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HS - Hamburger Software GmbH & Co. KG
Pressemitteilung

Digitale Personalakte verringert Verwaltungsaufwand beim Onlinereisebüro Kreuzfahrtberater.de

Volle Aktenschränke, aufwendige Ablage, mühsame Recherche – in der Personalverwaltung der Kreuzfahrtberater GmbH gehört das der Vergangenheit an. Das Reisebüro hat die Papierakten durch die Digitale Personalakte von HS - Hamburger Software ersetzt.
(PM) Hamburg, 24.06.2013 - Ob Fluss oder Meer: Urlaub auf dem Wasser ist „in“. Dementsprechend gro und fr Laien schwer berschaubar ist die Flle an Kreuzfahrtangeboten. Das Onlinereisebro Kreuzfahrtberater.de bringt Angebot und Nachfrage zusammen (www.kreuzfahrtberater.de). „Wir gelten im deutschsprachigen Raum als einer der fhrenden Kreuzfahrtspezialisten. Jhrlich vermitteln wir mehr als 150.000 Reisen“, sagt Andreas Kster-Clobes, Grnder und geschftsfhrender Gesellschafter des in Ahrensburg bei Hamburg ansssigen Unternehmens. Prinzipiell knnen die Kreuzfahrten auf der Website des Reisebros gleich gebucht werden. Viele Interessenten wnschen laut Touristikprofi Kster-Clobes jedoch eine persnliche Beratung. Mit der Kundenanzahl ist daher auch der Personalbedarf des Dienstleisters gestiegen: „Als wir im Jahr 2003 starteten, hatten wir zwei Beschftigte. Heute sind es 50 Mitarbeiter – und wir wachsen weiter“, so der Geschftsfhrer.

Hoher Aufwand durch papiergebundene Aktenhaltung

Vor allem fr die Personalverwaltung stellte das rasche Unternehmenswachstum noch vor kurzem eine organisatorische Herausforderung dar. Die papiergebundene Archivierung und Verwaltung der Personalakten nahm immer mehr Raum in Anspruch und kostete Zeit. „ber kurz oder lang htten wir wohl nur noch mit einem hohen personellen und finanziellen Aufwand den berblick behalten“, meint Andreas Kster-Clobes. Deshalb habe man sich nach einer elektronischen Lsung umgesehen. Die Wahl fiel auf die Digitale Personalakte von HS - Hamburger Software.

Schnelle Einfhrung der Software

Ein Mitarbeiter des ERP-Software-Herstellers installierte die Digitale Personalakte im Frhjahr dieses Jahres und verknpfte sie ber eine Schnittstelle mit der Lohnsoftware des Reisebros. Anschlieend machte er die Anwenderinnen mit den grundlegenden Funktionen der Lsung vertraut. „Fr den gesamten Einfhrungsprozess wurden uns zwei Projekttage in Rechnung gestellt“, berichtet der Geschftsfhrer. Die Bestandsakten hatte das Reisebro derweil mit Hilfe eines spezialisierten Scan-Dienstleisters digitalisiert. Auch hier habe HS das Unternehmen im Zuge der Vorbereitungen beraten und untersttzt.

Effizientere Ablufe dank Digitalisierung

„Die Entscheidung fr die Digitale Personalakte ist richtig und wichtig gewesen“, sagt Andreas Kster-Clobes. Der Verwaltungsaufwand sei seitdem deutlich gesunken, zugleich habe sich der Informationsfluss verbessert. Anstatt die Personalakten hndisch weiterzureichen, knnen die Berechtigten nun bei Bedarf gleichzeitig darauf zugreifen. Alle Informationen bleiben dabei im elektronischen Archiv. Die Suchfunktionen der Software erleichtern zudem die Aktenrecherche und verkrzen die Informationswege. „Reichlich Arbeitszeit sparen wir auch durch die automatische Verschlagwortung und Archivierung der personalrelevanten Unterlagen aus unserer Lohnabrechnung“, berichtet der Geschftsfhrer. „Unterm Strich verschafft uns die elektronische Lsung genau die freien Kapazitten, die bisher fr wichtige Aufgaben wie die Personalentwicklung fehlten.“ Dies sei ein wichtiger Baustein fr die knftige Wettbewerbsfhigkeit des Unternehmens. „Auch auf der Kostenseite ist aus unserer Sicht alles im grnen Bereich“, sagt der Unternehmer. „Angesichts der berschaubaren Kosten fr die Einfhrung und Miete der Software gehen wir davon aus, dass sich unsere Investition schnell amortisieren wird.“
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