Auf das Wesentliche heruntergebrochen sind es nur fünf Faktoren, die immer wieder bei Managern zu Fehlern führen.

Ein mittelständischer Kfz-Zulieferer verliert einen Großkunden und muss deshalb großangelegt reorganisieren. Im Zuge dessen soll auch zehn von 60 VertriebsmitarbeiterInnen gekündigt werden, wie der Unternehmer auf einer Betriebsversammlung ankündigt. Während die Kündigungsgespräche mit den zehn Kandidaten laufen, kündigen zusätzlich die zehn besten Verkäufer; einer sagt: „Ich gehe, bevor ich gegangen werde – Angebote habe ich genug.“ Brain Drain: Der Vertrieb droht auszubluten. Der Unternehmer steuert mit einem „Motivationswochenende“ samt Brückenbauen und Kletterpark gegen. Weitere Mitarbeiter kündigen …

Das Chaos hat Methode

Was kann der Unternehmer dafür, dass Mitarbeiter in Panik abspringen? Wenn er nichts dafür kann, war es Gottes Wille. Kann er doch etwas dafür, hat er Mist gebaut. Warum? Warum bauen Manager Mist? Eine Erhebung unter einigen Hundert Unternehmern und Führungskräften lieferte ein erstaunliches Ergebnis:  Wenn Manager Mist bauen, kann man das auf nur fünf Fallen zurückführen – und diese damit vermeiden.

1. Mist-Falle: Übersehen, was gesehen werden muss

Was sah der Unternehmer nicht? Etwas, das er theoretisch weiß, aber in der Hitze des Gefechts „übersah“. Worauf tippen Sie? Richtig: die Eigendynamik jeder größeren Kündigung. Was er noch übersah: Motivationswochenenden im Klettergarten ändern daran nichts. Das ist Wunschdenken. Frühzeitige Gespräche mit seinen besten Leuten hätten etwas ändern können. Wenn sie geführt worden wären. Wurden sie nicht: Handlungsschwäche. Was uns zur 2. Mist-Falle bringt:

2. Mist-Falle: Nicht tun, was getan werden muss

Warum führte der Unternehmer die Gespräche nicht? „Weil das zum damaligen Zeitpunkt noch gar nicht spruchreif war!“, verteidigt er sich. „Das war unausgegoren!“ Deshalb wollte er seine großangelegte Reorganisation erst am Reißbrett mit IST- und Abweichungsanalyse, mit Lösungs-Szenarien und Maßnahmenplanung vorbereiten. Und wieder übersah er etwas (siehe 1. Falle): Die Welt wartet nicht auf den Unternehmer. Sie dreht sich weiter. Gruppendynamik kann man nicht per Dienstanweisung verbieten. Der Vertriebsleiter erkannte das schneller als der Unternehmer. Er wartete nicht, bis der Strategiestab fertig analysiert hatte – er krempelte seinen Bereich eigenhändig, zeitnah und in enger Zusammenarbeit mit seinen verbliebenen Leistungsträgern um. Heute sagt er: „Wäre ich nicht umgehend aktiv geworden – mein Team wäre auf die Hälfte weggeschrumpft!“ Warum war der Unternehmer nicht so schnell? Weil er in die nächste Falle tappte.

3. Mist-Falle: Machen, was keinen Sinn macht

Handlungsschwäche? Aber der Unternehmer machte doch was! Er berief umgehend eine Betriebsversammlung ein und nahm für das Booster-Wochenende Geld in die Hand. Warum half das nicht? Weil es nicht wesentlich war. Seine Belegschaft war existenziell verunsichert, weil niemand ihr sagte, wie es in den nächsten Wochen konkret weitergehen sollte: Das wäre wesentlich gewesen! Und daran änderten weder Betriebsversammlung noch Kletterwochenende etwas. Der Vertriebsleiter erkannte das Wesentliche: Er reorganisierte zusammen mit seinen Leistungsträgern seinen Bereich. Dabei sahen diese nicht nur, wie es weitergehen sollte – sie konnten es sogar (partizipativ) beeinflussen. Aber nein, das wollte der Unternehmer nicht. Was wollte er?

