Wer seine eigene Arbeit plant, kann sich Ziele setzen und die eigene Leistung an der Zielerreichung messen. Auch für die eigene Motivation spielt die rationale und gefühlsmäßige Einschätzung des Arbeitsfortschrittes spielt eine wesentliche Rolle. Geht jemand ohne Planung vor, wird er den Arbeitsfortschritt sehr viel undeutlicher wahrnehmen und kann auch demzufolge nicht sehr motiviert sein. Erst die Planung ermöglicht es uns, Teilziele zu erreichen und den Fortschritt bei der Arbeit zu erkennen. Gerade der gefühlsmäßige Faktor sollte nicht unterschätzt werden. Jemand, der permanent Misserfolge hat, wird automatisch seine Motivation verlieren und wird nicht mehr in der Lage sein, seine Energien zu mobilisieren. Erst die Strukturierung der eigenen Arbeit führt zur Motivation und zum erkennbaren Arbeitsfortschritt.

Häufig machen wir uns von der Zukunft bewusst oder unbewusst ein bestimmtes Bild. Dieses Bild ist aber meist zu einseitig. Bei genauerer, kreativer Überlegung können wir schnell zu Zukunftsalternativen kommen, die neue Perspektiven eröffnen. Jede konsequente Arbeitstechnik bezieht den Zukunftsaspekt sehr stark mit ein. Diese zeitliche Dimension führt dazu, dass unsere Überlegungen zielgerichteter werden, und wir deshalb eine größere Befriedigung in unserer Arbeit finden. Jedes ungeplante Handeln bringt zwar die Befriedigung der Spontaneität mit sich, allerdings geht dies häufig auf Kosten einer Befriedigung von grundsätzlicheren, langfristigeren Zielen. Intensive Zukunftsplanung unter Einbeziehung genügender Freiräume für spontane Handlungen führt erst zu einer langfristig befriedigenden Sichtweise.

Bei der geistigen Arbeit hängen Menge und Güte der Arbeit nicht immer zusammen. Eine möglichst umfangreiche Erarbeitung des Themas ist manchmal nicht notwendig. Es ist besser, ganz gezielt die richtigen Denkschritte zu vollziehen. Erst ein ständiges Prioritätsdenken kann die kognitiven Prozesse in die richtigen Bahnen lenken. Zu häufig wird davon ausgegangen, dass die Arbeitsmenge mit einem guten Ergebnis gleichbedeutend ist. Vermutlich bestehen hier starke emotionale Verknüpfungen, die durch Bewusstmachung erst nach und nach gelöst werden können.

Es geht darum, ein günstiges Klima zu schaffen, in dem sich produktive Gedanken entwickeln können. Dies kann beispielsweise durch recht unterschiedliche Anregungen geschehen, durch ständiges Einbeziehen übergeordneter Gedanken und Ebenen und durch ständiges Bewusstmachen des Prioritätengedankens. Diese Überlegungen äußern sich auch in dem Satz:

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"Managers do things right, Leaders do the right thing."
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Prioritäten richtig setzten

Ein zentraler Aspekt der Arbeitstechniken ist die Prioritätenfrage. Die Prioritäten entscheiden, womit wir uns vorrangig beschäftigen. Wie diese Entscheidungsprozesse ablaufen, machen wir uns häufig zu wenig deutlich. Die Prioritäteneinschätzung, soweit sie nicht von der Sachaufgabe vorgegeben ist, läuft in unserem persönlichen Arbeitsbereich relativ subjektiv ab.

Die Einschätzung der Wichtigkeit erfolgt entweder intuitiv, das heißt, wir überlegen uns ganz kurz, welche Wichtigkeit wohl ein Vorgang hat, und danach erfolgt die gedankliche Entscheidung. Die Entscheidung kann aber genauso vor dem Hintergrund eines Wertsystems erfolgen. Wir richten unsere Entscheidung dann an unseren Grundüberzeugungen und Wertvorstellungen aus.

