VOLLTEXTSUCHE
Fachartikel, 08.02.2011
Change-Projekt
Leistungen rauf, Kosten runter
Der hohe Kostendruck, steigende Kundenanforderungen und nicht zuletzt Compliance-Vorgaben stellen immer höhere Anforderungen an die Leistungsfähigkeit der Unternehmensorganisation. Ein Change-Projekt bei der Mitsubishi Pharma Deutschland GmbH illustriert, wie sich Geschäftsprozesse kostensenkend und zum Nutzer der Kunden optimieren lassen.
Fr die Wertschpfung eines Pharmaunternehmen ist der Bestellprozess einer der wichtigsten Vorgnge. Analysen offenbarten jedoch, dass es immer wieder zu Fehlern bei der Bestellausfhrung kam. Urschlich dafr waren etwa die Verwechselung von Kundennummern und Stammdaten, da verschiedene IT-Systeme genutzt wurden, falsche Dateneingaben aufgrund von Schreibfehlern, Fehlbuchungen, die zu einem falschen Lagerbestand fhrten, und ein extrem hoher Anteil manueller Erfassungsarbeit. Technische Probleme oder Kundendienstfehler waren weitere Grnde, weshalb es notwendig wurde, den Bestellprozess grundlegend zu optimieren.

Die Geschftsfhrung der Mitsubishi Pharma Deutschland entschied, eine elektronische Business-to-Business-Plattform zu nutzen, die es ermglicht, Bestellungen weitgehend automatisiert zu verarbeiten. Zudem konnten sich die Kunden und das Logistikunternehmen ber Standardschnittstellen an das System anschlieen. Die E-Plattform ermglicht es zudem, dass bei einer Bestellung die Stammdaten mit den Kennziffern im Warenkatalog automatisch verglichen werden. Das neue System sollte durch die weitgehend automatisierte Verarbeitung von Bestellungen die Wahrscheinlichkeit minimieren, dass es zu Fehlern im Kundenservice kommt. Dazu sollte auch die effektive Lagerbestandsverwaltung beitragen, die nur dann ein manuelles Eingreifen erfordert, falls das Datenmatching einmal fehlerhaft sein sollte.

Generell sprach fr die Prozessoptimierung, dass sich Kosten reduzieren und Personal effektiver einsetzen lassen. Ebenfalls wichtig war den Entscheidern, dass die vertraglichen Anforderungen des Grohandels, von Einkaufsgemeinschaften sowie von privaten Klinikketten besser erfllt werden knnen. Auch neue Produkte lassen sich einfacher in den Markt einfhren, wenn die Supply Chain und Bestellvorgnge optimal funktionieren. Fr die Automatisierung sprach auch, dass Fehlmengenkosten und unntige Lagerhaltungskosten minimiert werden, was die Ertrge des Unternehmens deutlich verbessert. Die jederzeit vorhandene Lieferfhigkeit sorgt zudem dafr, dass die Kunden stets zufrieden sind - einer der wichtigsten Grnde fr die Umstellung.

Gutes Projektmanagement erforderlich


Natrlich war klar, dass die Umstellung der Bestellprozess nicht von heute auf morgen gelingt, sondern eine dezidierte Projektplanung erfordert. Diese enthlt alle relevanten Schritte fr die Umstellung des Systems und welche Aufgaben die einzelnen Mitarbeiter im Rahmen dieses Change-Vorhabens haben.

Um die einzelnen Projektschritte und das Roll-out genau planen zu knnen, wurden die Geschftsprozesse noch einmal analysiert und in Bezug auf ihre Relevanz eingeschtzt. Jedes Detail kam unter die Lupe: bisherige Bestellungen, die unterschiedlichen Kundengruppen, die Auftragsbearbeitung, IT-Infrastruktur, Auftragserfassung, Faxdatenvoraussetzungen sowie die Geschftsregeln inklusive Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Zugehrigkeit zu Einkaufsgemeinschaften, spezielle Versand- und Rechnungsadressen. Smtliche Daten – Kundenbestellnummer, Liefer- und Rechnungsadresse, Artikelnummer, Verpackungseinheit, Preisinformation und Schlsselwrter – wurden in die Analyse einbezogen.

