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Pressemitteilung

Der Trend geht zur digitalen Personalakte

(PM) Ulm, 12.07.2013 - Immer mehr Unternehmen kommen von den Personalakten in Papierform ab und fhren stattdessen die digitale Personalakte ein. Doch bei allen Vorteilen der digitalen Personalakten gilt es der Einhaltung von diversen gesetzlichen Vorschriften durch den Arbeitgeber.

In der Regel umfasst die Personalakte – unabhngig ob aus Papier oder in elektronischer Form – alle Unterlagen und Vorgnge, die das persnliche und dienstliche Verhltnis des Arbeitnehmers betreffen und somit in enger Beziehung mit dem Arbeitsverhltnis stehen. Als Bestandteil der Personalakte zhlen unter anderem die Bewerbungsunterlagen des Mitarbeiters, dessen Zeugnisse, der Arbeitsvertrag und Angaben zu Kranken- beziehungsweise Rentenversicherung sowie alle weiteren im Laufe des Arbeitsverhltnisses entstandenen Dokumente. Alle Dokumente und Angaben der Personalakte mssen richtig und unverflscht sowie strukturiert und nachvollziehbar sein.

Unabhngig davon, ob es sich bei der Personalakte um die Papierform oder aber auch um die elektronische Variante handelt, hat der Arbeitgeber gewisse Pflichten und der Arbeitnehmer auf der anderen Seite bestimmte Rechte. Hierbei sind zum einen das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) und zum anderen im Falle von digitalen Personalakten das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) einzuhalten. So hat der Arbeitnehmer beispielsweise laut Betriebsverfassungsgesetz das Recht, in seine Personalakte Einsicht zu nehmen. Gegebenenfalls sind die Informationen der Personalakte dem Arbeitnehmer noch zu erlutern. Darber hinaus ist der Mitarbeiter noch berechtigt, sich Notizen oder auch Fotokopien zu machen und sogar ein Mitglied des Betriebsrates einzubeziehen.

Diese unterschiedlichen Mglichkeiten dienen dazu, dass keine unzutreffenden beziehungsweise unzulssigen Informationenber den Arbeitnehmer erfasst und verwaltet werden.

Alle Angaben und Informationen in der Personalakte haben der Richtigkeit zu entsprechen und ein objektives Bild sowohl von der Person, als auch von der Ttigkeit und den Leistungen des Mitarbeiters aufzuzeigen. Wenn dem nicht der Fall sein sollte, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Korrektur und Richtigstellung oder aber auch Entfernung von nicht zutreffenden Inhalten aus der eigenen Personalakte.

Des Weiteren gilt fr den Arbeitgeber die Vertraulichkeit der Personalakten zu wahren und bestimmte Informationen entsprechend vertraulich zu behandeln. Dies gilt selbstverstndlich nicht nur fr den Arbeitgeber sondern und vor allem auch fr die entsprechenden Sachbearbeiter, denn die Eingabe und Pflege der Daten obliegt in erster Linie den Mitarbeitern der Personalabteilung.

Der Einsatz von digitalen Personalakten in Verbindung mit geeigneten Softwarelsungen ermglicht Unternehmen darber hinaus die Realisierung von Employee Self Service. So besteht die Mglichkeit, alle Mitarbeiter mit der eigenstndigen Pflege und Aktualisierung der persnlichen Daten ihrer digitalen Personalakte wie zum Beispiel Adress- oder Versicherungsangaben zu betrauen, was auf der anderen Seite wiederum Ressourcen fr strategische Themen in der Personalabteilung frei setzen wrde.

Mit dem Personalmanager – der innovativen, webbasierten Personalmanagement Software von BITE – knnen Unternehmen zum einen detaillierte und umfassende digitale Personalakten fr die beschftigten Mitarbeiter fhren und zum anderen besteht dank eines ausgeklgelten Rechte- und Rollenmanagements auch die Mglichkeit Employee Self Service zu realisieren.

Mit Hilfe der integrierten Barcode-Funktionalitt knnen die bereits existierenden Papierakten vollstndig und ressourcenschonend automatisiert in den BITE Personalmanager bernommen werden. Zudem kann die Dateiablage von Dokumenten direkt via Email in die entsprechende Personalakte des betroffenen Mitarbeiters bermittelt werden.
In Summe stehen, neben den systemseitig bereits vorgegebenen Datenfeldern, 15 individuelle Datenfelder (persnlich, geschftlich, gehaltsbezogen) zur Verfgung, welche unternehmensseitig bedarfsgerecht definiert und folglich in den Stammdaten der digitalen Personalakten gefhrt werden knnen.
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