Gleichzeitig muss man aber dazu sagen, dass uns unsere Wertvorstellungen nicht immer bewusst sind, und unsere Entscheidungsfähigkeit häufig auch situativ bedingt ist. Entscheidungen können anders aussehen, wenn wir positiv gestimmt sind oder wenn wir gerade voller Sorgen stecken. Natürlich können Entscheidungen auch auf einer rationalen Basis getroffen werden, nämlich dann, wenn wir uns vorher unsere Zielvorstellungen klargemacht haben, wenn unsere Entscheidungen in einem Monats-, Jahres- oder gar Lebensplan eingebettet sind.

Die Möglichkeit zu entscheiden, haben wir natürlich auch erst dann, wenn wir uns nicht mehr allzu sehr von alltäglichen Sorgen einnehmen lassen. Jemand, der noch voll und ganz mit seiner Karriereplanung beschäftigt ist, wird diesen Überlegungen alles unterordnen. Jemand, der seine beruflichen und finanziellen Ziele bereits erreicht hat, wird sich viel stärker grundsätzlichen Überlegungen widmen können.

Über unsere allerwichtigsten Ziele sprechen wir häufig überhaupt nicht, weil sie uns zu egoistisch erscheinen, oder weil wir befürchten, dass uns andere Menschen deswegen geringschätzen. Wir vermuten, dass unsere Ziele von unserer Umwelt nicht akzeptiert werden, da sie vielleicht langläufigen Moralvorstellungen zuwider laufen. Wir befürchten, dass der Egoismus in unseren Zielen zu negativ bewertet wird. Von daher gesehen ist es auch häufig schwierig, ganz offen und ehrlich über die innersten, persönlichen Zielvorstellungen zu sprechen.

Der Zwiespalt und die Widersprüchlichkeit dieser Tatsache zeigt sich auch in Begriffen wie: "toleranter Egoist" oder "kooperativer Tiger". Diese Begriffe, mit denen man manchmal erfolgreiche Führungskräfte bezeichnet, spiegeln wider, wie sehr unsere egoistischen Strebungen und unsere gemeinschaftlichen Bedürfnisse im Widerstreit stehen. Unsere eigenen Gewohnheiten behindern uns manchmal auch bei der Einschätzung der Prioritäten. Das, was wir zu machen gewohnt sind, schätzen wir häufig relativ hoch ein. Gewohnheiten verleihen uns Sicherheit. Wir wissen, dass wir auf eine bestimmte Art Dinge erledigen können. Die Gefahr besteht nur darin, dass wir uns die Sicht für bessere Alternativen verstellen können.

Die Einschätzung der Wichtigkeit ist auch insofern immer subjektiv, als sie abhängt von Erziehung, Alter, Geschlecht und sozialem Umfeld. So werden wir es auch immer wieder erleben, dass gleiche Sachverhalte verschiedenen Prioritäten zugeordnet werden. Die Frage der Priorität hängt auch zusammen mit der Vorgehensstrategie, die man sich überlegt. Da viele Vorgänge nur in einem Prozess zu sehen sind, wirkt sich dies auch auf die Prioritäten aus.

Wir müssen uns dazu zwingen, uns die Prioritätenfrage immer wieder bewusst zu machen. Jemand, der voll und ganz mit alltäglichen Aufgaben beschäftigt ist, wird kaum Zeit haben, grundsätzlichere Überlegungen anzustellen. Zu viele Routinetätigkeiten verstellen die Sicht für das wirklich Wesentliche. Was nun im Einzelnen wesentlich ist, hängt natürlich auch von unserem Lebensabschnitt ab. Jemand, der gerade in das Berufsleben eingetreten ist, wird sein berufliches Fortkommen und seine Karriere für sehr wesentlich halten, jemand, der kurz vor der Pensionierung steht, wird die Überlegungen für sehr wichtig halten, durch die er sich einen interessanten und sorgenfreien Ruhestand ermöglichen kann.

