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Pressemitteilung

Dokumenten-Management-System (DMS) entlarvt Kostenfresser

(PM) , 21.10.2008 - "Knigsdisziplin" Dokumenten-Management-System (DMS) entlarvt Kostenfresser und ist mit Kunden- und Wissensmanagement kombinierbar

Mitglieder des BVMW Kompetenzkreis IT realisierten Projekte fr Dokumenten-Management-Systeme (DMS)

Aachen, 21. Oktober 2008.- Mitglieder des BVMW Kompetenzkreis IT behaupteten sich in ungewhnlichen Projekten als Experten fr Dokumenten-Management-Systeme (DMS): Das Ingenieurbro Dr. Plesnik untersttzte Unternehmen darin, durch die Einfhrung von DMS Kosten zu sparen. EBO kombinierte DMS mit Kundenverwaltungs- und Ressourcenplanungs-Systemen. In Kooperation mit dem Forschungsinstitut fr Rationalisierung entwickelte regio iT fr den Austausch eine Wissensdatenbank, auf der kommunale Rechtsmter Dokumente und Informationen austauschen.

"Dokumentenmanagement ist keine Technologie, sondern die Knigsdisziplin in der Unternehmensorganisation", erlutert Dr. Walter Plesnik, Geschftsfhrer des Ingenieurbros Dr. Plesnik. "Ein gut funktionierendes DMS setzt fachbergreifendes Wissen und ein Gesamtverstndnis vom Innenleben einer Organisation voraus."

Ein solches System biete echte Wettbewerbsvorteile, denn es lieen sich hohe Kosten einsparen: "Die systematische Ablage laufender Vorgnge spart Arbeitszeit, die bisher fr berflssiges Suchen und ineffiziente, oft sogar sinnlose Ablufe verschwendet wurde", so Plesnik weiter. Als externer Berater blicke er von auen mit dem ntigen Abstand auf die Geschftsprozesse der Unternehmen und knne Kostenfresser ganz unsentimental aufdecken. "Die Einfhrung des Dokumenten-Management-Systems ist nicht nur notwendig, um gesetzliche Aufbewahrungsfristen fr digitale Dokumente einhalten zu knnen, sondern setzt Kapazitten fr strategisch weiterfhrende Aufgaben frei."

Technische Herausforderung: Integration des DMS in andere Unternehmenssysteme Sind die organisatorischen Hrden genommen, stoen Unternehmen oft auf technische Probleme: Mit welchem Dokumenten-Management-System (DMS) kann eine bereits unternehmensweit eingefhrte Software zur Dokumentation und Verwaltung von Kundenbeziehungen (Customer Relationship Management CRM) verknpft werden, so dass den Mitarbeitern zum Zeitpunkt des Kundenkontakts die relevanten Dokumente in Echtzeit vorliegen? Oder umgekehrt: welches CRM lsst sich in das bereits eingefhrte DMS sinnvoll integrieren?

Das Unternehmen EBO aus bach-Palenberg hat sich darauf spezialisiert, solche CRM-DMS-Szenarien zu realisieren. EBO entwickelte Applikationen fr diverse Technologiekombinationen in den IT-Infrastrukturen von mittelstndischen Unternehmen, die mit Drittlsungen zusammenarbeiten.

EBOs Kunde Human Diagnostics aus Wiesbaden beispielsweise, ein weltweit agierender Hersteller von Labordiagnostika, setzte in seiner heterogenen IT-Umgebung bereits ein DMS und eine zentrale Software fr die Planung der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen (ERP) ein. EBO integrierte bei Human Diagnostics das Lotus-Notes-basierende CRM-System evo-one fr die zentrale Verwaltung von Kundendaten und einheitlichen Vorlagen fr Dokumente, Projekte und eMails. Ein zustzliches Modul fr Kundenanfragen (Ticketing) untersttzt den Support in Wartungsfllen.

Anforderung Wissensmanagement
Als Folge aus dem Dokumentenmanagement ergibt sich die Frage nach der geordneten und geschtzten Weitergabe des gesammelten Wissens. Damit die stdtischen Rechtsmter bei der Bearbeitung gleich oder hnlich gelagerter Sachverhalte Synergieeffekte nutzen knnen, entwickelte der IT Lsungsanbieter regio iT in Kooperation mit dem Forschungsinstitut fr Rationalisierung FIR und einigen stdtischen Rechtsmtern eine Wissensmanagement-Lsung. Das Projekt wurde vom Bundeswirtschaftsministerium gefrdert.

