Jedes Jahr im Herbst beginnen die Vorbereitungen für die Budgetplanungen des Folgejahres. Basis dafür ist die Strategie – also das gezielte Treffen von Entscheidungen, die die Positionierung des Unternehmens im Markt bestimmen und beschreiben wie Umsatz generiert wird. Diese strategische Planung ist darüber hinaus die Grundlage für eine detaillierte Planung der geschäftlichen Aktivitäten, vor allem der Erlöse und der Kosten sowie der Finanzmittel für das kommende Geschäftsjahr.

Verlässliches Gerüst für die unternehmerischen Aktivitäten

Das Budget erfüllt zunächst die Aufgabe, einen verlässlichen Rahmen für die Planung des gesamten Unternehmens zu bilden. Dies gilt nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für kleine und mittelständische Betriebe sowie Selbständige. Das Budget beschreibt sämtliche Ziele und Aktivitäten, die das Unternehmen in einem Jahr verwirklichen will. In diesem formulierten Plan werden die zu erwartenden Erlöse pro Produkt und Kunde geschätzt, die erforderlichen Aufwendungen zugeordnet, Investitionen dargestellt und die Herkunft und Verwendung der finanziellen Mittel geplant. Der wichtigste Punkt für Unternehmen ist, dass diese Planung vollständig ist und die verschiedenen Teilplanungen aufeinander abgestimmt werden. Nur wer aufgrund schlüssiger Planungen weiß, was er vor hat und welche Folgen sich daraus ergeben, darf zuversichtlich sein, dass er seine Ziele erreicht.

Das Budget als Steuerungsinstrument im Jahresverlauf

Sobald das Geschäftsjahr begonnen hat, dient das Budget als Controlling-Instrument. Regelmäßig sollte der vorliegende Geschäftsverlauf mit der Budgetplanung verglichen werden, ein Minimum ist hierbei der monatliche Abgleich. Abweichungen bei Umsatz- oder Kostenentwicklungen werden analysiert und interpretiert. Gegebenenfalls können dann zusätzliche Maßnahmen in die Wege geleitet werden, um gewünschte, aber gefährdete Ziele noch zu erreichen. Sowohl für Freiberufler, die eigenverantwortlich ein Budget erstellen, als auch für kleine und mittlere Unternehmen, die häufig mit Personalknappheit und Zeitmangel zu kämpfen haben, ist die jährliche Budgetplanung und kontinuierliche Überwachung ein zentrales Instrument. Ein weiterer wichtiger Punkt ist, die verschiedenen Kostenarten zu trennen. Im Budget können Umsätze und Aufwände nach Kategorien sortiert und auch Limits festgelegt werden, um die finanzielle Situation zu kontrollieren.

Voraussicht ist gefordert

Ein verbreiteter Denkfehler im Umgang mit dem Budget besteht darin, dass Verantwortliche unterjährig nur solche Ausgaben zulassen, die im geplanten Budget enthalten sind. Je weiter das Geschäftsjahr voranschreitet, desto länger wird der Zeitraum seit der Budgeterstellung. Was zu diesem Zeitpunkt richtig erschien, muss inzwischen nicht mehr angemessen sein. Daher gilt: Vom Budget darf abgewichen werden. Jede mögliche Ausgabe ist zum Zeitpunkt der Entscheidung danach zu beurteilen, ob sie wirtschaftlich vernünftig ist. Werden zusätzliche Entscheidungen getroffen, sind immer auch die Folgen für das gesamte Budget zu bedenken und mitunter weitere Maßnahmen zu ergreifen, um das Gleichgewicht des Budgets wieder herzustellen.