Prioritäten setzen bedeutet auch immer, sich zu entscheiden, abzuwägen und zu Ergebnissen zu kommen. In der Praxis laufen diese Prozesse immer noch relativ subjektiv ab. Wir entscheiden uns aufgrund einer kurzen Überlegung. Gerade Menschen, die es gewohnt sind, schnelle Entscheidungen zu treffen, werden auch schnell ihre Prioritäten setzen. Dies hat zum einen Vorteile, die darin bestehen, dass wir auch nicht zuviel Zeit mit unnötigen Reflexionen verbringen. Auf der anderen Seite kann aber eine Entscheidung, die sich zu wenig auf tiefer liegende Bedürfnisse bezieht, unbefriedigend sein.

Gerade beim Prioritätensetzen spielt der zeitliche Aspekt eine wesentliche Rolle. Die Zeit als eine der wichtigsten Lebensdimensionen bestimmt unser ganzes Leben. Eine Entscheidung wirkt immer in die Zukunft. Die Folgen und Konsequenzen dieser Entscheidung bestimmen unsere weitere Arbeit. Bereits Heraklit spricht von der Veränderung als konstantes Lebensprinzip. Die Prioritätenfrage muss auch vor dem Hintergrund der eigenen Endlichkeit gesehen werden. Jeder von uns hat nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung. Diese begrenzte Zeit müssen wir sinnvoll nutzen. Natürlich können wir auch die Bewusstheit über die Begrenzung unserer Zeit verdrängen und so tun, als ob uns beliebig viel Zeit zur Verfügung stünde.

Viele Menschen leben in dieser Vorstellung und sind vielleicht auch gar nicht damit unzufrieden. Trotzdem bedeutet es für die Sinngebung des eigenen Lebens mehr, wenn wir uns auch die Begrenztheit vor Augen halten. Das Bewusstsein für die Begrenztheit der eigenen zur Verfügung stehenden Zeit kollidiert vielleicht zu sehr mit der Allmachtvorstellung bestimmter Menschen, die dies Phänomen deswegen aus ihrem Bewusstsein völlig verbannen.

Wir würden vermutlich vieles an unserem Verhalten schlagartig ändern, wenn wir eine größere Bewusstheit für die Begrenztheit unseres Tuns entwickeln würden. Diese Überlegungen zeigen, dass die Prioritätenfrage immer auch eingebettet sein muss in umfassendere Bezüge, die unser menschliches Dasein betreffen. Der wirklich wesentliche Aspekt, der allem übergeordnet ist, besteht in der Bewusstheit für die eigene menschliche Situation.

Dringliches von Unwichtigem unterscheiden

Dringliche Vorgänge nehmen häufig zu viel Zeit in Anspruch. Alles, was sehr dringlich ist, erscheint uns fälschlicherweise auch als wichtig. Wenn wir immer nur das Dringlichste erledigen, kommt das Wichtigste zu kurz. Wir verlieren dabei das Gefühl für die Prioritäten. Da unser Bewusstsein begrenzt ist, und wir immer nur einen Teil der anstehenden Probleme gleichzeitig im Auge behalten können, verlieren wir leicht den Überblick über die Prioritäten. Zum Beispiel müssen wir einen relativ unwichtigen Vortrag halten, der für den nächsten Tag vorgesehen ist. Wir investieren die gesamte uns zur Verfügung stehende Zeit für die Vorbereitung, obwohl wir gleichzeitig an einem sehr wichtigen Projekt arbeiten könnten, das eine viel höhere Priorität hat.

Hinter diesen Überlegungen liegen letztendlich Entscheidungsprozesse. Das zeitlich Näherliegende setzt uns in der Regel stärker unter Druck. Wir lassen uns hiervon leichter beeinflussen und trösten uns mit der Vorstellung, dass wir die anderen Vorgänge, die vielleicht auch wichtig, aber nicht so dringend sind, auch noch zu einem späteren Zeitpunkt erledigen können. Hier liegt also ein Denkfehler vor, der uns dazu verleitet, das Dringliche vor dem Wichtigen zu tun. Dieser Denkfehler beruht zum einen auf dem zeitlichen Druck der unmittelbar naheliegenden Situation, zum anderen auf der Überlegung, dass wir für die anderen Vorgänge immer noch Zeit hätten. Alles, was zeitlich weiter entfernt liegt,nehmen wir noch etwas unklar wahr.