Die bisher weitgehend autonom arbeitenden kommunalen Rechtsmter Deutschlands knnen das aus dem Projekt entstandene Portal "WikoR" als Datenbank, Forum und Suchmaschine nutzen. Ziel der Plattform ist der organisierte, integrierte und sichere Austausch von Wissen. Dafr bietet das Portal Funktionen fr die Benutzerverwaltung, "intelligente" Suche und Dokumentverwaltung. Nutzer knnen in Foren Probleme diskutieren und Kontakte zu anderen Experten und Autoren aufnehmen. Nach dem gleichen Prinzip und mit der gleichen Technologie arbeitet die Portal-Lsung "davincio", die regio iT fr weitere Anwenderkreise anbietet.

HINTERGRUND
Fr die Verwaltung der enorm wachsenden Dateibestnde in den Organisationen stehen DMS-Lsungen als dynamische Ablagesysteme zur Verfgung. Wie aber knnen die Dokumente nach ihrer elektronischen Archivierung anderen Benutzern zugnglich gemacht werden? Die Frage nach dem sogenannten "Wissensmanagement" wird organisationsbergreifend durch themenbezogene Plattformen gelst: Portale, auf denen Dokumente, aktuelle Fragestellungen und weiterfhrende Links zu finden sind.

Ingenieurbro Dr. Plesnik
Das Aachener Ingenieurbro Dr. Plesnik bietet kundenorientierte Dienstleistungs-Konzepte fr alle Stufen des EDV-Einsatzes, von der Problemanalyse bis hin zur Umsetzung und dem Vertrieb von Hard- und Software sowie deren Wartung. Die Brogemeinschaft von EDV-Spezialisten ist - wie der Arbeitsbereich - als Netzwerk organisiert. Diese Organisationsform ermglicht es, flexibel auf Kundenwnsche und die Bedrfnisse der Zeit zu reagieren.

EBO
EBO ist ein Joint Venture der drei Unternehmen AS/point (bach-Palenberg), MCA (Stolberg) und VEDA (Alsdorf). EBO bietet Lsungen und Beratung fr Organisation, Kommunikation und Information aus einer Hand. Das Produktportfolio besteht aus Organisations- und CRM-Systemen fr Lotus Notes, Windows-iSeries und Windows, einer Unified-Communications-Plattform fr Computer-Telephonie, Messaging und Fax sowie Archiv- und Dokumentenmanagement-Applikationen.

regio iT aachen - gesellschaft fr informationstechnologie mbh Die regio iT aachen ist Tochtergesellschaft der Energieversorgungs- und Verkehrsgesellschaft mbH Aachen (E.V.A.) und beschftigte im Frhjahr 2008 rund 230 Mitarbeiter/innen. Zu den Kunden des IT-Dienstleisters gehren Kommunen, kommunale Unternehmen und Non-Profit-Organisationen aus der EuRegio Maas-Rhein. Umsatzentwicklung: Von 25,1 Mio EUR in 2004 auf 34,9 Mio EUR in 2007. In Summe betreut die regio iT rund 12.000 Clients, hiervon rund 6.000 PCs im Schulumfeld.

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Der Kompetenzkreis IT besteht aus mehr als 20 Unternehmen in der Aachener Region, die mittelstndischen Unternehmen eine Plattform fr Beschaffung, Information und Beratung bieten. Alle Themen rund um die Informationstechnologie werden angesprochen, Seminare und Vortrge angeboten und Lsungen fr IT-Fragen gesucht. Der Kompetenzkreis IT sorgt dafr, dass die Unternehmen unter dem Dach des BVMW auf informationstechnischem Gebiet immer auf dem neuesten Stand sind.

Der BVMW ist der berufs- und branchenbergreifende, parteipolitisch neutrale Verband in Deutschland, der kleine und mittlere Unternehmen gegenber Politik, Behrden, Gewerkschaften und Grounternehmen vertritt. Der BVMW bietet umfangreiche Serviceleistungen auf lokaler, regionaler, nationaler und internationaler Ebene. www.kompetenzkreis-it.de
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