Nach der Ist-Analyse begann das Projektteam damit, erste Vorgaben fr die knftige Bestellabwicklung festzulegen. Definiert wurde, wie die lieferantenspezifischen Geschftsregeln lauten sollten, was zu den Standardregeln bzw. was zu den Ausnahmeregelungen gehren sollte. Die einzelnen Schritte und Regeln wurden bewertet und in einer Anforderungsdokumentation festgelegt. Anschlieend wurde der Produktkatalog gecheckt und aktualisiert, ebenso der Kundenstamm.

Mit dem Plattform-Betreiber wurde festgelegt, welche Daten von Mitsubishi Pharma bentigt wurden. Dazu gehrten etwa die Kundenstammdaten sowie der Artikelkatalog. Mithilfe der IT sollte es mglich werden, knftig die Absatzerwartungen anhand von Verbrauchs- und Stammdateninformationen leichter zu prognostizieren und bei Bedarf die Neuproduktion der Ware zu veranlassen. Die Zuverlssigkeit dieses Vorgangs hngt jedoch mageblich von der Art und dem Umfang der Basisdaten ab. Die Konfiguration und Programmierung des IT-Systems schloss diese Projektphase ab.

Betroffene zu Beteiligten machen

Studien belegen, dass es die Leistungsfhigkeit einer Wertschpfungskette beeintrchtigt, wenn die Planung der Supply Chain nicht durchgngig ist. Auer den Mitarbeitern der zustndigen Abteilungen, etwa Verkauf, Verwaltung, Lager und Logistik, wurden daher auch die Mitarbeiter aus Kliniken, Apotheken und Grohandel in die Prozessstrukturierung einbezogen. Dadurch konnte frhzeitig eine weitere zentrale Ursache fr Probleme in der Wertschpfungskette – mangelnde Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten – vermieden werden, indem die Bestellvorgnge sorgfltig aufeinander abgestimmt wurden.

Die Roll-Out-Strategie konnte nun entwickelt und umgesetzt werden. Zunchst wird das neue IT-System testweise eingefhrt. Der reibungslose Ablauf von Bestellungen strkt das Vertrauen in das neue System, was fr die endgltige Einfhrung des Systems von erheblicher Bedeutung ist.

Enorme Kostensenkungen

Fr die Mitsubishi Pharma Deutschland GmbH hat es sich somit gelohnt, die Bestellvorgnge nachhaltig zu optimieren, auch wenn zunchst der personelle und organisatorische Aufwand gro war. Als zentraler Erfolgsfaktor erwies es sich, allen Beteiligten die erforderlichen Daten und Informationen zur Verfgung zu stellen und die Mitarbeiter in die Prozessoptimierung einzubinden. Dadurch war es mglich, die Neuerungen przise zu planen und die Ablufe optimal zu steuern. Da nun viele Prozess- und Logistikablufe automatisiert erfolgen, erhht sich die Effizienz fr die Kunden wie auch fr den japanischen Pharmahersteller deutlich.

Die Optimierung des Bestellprozesses ermglicht es den Mitarbeiter nun, sich noch strker auf die Beratung und den Verkauf zu konzentrieren. Mit dem neuen System lassen sich darber hinaus die Effekte von Marketing- und Vertriebsaktionen leichter ermitteln. Die Bestellsoftware ist in der Lage, diese und andere Einflsse bei der Ermittlung der optimalen Bestellmengen zu bercksichtigen. Nicht nur die Produkte, sondern auch die Organisation der Supply Chain, hier der Bestellprozesse, trgt somit zum Markterfolg bei.