Da wir die Zeit für weit in der Zukunft liegende Projekte nicht im einzelnen abschätzen können, reduzieren wir die Einschätzung auf einfache Denkschemata. So ein einfaches Denkschema lautet dann: "Dafür habe ich später ja immer noch Zeit." "Das werde ich später in Ruhe machen." "Das, was ich morgen machen muss, ist mir viel wichtiger." Es handelt sich hier um Schlussfolgerungen, die zwar unserem Denken eigentümlich sind, jedoch, was die Effizienz unserer Arbeit angeht, uns sehr behindern können. Bei all diesen Überlegungen sind wir mit der zeitlichen Dimension in uns konfrontiert.

Unser Zeitgefühl spielt dabei eine besonders wichtige Rolle. Dieses Zeitgefühl hat eine starke subjektive Komponente. Wenn uns etwas sehr interessiert und gefangen nimmt, vergeht die Zeit sehr schnell. Finden wir etwas sehr langweilig oder ärgern wir uns über etwas, dann kann die Zeit sehr langsam vergehen. Der objektive Zeitverlauf und die subjektive Zeitschätzung können so sehr unterschiedlich sein. Ausgehend von diesen Überlegungen, die die subjektive Natur unseres Zeitgefühls beschreiben, können wir uns sehr schnell klar machen, dass auch bei der Einschätzung von dringlichen und wichtigen Vorgängen uns verschiedene Denkfehler unterlaufen können. In der Motivationspsychologie spricht man auch vom "Zug des Ziels".

Ein kurzfristiges, klar erkennbares Ziel hat eine stärkere Zugkraft als ein weit in der Zukunft liegendes Ziel. So kann ein weit entfernt liegendes Ziel, das unter Umständen eine sehr viel höhere Priorität hat als ein nahes, unwichtiges Ziel, uns viel unwichtiger erscheinen. Unser Bewusstsein ist primär auf das Naheliegende gerichtet. Folgerichtig versucht man auch den Weg zu bestimmten Fernzielen in bestimmte Teilziele zu zerlegen, um somit die Motivation stärker anzusprechen und kurzfristige Erfolgserlebnisse zu schaffen.

Bereits Kant hat beschrieben, dass die Zeit keinen objektiven Sachverhalt darstellt, sondern eine Wahrnehmungsform unseres Bewusstseins widerspiegelt. Diese Wahrnehmungsform ist an unser eigenes Denken, das bestimmten Gesetzmäßigkeiten entspricht, gebunden. Da wir uns selber in einem zeitlichen Kontinuum befinden, das durch ständige Veränderungsprozesse bestimmt ist, nehmen wir auch sämtliche Vorgänge um uns herum in diesem zeitlichen Kontinuum wahr. Dieses zeitliche Kontinuum prägt unsere Selbstwahrnehmung und die Wahrnehmung unserer Umwelt.

Die ABC-Analyse

Die meisten Führungskräfte stehen vor der Situation, dass Sie eine Aufgabe zu erledigen haben, die ihre zeitlichen Möglichkeiten bei weitem übersteigt. Je höher die Position ist, umso größer ist die Zahl der Informationen, die an sie herangetragen werden können. Auch die Aufgaben werden umso zahlreicher und komplexer.

Es besteht also die Konfliktsituation, dass mehr Aufgaben zu bewältigen sind als zeitlich bewältigt werden können. Die einzige Lösung besteht darin, Prioritäten für bestimmte Aufgaben festzulegen. Das heißt, dass man sich überlegt, welches die wichtigsten Aufgaben sind, und welche Aufgaben vorrangig behandelt werden müssen. Konkret heißt dies, dass wir die allerwichtigsten Aufgaben auswählen müssen und zur Erledigung dieser Aufgaben einen sinnvollen Zeitplan erstellen sollten.

