstndige Unterlagen sind gut, aber ein unbersichtliches Chaos aus wahllos zusammengewrfelten Angeboten, E-Mails, Briefen und Lieferschienen ist nicht wirklich zielfhrend. Daher ist es ratsam, nur tatschlich relevante Dokumente aufzubewahren und abzuheften.

4. Vorsortieren lohnt sich

Ordnung ist das halbe Leben! Das gilt vor allem fr die eigene Buchhaltung. Ein bersichtliches Sortierungssystem hilft dabei, den berblick zu bewahren und spart Zeit, wenn ganz bestimmte Papiere herausgesucht werden mssen.

5. Kopien anfertigen

Gerade Kassenbons von Lebensmittelgeschften, Tankstellen oder Restaurants verblassen nach einiger Zeit und sind nur noch schlecht lesbar. Daher sollte man solche und andere Belege, die fr die Buchhaltung von Bedeutung sind, immer kopieren.

6. Private und geschftliche Buchhaltung trennen

Geld vom Geschftskonto fr private Zwecke auszugeben, ist nicht zu empfehlen. Denn das kann bei der Verbuchung der gettigten Ausgaben zu Problemen mit dem Steuerberater oder zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt fhren. Von vorstzlichen Schummeleien bei der Abrechnung betrieblicher Kosten wird ebenfalls dringend abgeraten!

7. Regelmige Kontenprfung

Wer alle Konten einer wiederkehrenden Prfung unterzieht, der kann Ungereimtheiten frhzeitig feststellen und entsprechende Lsungsmanahmen in die Wege leiten. Das hilft vor allem dann, wenn Abbuchungen von Dritten gettigt und falsche Betrge einzogen wurden oder Zahlungen von Kunden noch offen sind.

8. Korrekte Rechnungsstellung

Unwissenheit schtzt vor Strafe nicht! Der Gesetzgeber sieht bestimmte Regelungen vor, nach denen die Unternehmen ihre Rechnungen erstellen mssen. ber diese sogenannten Pflichtangaben sollte man sich also grndlich informieren. Damit lsst sich vermeiden, dass es spter zu einer Klage gegen den Betrieb kommt, der das Gericht aufgrund fehlerhafter Rechnungen mglicherweise Recht gibt.

9. Eingehende Rechnungen kontrollieren

Nicht nur die ausgehenden, sondern auch die eintreffenden Rechnungen sind ebenfalls einer grndlichen Prfung zu unterziehen. Denn fehlen dort Angaben, kann es dazu kommen, dass sie zum Beispiel nicht als Betriebsausgaben quittiert werden.

10. Eine Buchhaltungssoftware nutzen

Viele der bisher genannten Faktoren kann man noch viel leichter beachten und umsetzen, wenn man mit speziellen Buchhaltungsprogrammen arbeitet. Denn diese ermglichen eine bersichtliche Buchfhrung mithilfe von Vorlagen sowie einer zentralen Erfassung und Verwaltung von Dokumenten. Viele dieser Systeme bieten zustzlich einen Datenexport zu Auenstellen wie dem Steuerberater oder dem Finanzamt an und erinnern an gesetzliche Fristen.

Bild: rawpixel.com / pixabay: Lizenz: CC0 Creative Commons

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