Der Nutzen einer Prozessoptimierung fr produzierende Unternehmen resultiert auch aus der hheren Planungssicherheit und den reduzierten Lagerbestnden. Werden die Prognosedaten in die Produktionsplanung einbezogen, lsst sich zudem eine bessere und gleichmigere Auslastung der Produktionskapazitten erreichen. Selbst auerplanmige Strungen des Wertstroms, beispielsweise Liefer- oder Qualittsprobleme von Vorlieferanten, der Ausfall von Produktionsanlagen oder starke Schwankungen im Auftragsvolumen, haben nur geringe negative Auswirkungen auf Lieferzuverlssigkeit und Qualitt, wenn die Supply Chain robust genug konzipiert ist. Neue Prozesse sind daher von Beginn an, so zu designen, dass die Ablufe stabil bleiben.

Als ntzlich hat es sich in diesem Zusammenhang erwiesen, wenn die Ziele von Beginn an klar formuliert werden, das Change-Projekt Fakten basiert ist und von allen Beteiligten – von der Geschftsleitung ber die zustndigen Mitarbeiter bis hin zu den Prozessbeteiligten aus Kundenorganisationen – das Projekt begeistert mitgetragen und umgesetzt wird.

Checkliste: Die zehn Erfolgsfaktoren bei der Neugestaltung von Geschftsprozessen
  1. Die Vernderung der Geschftsprozesse sollte aktiv gestaltet werden.
  2. Das Management sollte das verantwortliche Projektteam uneingeschrnkt untersttzen.
  3. Der Nutzen des Endkunden in der Wertschpfungskette sollte in den Vordergrund gestellt werden.
  4. Gegenber den beteiligten Prozesspartnern sollten die strategischen und operativen Ziele des Change-Vorhabens klar kommuniziert werden.
  5. Die Anwender, auch unternehmensbergreifend, und das organisatorische Umfeld ist in die Prozessoptimierung einzubeziehen.
  6. Die Weiterentwicklung der Geschftsablufe sollte als kontinuierlicher Verbesserungs- und Lernprozess verstanden werden.
  7. Um die gesetzten Ziele des Supply Chain Managements zu erreichen, ist es notwendig, sowohl interne Prozesse als auch unternehmensbergreifende Prozesse zu analysieren und zu optimieren.
  8. Die Prozessanalyse ist sorgfltig durchzufhren, damit eine hohe Analysequalitt erreicht wird.
  9. Die Koordination und Integration aller Aktivitten entlang der Wertschpfungskette sollte einen auf den Kunden ausgerichteten Prozess ermglichen.
  10. Der Einsatz von Informationstechnologien sollte dazu beitragen, die wachsenden Informationen ber das Kaufverhalten zu verwalten und zu analysieren, um die eigene Beschaffungs-, Produktions- und Absatzplanung entlang der gesamten Supply Chain zu optimieren.
ZUM AUTOR
ber Rainer Ott
Mitsubishi Pharma Deutschland GmbH
Rainer Ott ist General Manager Sales & Marketing bei der Mitsubishi Pharma Deutschland GmbH sowie als Autor, Berater und Referent tätig.
Mitsubishi Pharma Deutschland GmbH
Willstätterstr. 30
40549 Düsseldorf

+49-211-52054438
ANDERE ARTIKEL AUS DIESEM RESSORT
SUCHE
Volltextsuche





Profisuche
Anzeige
PRESSEFORUM MITTELSTAND
Pressedienst
LETZTE UNTERNEHMENSMELDUNGEN
Anzeige
BRANCHENVERZEICHNIS
Branchenverzeichnis
Kostenlose Corporate Showrooms inklusive Pressefach
Kostenloser Online-Dienst mit hochwertigen Corporate Showrooms (Microsites) - jetzt recherchieren und eintragen! Weitere Infos/kostenlos eintragen
EINTRGE
PR-DIENSTLEISTERVERZEICHNIS
PR-Dienstleisterverzeichnis
Kostenlos als PR-Agentur/-Dienstleister eintragen
Kostenfreies Verzeichnis fr PR-Agenturen und sonstige PR-Dienstleister mit umfangreichen Microsites (inkl. Kunden-Pressefchern). zum PR-Dienstleisterverzeichnis
BUSINESS-SERVICES
© novo per motio KG