Zunächst geht man so vor, dass man das Aufgabenvolumen bestimmt, das heißt, man listet sämtliche Aufgaben, zum Beispiel für die zukünftige Woche, auf. Als nächsten Schritt bringt man diese Aufgaben in ein Prioritäten-Raster. Dies kann dadurch geschehen, dass wir eine Reihenfolge der Aufgaben aufstellen, oder dass wir eine Dreiteilung dieser Aufgaben wählen. Hier hat sich besonders die ABC-Analyse als hilfreich erwiesen. Sämtliche Aufgaben werden in drei Kategorien aufgeteilt.

• A = die wichtigsten Aufgaben,
• B = Aufgaben von mittlerer Wichtigkeit,
• C = Aufgaben von geringerer Wichtigkeit.

Als wichtiges, praktisches Prinzip hat sich herausgestellt, dass die Zahl der wichtigen Aufgaben wesentlich geringer sein sollte als die Zahl der unbedeutenden Aufgaben.

• Ca. 15 % der Aufgaben sollten A-Aufgaben sein,
• 20 % der Aufgaben sollten B-Aufgaben sein
• und 65 % der Aufgaben sollten C-Aufgaben sein.

Die Überlegung, die dahinter steht, ist folgende: Wir sollten uns mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben nehmen und weniger Zeit für die unwichtigeren Aufgaben.

Gefordert wird also ein gezielter Einsatz der zu Verfügung stehenden Zeit. Zu leicht lassen wir uns von unwichtigen Aufgaben ablenken und zeitlich in Anspruch nehmen. Durch eine bewusste Zeitplanung kann dies vermieden werden. Sobald wir in eine konkrete Aufgabe vertieft sind, verlieren wir sehr schnell die Priorität dieser Aufgabe aus dem Auge. Da unser Bewusstsein immer nur über eine bestimmte Aufmerksamkeitsspanne verfügt, können wir leicht den Überblick über die Prioritäten verlieren. Eine schriftliche Planung und Prioritätensetzung ist hier hilfreich. Das Prinzip Planung dient dazu, unser Bewusstsein zu erweitern und den Überblick zu behalten.

Bei der Zusammenstellung des Aufgabenvolumens sollte man auch darauf achten, ob bestimmte Aufgaben in einem inneren Zusammenhang stehen, ob sie zusammengefasst werden können, oder ob die eine Aufgabe bereits die andere Aufgabe einschließt. Die innere Struktur der Aufgaben ist dabei zu berücksichtigen. Immer dann, wenn wir Aufgabenkomplexe zusammenfassen, erleichtern wir uns die Übersicht über die verschiedenen Aufgaben.

Besonders bei den C-Aufgaben müssen wir uns entscheiden, mit welchen Aufgaben wir uns selbst befassen und welche Aufgaben wir soweit wie möglich delegieren. Auch sollten wir überlegen, ob wir bestimmte Aufgaben nicht ganz streichen. Erst wenn wir alle Aufgaben im Zusammenhang sehen, fällt es uns viel leichter, bestimmte Aufgaben wegzulassen, da eine Aufgabe erst im Zusammenhang aller Aufgaben ihre Bedeutung erhält. Auch dies ist ein weiterer, wichtiger Punkt, der uns veranlassen sollte, die Aufgabenplanung schriftlich vorzunehmen, um damit unsere Denkarbeit zu erleichtern. Wenn wir zwanzig Aufgaben vor uns aufgelistet sehen, können wir die Priorität der verschiedenen Aufgaben viel leichter einschätzen, als wenn wir uns diese zwanzig Aufgaben nur gedanklich vor Augen halten.

Bei vielen unwichtigen Dingen können wir auch beobachten, dass sich eine Reihe dieser Aufgaben von selbst erledigt. Dies soll kein Plädoyer für das "auf-die-lange-Bank-schieben" sein, sondern es ist tatsächlich so, dass sich die Bedeutung bestimmter Aufgaben verändern kann. Dieses Phänomen kann man gerade bei den unwichtigeren Aufgaben sehr gut beobachten.