4. Mist-Falle: Es komplizierter machen als es ist

Alle Welt beklagt sich über Komplexität und Dynamik, neuerdings Dynaxität genannt. Wir übersehen dabei den großen Teil Dynaxität, den wir selber produzieren. Der Unternehmer wollte eine Reorganisation nach Lehrbuch mit Analyse, Szenarien und Aktionsplanung, am besten auf 200 Seiten dokumentiert. Der Vertriebsleiter dagegen ging mit seinem Team sieben exemplarische Kundenfälle, Akquiseszenarien und Auftragsdurchläufe durch. Sie entdeckten gemeinsam Dutzende von Effizienz-, Einsparungs-, Beschleunigungs- und Akquisepotenzialen – in drei Sitzungen à vier Stunden. Alle innerhalb einer Woche. Danach entwarfen sie einen Aktionsplan – drei Stunden. Am achten Tag wurden die ersten Maßnahmen gestartet, schon in der ersten Woche stellten sich erste Ergebnisse ein. So einfach geht das? Ja. Wenn man mist-bewusst genug ist, es sich so einfach zu machen wie es geht – aber, wie Einstein sagte, nicht einfacher.

5. Mist-Falle: Nicht zu Ende machen

Irgendwann lagen dann auch die 200 Reorga-Seiten des Unternehmers vor – mit Dutzenden Maßnahmen. Seither sind Monate verstrichen. 30 Prozent der Maßnahmen sind abgeschlossen, 40 Prozent laufen noch, 30 Prozent hängen oder wurden nie begonnen. Welche Quote schaffte der Vertriebsleiter? 100 Prozent. Alle seine Maßnahmen sind inzwischen erfolgreich abgeschlossen. Warum? Natürlich: Weil sie (siehe 3.) wesentlich waren und weil sie (siehe 4.) ganz einfach angelegt waren. Aber vor allem: Weil der Vertriebsleiter gnadenlos und täglich sich selber davon überzeugte, dass jede einzelne Maßnahme bis in die letzte Konsequenz umgesetzt wurde. Der Unternehmer macht das nicht. Er erwartet, dass seine Leute sich um die delegierten Aufgaben kümmern: „Dafür bezahle ich sie schließlich!“
Lessons Learned

Ein bisschen hat dieses Fallbeispiel gemogelt: Der Vertriebsleiter hatte einen unfairen Vorteil. Er kennt die Studienergebnisse zum Action Management bereits und managt danach. Deshalb fragt er in jedem Meeting mehr- und täglich dutzendfach sich und seine Leute:

1. Was übersehen wir gerade? (Man übersieht immer was.)
2. Was hält uns davon ab, sofort tätig zu werden? (Handlungshindernisse gibt es immer – wir wollen sie bloß oft nicht sehen, siehe 1.)
3. Was macht jetzt wirklich Sinn? (Statt: operativer Hektik)
   
4. Wie geht’s noch einfacher? (Statt künstlicher Dynaxität)
5. Was ist der schnellste Weg zum Abschluss der Maßnahme?

Seit er mit dieser „5-Finger-Methode“ managt (siehe Kasten), liegt die „Mist-Quote“ des Vertriebsleiters deutlich unter der seines Vorgesetzten und der seiner KollegInnen. Deshalb wird in seinem Bereich wesentlich weniger Mist gebaut. Weil er Mist nicht als gottgegeben oder tabuierte Statusbedrohung passiv hinnimmt, sondern aktiv managt: Mist-Management, sozusagen. Jedenfalls besser als Mist zu bauen.  

Action Management: Die 5-Finger-Methode

1. Daumen: Mach die Augen auf!
2. Zeigefinger: Mach endlich!
3. Mittelfinger: Mach, was Sinn macht!
4. Ringfinger: Mach’s einfach!
5. Kleiner Finger: Mach fertig!