Bei der Zeitplanung sollten wir für die A-Aufgaben die meiste Zeit vorsehen. Die Praxis zeigt, dass die A-Aufgaben ungefähr 65 % der Zeit in Anspruch nehmen sollten, die B-Aufgaben rund 20 % und die C-Aufgaben circa 15 %. Dabei zeigt sich sehr deutlich die dahinter liegende Strategie: die meiste Zeit für die wichtigsten Aufgaben verwenden und praktisch nach dem "Brennglasprinzip" die Kräfte auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

Ein Brennglas konzentriert die Strahlen auf einen einzigen Punkt und kann so ein Stückchen Papier zum Brennen bringen. Genauso können wir auch unsere geistigen Kräfte auf ein bestimmtes, sehr wichtiges Problem konzentrieren und ermöglichen so die Problemlösung. Dies ist im übrigen auch das Prinzip der meisten Erfolgsstrategien, die empfehlen, die Kräfte auf bestimmte Punkte zu konzentrieren, um darin überlegen und erfolgreich zu sein.

Bei der Zeitplanung, insbesondere bei der Wochenplanung, sind natürlich bestimmte, wiederkehrende Termine zu berücksichtigen, so unter anderem Besprechungen, Durchsicht der Post und so weiter. Eine gute Wochenplanung wird auch die Zeiten der maximalen Leistungsfähigkeit berücksichtigen. Wir sind im Laufe eines Tages starken Leistungsschwankungen ausgesetzt. So werden wir besonders anspruchsvolle Tätigkeiten in die Zeiten unseres geistigen Hochs legen. Diese Zeiten liegen in der Regel in den Vormittagsstunden.

Die gleiche Tätigkeit, zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt, erfordert ein viel geringeres Energieniveau als zu einem ungünstigeren Zeitpunkt. Das Wissen um diesen Sachverhalt, so einfach dies auch sein mag, wird noch viel zu wenig in die Praxis umgesetzt. Manch einer würde sich wundern, mit welcher Leichtigkeit er in der Lage ist, bestimmte, anspruchsvolle Tätigkeiten zu bewältigen, soweit er nur den günstigsten Zeitpunkt dafür vorsieht und sich von Störungen freihält.

Genauso wichtig wie das Festlegen von Prioritäten ist die Entscheidung, zu erkennen, was man nicht tun sollte. Zu schnell lassen wir uns dazu verleiten, uns mit Vorgängen zu beschäftigen, die eigentlich unerledigt bleiben könnten, delegiert werden sollten oder mit einem wesentlich geringeren Zeitaufwand erledigt werden könnten. Gerade diejenigen, die über einen enormen Zeitdruck klagen, sind häufig nicht in der Lage, bestimmte Vorgänge unerledigt zu lassen und von sich wegzuschieben.

Dies hat letztendlich wiederum auch damit zu tun, dass hier psychologische Faktoren eine Rolle spielen. Wir lassen uns zu schnell durch Nebensächlichkeiten gefangen nehmen. Jeder, der in sehr unterschiedlichen Gebieten geistig arbeitet, wird auch eine natürliche Neugier entwickeln, sich mit neuen Vorgängen zu beschäftigen. Dies führt automatisch auch dazu, dass wir uns zu häufig und zu lange mit Nebensächlichkeiten beschäftigen.

Die eigene Unsicherheit spielt wieder eine erhebliche Rolle bei dem Unvermögen, Dinge wegzuschieben, beziehungsweise "nein" sagen zu können. Erst, wenn wir in der Lage sind, Dinge nicht zu erledigen, können wir uns konsequent auf die selbstformulierten Prioritäten konzentrieren. Die eigene Unsicherheit und Ängstlichkeit spielt eine wesentliche Rolle bei der persönlichen Zeitplanung. Will man zu einer rationellen Zeitplanung kommen, muss man gleichzeitig auch an der eigenen Persönlichkeit arbeiten.

Lesen Sie im zweiten Teil über effiziente Arbeitstechniken und Instrument (wie unter anderem die "Gipfelmethode" und die "Schleifenmethode"), mit denen Sie sich selbst den Arbeitsalltag erleichtern und ihre Leistungsfähigkeit steigern können.